・作業の流れ

仕事の中でこだわって取りくんでいることの1つは、記録です。
・業務を記録するとマニュアルが完成する
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【今日のテーマ】
・作業の流れ

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作業にかける時間

税理士の仕事は、どうしても作業の部分があります。
(どんな仕事にもあるとは思いますが。)
例えば、今は3月決算の会社の業務を中心に取り組んでいます。
3月決算の場合、5月31日までに税務署等に申告書を提出しなければいけません。
この申告書を作成する業務は、これまでなんどもやっています。
しかし、毎回、効率よくできているかというと疑問です。
1年前の決算のことを思い出したり、資料を整理したり、なんだかんだと時間がかかってしまいます。
作業に手間取っていることで、肝心の業務ができないというのでは意味がないと思っています。
そもそも作業をする時間で対価をいただいているわけではありません。
作業の流れ
「流れ作業」というように、作業にかける時間を短縮するには、流れが重要だと思います。
例えば、A、B、Cという作業があった場合、aという資料がこなければAという作業ができないと仮定します。
この場合、A→B→Cではなく、B→C→Aという流れで完了させることができるのであれば、その方が全体の仕事は早く終わらせることができます。
しかし、つい、aという資料が来てから、A→B→Cと仕事をしがちな気がします。
Bをやっているときに、「これってaを待たなくてもできたんじゃないか?」と思うことがあるのです。
また、A→B→Cではなく、、実はA→C→Bという流れの方が効率がよいケースもあります。
結局、二度手間になり、A→B→C→Bという流れになってしまうのです。
作業を記録していくと、最適な作業の流れが見えやすくなります。
工場などでは当然のように行われていることも、事務関係の仕事では、あまり行われてない気がします。
作業って、なんとなく勘や経験でできてしまうところがありますが、効率化の余地があるのは作業です。
作業以外の業務、考える仕事は効率化できません。
作業を効率化するために、一見遠回りですが、作業を記録し、流れを考えるようにしています。
【関連記事】
・仕事を時間で解決すべきではない~負の連鎖を断ち切ろう その2~
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【編集後記】
今日は夕方からセミナーの打ち合わせ後、18:30からプールに行って、その後カフェでセミナーの準備。
22:30に帰宅して、残り物&冷凍庫の肉でショウガ焼きを作って食べました・・・。
ちょっと遅い時間でしたが(^_^;)

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