・「緊急かつ重要な事項」があると、タスクをこなせない

タスクや時間を管理するのは、「気になること」をなくし、目の前のことに集中するためです。
『7つの習慣』でいう、「緊急かつ重要な事項」があると、「緊急でないが、重要な事項」がおろそかになってしまいます。
※『7つの習慣では次の4つの領域に分けて緊急性と重要性の関係を解説しています。
緊急・重要
緊急・重要でない
緊急でない・重要
緊急でない・重要でない
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【今日のテーマ】
・「緊急かつ重要な事項」があると、タスクをこなせない
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気になることがあると集中できない

例えば、次のように4つのタスク(やるべきこと)があり、それを順にこなそうと考えます。
ただ、白いタスクは「緊急でないが、重要な事項」、グレーのタスクは、「緊急かつ重要な事項」です。
こういう状態だと、どうしても「緊急かつ重要な事項」が気になってしまいます。

EX-IT
このような状態では、「緊急でないが重要な事項」になかなか集中できません。
結局は、この「緊急かつ重要な事項」に先に取りかかることになるでしょう。
「緊急でないが、重要な事項」は、後回しになり,結局やらないままで終わってしまうことが多い気がします。
いわゆる「やろうとしてたことが全然終わらない」という状態です。

EX-IT

「緊急でないが、重要な事項」に継続して、集中して取り組むには、いかに「緊急かつ重要な事項」、つまり「気になること」を目の前からなくすかがポイントだと思っています。
私のタスク管理の根本的な考え方は、GTDという手法をベースにしています。
このGTDでも、「目の前のことに集中して取り組む」ためにタスクを管理すべきだといっています。
そのため、次のようなことに気をつけています。

・スケジュール(打ち合わせ、セミナー、締め切りがある仕事等)の準備は少なくとも前日にすませる
・「緊急でないが重要な事項」は、朝のうちにやってしまう。
・「緊急でないが重要な事項」は、継続して毎日、少しでもいいのでやる。
私にとって、「緊急でないが重要な事項」は、毎日更新しているこのブログや同じく毎日配信しているメルマガです。
最近は、朝起きたら、例外なくタスク管理→メルマガ→ブログという順でやるようにしています。
反省点
実は、昨日そのパターンが崩れました。
午後開催のセミナーの準備が遅れ、それが気になっていたからです。
(セミナー前に確認しておきたい事項がいくつかありました)
タスク管理→メルマガまで完了したのですが、ブログを書こうと思ってもアイデアが浮かばす、無駄に時間がすぎていってしまったのです。
結局、ブログをあきらめセミナー準備に取りかかることになりました。
おまけに予想以上に時間がかかり、セミナー前にやろうと思っていたスポーツもできず、なんともいえない敗北感を感じた日でした。
(セミナーは無事終了し、夜、ブログは更新しましたが・・・・・・)
気になること、「緊急かつ重要な事項」が目の前にあるのは好ましくなく、習慣やアイデアを出す仕事がおろそかになってしまうことを改めて感じた出来事です。

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【編集後記】
昨日のセミナー後、参加者の方と「世界の山ちゃん」に行きました。
手羽先がおいしいとの評判の店です。
もちろんおいしかったのですが、それ以上にデザートがおいしかったのが印象的でした(^^)
「白玉あん春巻き揚げアイス添え」「ホトックアイスのせ」は、もう一度食べたいです。
いつも利用するセミナー会場の近くなので、次回の懇親会もそこにしようかと思っています(^_^;)