・タスク管理の本質

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私はExcelでタスク管理をしています。
このタスク管理には大きなデメリットがあります。
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【今日のテーマ】
・タスク管理の本質
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Excelで管理するデメリット

Excelは基本的にPCでしか操作できません。
Googleドキュメントで閲覧・編集ができますが、タスク管理のExcelファイルはマクロを使っているため、現実的には使用不可能です。
EX-IT|
iPhone、iPad、携帯でも使えません。
当初、このデメリットが心配でしたが、実際に利用してみると、ほとんど気になりませんでした。
外出時にタスク管理は必要ないからです。
このことからタスク管理の本質をふと考えてみました。

 
タスク管理の本質

1 今日やるタスクを思いつかない
私は毎朝、今日やるべきタスクを決め、時間を見積もります。
それ以降は、基本的にタスクを入れないようにしています。
もちろん、緊急のタスクやクライアントからの問い合わせ等の場合は例外です。
「今日やるべきこと、やらなければいけないことを思いつく」ということは、タスクの洗い出しが不十分な場合に起こりやすいと思っています。
思いついたタスクは、翌日の朝の時間に、「いつやるか?」「ホントにやるのか?」を決めます。
ちなみに今日思いついたのは、
・○○へ電話する
・コンタクトレンズに買う
などといったものです。
外出時にはタスク管理をする必要がないため、Excelが使えない=タスク管理ができないというデメリットは極力小さくなります。
2 忘れるために管理する

矛盾しているようですが、タスク管理って、忘れるためにやるものだと思います。
正直、明日やるべきことは、あまり覚えていません。
あくまで「今日」に集中します。
一方で、明日以降にやるべきタスクは、その日付に入れてあります。
「今日」に集中しつつ、明日も見据えてるというのが理想でしょうね。
だからこそ、「今日やるべきこと」を思いついたら、困るのです。
さきほど書いた
・○○へ電話する
・コンタクトレンズに買う
というメモも、この記事のためにEvernoteを見るまで、忘れてました。
忘れているけど、明日の朝には目にするような習慣にしています。

タスク管理システムを常に見ておく必要はないわけです。
(丸一日見ることができないと困るでしょうけど)
3 タスク管理外の時間をつくる
私は朝から晩までびっしり管理しているわけでもありません。
基本的に、夜はフリーです。
仕事をすると決めている、6時から18時くらいまでにタスクを入れています。
この辺は、まだ甘いのかなぁとも思いますが、24時間使い切るような生活はしたくないですしね。
特に家に帰ってからの時間は、フリーにしていて、その時間は、いざというときに使います。
ここ最近は結構使ってますね(^_^;)
また、人と会っているときは、基本的にきっちり時間を指定していません。
多めに枠をとっています。
人と会うときや外出先でタスク管理できなくても、あまり問題ありません。
その分、一人でいるときのパフォーマンスを上げることを目指しています。
iPhoneでも見ることができるツールを使っていたときは、常にタスクをチェックし、追加していた気がします。
そうすると、かえって時間に余裕がなくなることもありました。
制限のあるもの(外出時に管理できない)のおかげで見えてくるものは多いと思います。
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【編集後記】
今日は終日、クライアント訪問でした。
5月の仕事の大きな山の1つの目処がついた感じです。

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税理士 井ノ上 陽一
1972年生まれ。大阪生まれ宮崎育ち東京在住。 ひとりビジネスを、時間・お金の両面でサポート。 ・株式会社タイムコンサルティング代表取締役 ・アイアンマン(スイム3.8km、バイク180.2km、ラン42.2km) ・著書に『AI時代のひとり税理士』『ひとり社長の経理の基本』、『社長!「経理」がわからないと、あなたの会社潰れますよ』、『ひとり社長の経理の基本』,『新版 そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』ほか。 さらに詳細なプロフィールはこちら