・チェックポイントをなくす

仕事のミスを防ぐため、スムーズに仕事をこなすためにチェック(確認)をすることは重要です。
しかし、そのチェックポイントをなくすような工夫をすることも必要だと思うのです。
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【今日のテーマ】

・チェックポイントをなくす
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チェックの数が多すぎると・・・・・・

チェックリストを導入している場合に、よく見られるのが、「あまりにもチェックポイントが多い」ことです。
チェックポイントが多すぎると、チェックも惰性になりますし、チェックすること自体が目的になってしまいます。
チェックしていること=仕事と勘違いしてまうこともあるでしょう。
私は「工程が多い」ことが嫌いです。めんどくさいですし、工程が多いとチェックする事項(チェックポイントも増えていきます)。
無駄な工程ならばなくした方が自分のみならず相手にとっても好ましいことが多いでしょう。
チェックリストを整備すると同時に、「そのチェックポイントをなくすことができないか」を考えた方がいい気がします。
「チェックポイントをなくす」には、
・業務フローを整備する
・PCを上手く活用する
・その仕事自体をやめても問題がないかを検討する
などといった方法があります。
例えば、手書きの資料をデータで受け取ることで、「データ入力」という作業を減らすことができ、「入力したデータが正しいか?」というチェックポイントをなくすことができます。
会計ソフトからプリントアウトした資料を見ながら資料を作るのではなく、会計データをそのままExcelで加工すれば、「データが正しいか」のチェックポイントは必要なくなります。

理想の靴ひも

最近よく考えるのが、この靴ひものようなものがないかということです。
EX-IT
拡大するとこんな感じです。

EX-IT

ひもをひっぱると、結び目が伸び、穴を通すことができます。
穴を通した後は、写真のように結び目に戻り固定されます。このまま履けば、ひもはほどけないですし、何よりも靴ひもを結ばずに済みます。
トライアスロンはレース中に靴を履き替えるので、靴ひもを結ぶ手間がなくなるのは非常に重宝します。
それだけではなく「靴ひもをきちんと結んでいるか?」「ほどけていないか?」というチェックポイントをなくすことができたのです。
便利なので、レース用、トレーニング用それぞれのシューズにつけています。
1セット2,100円ですが、十分もとはとれていますね。
この靴ひもに相当するものを仕事でいえば、システム・しくみやちょっとした工夫でしょう。
ITの進化により、上手く活用すれば、これまで必須だったが今はやらなくていいこと、チェックしなくていいことは増えています。
従来のものをなくそうとする、変えようとすると抵抗もあるかもしれませんが(特に周りの)、チェックポイント自体をなくせないかを考えてみましょう。
【関連記事】
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・決算,税務申告時の9つのチェックポイント
・領収書記載事項のチェックポイント
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【編集後記】
昨日は八景島で行われた「横浜シーサイドトライアスロン」に参加。
今回は、トライアスロンチーム「イオマーレ・マルティーヨ」(Iomare martillo)の一員としてはじめて参加した大会でした。
すばらしい仲間とともにレースに参加でき、最高でした!
来シーズンに向けて、トレーニングにはげみます。
EX-IT
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