・紙?データ? ー書類の保管方法の比較ー

2011年9月27日

ペーパーレス、つまり紙ではなくデータで書類を保管することは少なからず抵抗があります。
紙で保管していた方が安心だからでしょう。
しかし、データで保管するメリットは非常に大きいものです。
データ保管が可能である書類なら、リスクをコントロールしながらペーパーレスに挑戦する価値はあります。
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【今日のテーマ】

・紙？データ？　～書類の保管方法の比較～
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書類を紙で保管する場合、データで保管する場合を5つのポイントで比較してみました。

○保管場所　
紙で保管する場合の最大の欠点です。
どうしても保管場所が必要になってきます。
場所が必要ということは、保管コストも増えるということになります。
データは、小さなハードディスク、又はインターネット上に保管できます。
ある程度のコストはかかりますが、紙での保管に比べれば、かなり少なくなるでしょう。
○検索の容易さ
紙の場合、完璧に整理できていれば、必要な書類を検索することはできるでしょう。
しかし、その整理はなかなか難しいものです。
データは、紙に比べて検索が容易です。
ただし、データでも整理されていることが条件となります。
ファイル名、ファイルの場所などが整理されていなければ、データでも検索が困難になります。
一工夫が必要となるでしょう。
○紛失しないリスク
紙は、どこかに置き忘れる、誤って捨ててしまうことで紛失してしまいます。
破れてしまうこともあるでしょう。
データもUSBやHDD、PCを置き忘れるというリスクがあります。
つい最近私自身に起こったように、PCが壊れてデータが一瞬でなくなることもありえます。
どちらも紛失リスクは十分気をつけなければいけないことです。
○コピー
紙は基本的に1部しかありません。念のため、コピーを作成して保管するのは現実的には難しいでしょう。
データは、二重、三重にコピーして保管することが可能です。
当事務所でも、二重、三重に保管しています。
この点は、データが明らかに優れている点です。
○安心感
紙はなんといっても安心感があります。目に見えるからです。
一方、データは目に見えないため、不安になることもあるかもしれません。
この点は、慣れるしかないでしょうね。
まとめ
紙、データともに、紛失のリスクを管理し、検索が容易になるように整理が必須という点は共通の課題です。
あとは保管場所、安心感のバランスをどう調整するかでしょうね。
保管場所というメリットは、ペーパーレスの最大の魅力だと考えています。
当事務所だと、自身の領収書等、契約書等以外はすべてペーパーレスで保管しています。
［関連記事］
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【編集後記】
日曜日にExcelVBA（マクロ）のセミナーに行ってきました。
10:00～20:30とみっちり基礎をやり直しています。
マクロは長年使っているのですが、自己流でしたからね。
さっそく昨日、Excelの請求書発行システムを改良してみると、これまでよりもすんなりとプログラムを書けました。
エラー対策などがまだまだですけどね。