・仕事を依頼するときのマニュアル作り

税理士事務所としては、経理担当者の方に業務をレクチャーすることは多いです。
その際には、マニュアルや簡単な資料を作るようにしています。

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【今日のテーマ】
・仕事を依頼するときのマニュアル作り
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仕事を依頼するときのマニュアル
私が勤務していた5カ所で、不思議に思っていたのは、マニュアルがなかったことです。
業務引継やレクチャーは,口頭で行うのが普通でした。
まあ、世の中の会社、ほとんどがそうでしょうけどね(^_^;)
ただ、自分がマニュアルなしに教えられてからといって、人に仕事を依頼するときにマニュアルを作らないというわけではありません。
全体の流れがわかり、随時確認できるように、なんらかの資料を作るようにしています。
マニュアルには次のようなものがあります。
○自分
自分用のマニュアルは、画像も必要なく、気をつけるポイントややったことのメモ程度で済ませています。
どちらかというとチェックリストの作成を重視しています。
・業務を記録するとマニュアルが完成する
○自分以外
自分以外だと次のようなパターンがあります。
・Excelファイルであれば、Excelのシートに直接マニュアルを作る
・カムタジアスタジオというソフトで動画マニュアルを作る
・Wordを使って画像入りで作る

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Wordだとこんな感じで作ります。
画像は画面コピーを貼り付けています。
このマニュアルは、先日クライアントに導入した自家製のExcel給与計算ソフトのものです。
各社に導入していますが、項目が少ない場合はExcelのシートに同様のマニュアルを作っています。
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Wordのアウトライン機能(1、(1)・・・・と自動的に表示させる)は必須です。
画面コピーについては、こちらの記事を参考にしてください。
・自分で作った図や表をブログにアップする方法
・画面コピーを利用して情報を整理する方法
記事や原稿の執筆の際もアウトライン、画面コピーは欠かせません。
アウトラインは、記事にしてみたいと思っています。(ちょっと大変ですが・・・・・・)
マニュアルは一度作っておけば、何度でも使うことができます。
仕事をスムーズに依頼するためにも必要不可欠なものです。
箇条書きだけのものでも、作っておくといいでしょうね。
チェックリストと同様、最初から完璧なものを作らずに徐々に改善を加えていくことがポイントです。
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【編集後記】
迷惑メール(名刺交換後のメルマガ含む)はフィルターをかければ防ぐことができますが、郵便受けのチラシは防ぎようがありません・・・・・・。
結構ゴミ処理の手間もあるし、なんとかならないかなぁと思う日々です。

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