・早期の月次決算を実現する6つのコツ

昨日の記事に続いて月次決算についての記事です。
月次決算を行う理由から考えると,できるだけ早期に月次決算を行うことが求められます。
可能であれば5営業日,遅くとも15日くらいには完了したいところです。
早期に月次決算を完了させるコツを6つ挙げてみました。

1 まずは早期に終わらせる意識を持つ
当然のことですが,月次決算を早期に終わらせるという意識をもつことです。
なんとなく,やっていては,いつまでたっても終わりませんし,「今月は(月次決算をしなくても)いっか。」と思い,ついためてしまいます。
2 月次決算を行う時間を確保する
月初には集中して月次決算を行う時間を確保します。
その他の業務との組み合わせを工夫して,まとまった時間を確保した方が,かえって業務を早く終わらせることができます。
当事務所の場合は毎月「1日」に時間をとっています。
3 月次決算のしくみを作る
いくら電卓を速くたたいても,タイピングを速くしても,全体のスピードはたいしてあがりません。
月次決算を早期に完了させるには,しくみづくりが重要です。
・請求書を早期に受け取る。
・経費精算の締め切りを厳守してもらう。
など,経理担当者以外の協力も必要です。

4 経理業務を見直す
日々の経理業務を見直すことにより,月次決算が楽になります。
・必要のないことをしていないか?
(過去からの流れで,今は必要でない資料を作っている等)
・業務が丁寧すぎないか?
(会計ソフトへの内容入力が細かすぎる,過度に丁寧に領収書の整理を行う等)
・PCの活用ができているか?
(手書きの資料が多く,二度手間になっていないかどうか)
・業務の分担がうまくできているか?
(営業担当と経理担当,社長と経理担当,税理士事務所と経理担当など重複して行っている業務がないか)
5 精度は80%程度でも可
1円単位まで数字を合わせようとすると,月次決算に時間がかかってしまいます。
経営管理の目的からは,1円単位までの数字は必要ありません。
時間がかかりすぎるのであれば,ある程度の数字で入力してしまうべきです。
特に,請求書の到着が遅い支払先の場合は,他に数字を把握する手段がないか検討してみましょう。
当事務所は,以前使っていた某会計システム会社は請求書の到着が翌月15日でした。
当然待ってられません・・・。
6 月次決算早期化の準備を行う
当事務所が月次決算を行う場合,クライアントの月次決算を行う場合などには,どう早期化できるかを日々考えています。
業務の合間に,そのアイデアを試しつつ,次の月次決算に備えるわけです。
その間に,Excelファイル(ときにはマクロ)を作り直したり,業務フローを見直したりします。
この時間をどう捻出するかは難しいところですが,業務の改善を図るために一定の時間は必要です。
月次決算に限りませんが,「業務の改善が進まない→時間が作れない→業務の改善が進まない→・・・」というサイクルよりも「業務の改善→時間ができる→業務の改善→・・」というサイクルを目指したいものです。
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【編集後記】
ここ数日,事務所内のモノとPC内のファイルの整理を行っています。
事務所の方は,いらないモノを捨て,すっきりしました。
捨てる本と保存する本を分け,さらに書き込み・折りがない本とある本に分けています。
書き込み・折りがない本をどうするかは検討中です。
段ボール2箱半くらいあります・・。
ファイルの整理は,もう少し時間がかかりそうです。




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