・iPad2で書類チェック

2011年5月20日

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iPad2（iPad）を仕事に使えるか？
無理に使って、かえって非効率になっては意味がありませんが、いろいろと試しています。
最近使っているのは、決算書・申告書のチェックです。
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【今日のテーマ】
・iPad2で書類チェック
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iPad2の利点
iPad2の利点は、PDFファイルにスタイラスペンでチェックができることです。
次のように、数字を確認し、チェックしていくことができます。
（数字は画像処理で消しています。）

確かに紙でプリントアウトすればいいのですが、結構な量の紙をプリントアウトする場合、なおかつ、繰り返しプリントアウトしてチェックする必要があるときは便利です。
MacやWindowsPC上でも、PDFにチェックすることはできます。
しかし、マウスでチェックするのと、平面に置いたiPad2でチェックするのとでは、後者の方が、断然やりやすいです。
iPad2へのPDFファイルの移行
iPad2へPDFファイルを入れるには、さまざまな方法があります。
私がやっているのは次のような手順です。
1　PC上で、PDFファイルを作成（印刷）。ファイルの保存先はDropbox。
2　iPad2のDropboxで開く
3　iPad2のDropboxの連携機能で、連携しているアプリでPDFを開く
2と3の2段階になるのがちょっと手間ですけど、これが一番楽で速い気がします。
ケーブルつないでitunes経由という方法は、めんどくさいです(^_^;)
使うアプリ
iPad2上でPDFにペンで文字やチェックを入れることができるアプリは複数あります。
私が使っているのはneu.Annotate PDF。
なんと無料(^_^)
次の画像はサンプルデータを表示したものです。
このアプリが優れているのは、ペン（指）で書く動作とページの切り替える動作が独立していることです。
ペンでチェックして、右下の矢印を押せば、次のページに切り替わります。

PDFへ書き込むアプリとしてよく使われているiAnnotate　PDFは、この点で劣ります。
ペン（指）で書くときは、次の画像のようなモードに切り替わります。
この画面でページ切り替えはできません。（できないと思います）
ページを切り替えるには、左上の×がついたアイコンをタップしなければいけません。
書き込むモードにする→チェックする→書き込むモードをやめる→ページ切り替え→チェックする･･･とかなりめんどくさいのです。
ちなみに、こちらは1,200円します･･･

実際の作業
実際には、こんな配置でチェックします。左からiPad2、PC、デュアルディスプレイです。
iPad2には、チェックする資料、PCでは、チェックする資料の元ファイル、ディスプレイにはチェックの際に使うソフト表示します。
PCでは、修正点をその場で修正したり、気づいたことをEvernoteにメモしたりします。

具体的に書くと、この場合は、
iPad2→勘定科目内訳書、申告書
PC→勘定科目内訳書ソフト、申告書ソフト、Evernote
ディスプレイ→会計ソフト
を表示しています。
チェックの際には、こういったチェックリストも使っています。
最終的にはプリントアウトしてのチェックも行います。

チェックって大変かもしれませんが、ミスをなくすためには厳しいチェックが必要です。
その反面、ツールを使って楽しみながらやるのも秘訣かなと思っています。
なお、iPad（初代）でも、この方法は使っていました。
iPad2になり、薄くなったこと（特に背面がフラットになったこと）から、より使いやすくなった気がします。
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