・Excelマクロはこういうところにも使える

昨日、メルマガの整理をしました。
その整理にマクロを使いましたので、「こういうケースでもマクロが使える」という事例を紹介します。
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データの内容

メルマガは、Evernoteで書いたものをネット上のメルマガ配信システムにコピーしてしています。
使用しているシステムはこちらです。
年間一括払いで月あたり2,520円になります。
http://autobiz.jp/
いろいろ渡り歩いた結果、ここにたどり着きました。

これまでのメルマガ226号を整理することになり、ちょっと悩みました。
単にまとめるだけだと整理しづらいし、並べ替えや一覧もできません。
理想は、Wordでこんな感じにすることでした。

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メルマガタイトルを見出し1のスタイルを設定します。アウトライン表示をすれば、並べ替えも可能です。

Wordに貼り付けて、1つ1つタイトルを探してスタイルを設定していけばいいのですが、時間がかかりすぎます。
「Wordのマクロでできるのかも」とググってみましたが、解決策は見つからず。
結局、Excelを使うことにしたのです。得意な戦場に引き込むのは戦略の基本ですしね(^_^;)

マクロの使いどころ

Excelに貼り付けるとこのようになります。
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ゴールのWordを考えると、メルマガタイトルになんらかのしるしがついていればいいのです。
ただ、「メルマガ配信開始のご挨拶」というように、なんのしるしもありません。これだとタイトルだけを抽出するのは不可能です。
そこでマクロを使うことにしました。

マクロを使うときに考えるのは、「なにか法則性がないか?」というものです。
マクロは繰り返しの作業を自動で、文句一つ言わずやってくれます(^^)
今回の場合、「タイトルを見つけて、見つかったら記号をつける」という作業をExcelにやってもらうのです。
今回見つけた法則は、「タイトルの2つ上の行には、”「税理士進化論」2011年4月10日【NO.0001】”と必ず入っている」というものでした。
さらに226個のメルマガに共通しているのは、「NO.」という単語です。(一部例外はありましたが)

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そこで、マクロにやってもらうことは、

「データを全部調べて、2つ上のセルに「NO.」が含まれていたら、そこがタイトルだから、「◎」とナンバーをつけてね」

ということです。

これをVBAというプログラム言語で書きます。行数で10行程度です。

「データを全部調べて」といっても、このデータは32946行あります。
それを1つ1つ調べて作業をやるとしても一瞬でできるのがマクロの魅力です。
マクロを書くのも15分弱でした。
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マクロを実行した結果は次のようになります。記号は◎でも★でもなんでもいいです。

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Excelのオートフィルターで抽出することもできます。
WS000000
↓ このように一覧表示できます。
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Wordでの作業

ExcelからWordへコピーして、「◎」がついている箇所は、スタイルで「見出し1」を設定します。
設定には置換(高度な設定)を使います。
スタイルは非常に便利な機能ですので、当ブログでも紹介予定です。
これを使わないとWordの魅力は半減します。
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結果、このようにタイトル部分が見出しとなり、整理しやすくなります。
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こういったこともできるマクロにご興味ある方は、こちらのセミナーもご利用いただければ幸いです。

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日曜日のハーフマラソン後、筋肉痛はほとんどありません。
トレーニングを続けていると、翌々日筋肉痛→翌日筋肉痛→翌日も筋肉痛なしとなってくるのがうれしいです(^^)




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