・ルーティン業務の工夫

2011年5月2日

私は月の初日に事業（事務所、会社）と個人に関する数字をまとめます。
今月は、1日が日曜だったため、今日まとめました。
初日、かつ、半日で終えるように、毎月工夫をしています。
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【今日のテーマ】
・ルーティン業務の工夫
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ルーティン業務の工夫
月次決算のように毎月繰り返される業務は多いです。
毎日繰り返す業務、毎週、毎年繰り返す業務もあります。
これらの業務を効率よく行いたいときには、仕事の合間をぬって工夫しようとします。
赤い箇所のように、ちょっとずつ工夫すれば、来月は、楽に業務をこなすことができるはずです。

しかし、「合間」といっても、なかなかうまくいかないことが多いのではないでしょうか？
やろうやろうと思って、次の月になってしまいがちです。
練習がろくにできずに、試合を迎えるようなものといえるでしょう。
そこで、心がけているのは、試合の開始時間を早め、試合時間も長くすることです。

例えば、毎月1日から3日までにやる業務であれば、前月の28日くらいからその業務で工夫すべきことに取りかかります。
具体的には、
・業務フローの見直し
・資料の作り方の改善
・無駄なものをやめる
・テンプレートを作る
・使うファイルを整理する
などです。
もちろん、その分の時間を作らなければいけませんが、本来やる日が近づいていれば、意識も高まるので、業務改善に取り組める可能性が高いです。
ポイントは、後ろにずらすのではなく、前に時間をとることでしょう。
業務によっては期間を延ばすことができないケースもあるからです。
仕事のうちにルーティン業務が占める割合は大きいです。
ルーティン業務をなんとかしなければ、新しい業務もできないですし、工夫もできないという負のスパイラルに陥っ
てしまいます。
毎日、毎週、毎月、毎年、少しずつのムダが蓄積されてしまいます。
もちろん、クライアントの月次決算でもこの観点で毎月改善を試みています。
私自身で言うと、先月改善した請求書システムがいまいちなので、今月末から取りかかる予定です。
今書いている本で作ったテンプレートの方がよかったので、その要素を組み入れようと思っています。
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