・作業を一生やらなくて済むようにする

昨日、いくつかExcelファイルを作りました。
Excelファイルを作るときの目的の1つは、
「ある業務を一生やらなくて済むようにすること」
です。
効率化の根底にあるのは、この考え方です。
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【今日のテーマ】
・一生やらなくて済む作業
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めんどくさい業務、作業がある場合、Excelを駆使すれば、その業務を一生やらなくて済む可能性があります。
マクロや複雑な関数を使わずとも、アイデアさえあれば大丈夫です。
例えば、簡単なものとして、次のような例があります。

クライアントの経理担当者の方が作った次のような表があります。
(内容は特に気にしないでください。)
資料1
EX-IT|
このデータを、税理士事務所側で申告書を作るシステムに入れなければいけません。
通常、ここで行う作業は、
「資料1を紙でもらい、それを見ながら入力する」・・・①
というものです。
しかし、時間もかかり、ミスの可能性も高まり、何よりもめんどくさい仕事です。
たいていのシステムは、Excelからデータを取り込むことができます。
(正確には、CSVファイルという形式で保存します。)
その取り込む形式は次のように決まっています。
資料1では、C列にある振出人が、A列にあります。
資料2
EX-IT|
ここで考えられる手は、
「資料1を資料2と同じように並べ替えればいい」・・・②
というものです。
ただ、これも時間もかかり、ミスの可能性も高まり、何よりもめんどくさい仕事です。
(マクロで記録する方法もあるでしょう)
私なら、資料2に「資料1を参照する数式」を入れます。
この数式を一度入れておけば、あとは数式をコピーして確認するだけです。
EX-IT|

この結果、①の作業も②の作業も、一生やらなくて済みます。
確かに他の方法もあるでしょうね。
・市販のシステムを買う→お金もかかるし、かゆいところに手が届かないものも多い。(逆に手間が増えるものも)
・人に任せる→根本的な解決にはなりません。
・最初から経理担当者の方に資料2の形式で作ってもらう→使いやすさを優先したいものです。決して税理士側が資料を作ることが目的ではありませんので。
・やらない→やめることができるものならば、この選択肢もあるでしょうね。
いずれにしろ、目の前の作業を減らせないか、やらなくても済むようにできないか?を考えるべきだと思います。
「仕事がなくなる」という意見もあるかもしれませんが、いくらでもやることはあるものです。
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【編集後記】
昨日、ホノルルでトライアスロンが開催されました。
来年は出たいなぁと思っています。


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