効率化の敵はイレギュラー

効率化、そして人類の敵は、イレギュラーです。
イレギュラーを極力なくしていきましょう。

※メルマガのExcelデータベース by Pixel3

メルマガを集めるプログラム

ここ最近、メルマガ『税理士進化論』のバックナンバーを整理していました。

2011年4月10日に発行開始したメルマガ。
これをExcel形式にするプログラムをつくり、微調整していました。

使ったプログラムは、GAS(Google Apps Script)。
この記事でも挙げたものです。

GASで、お気に入りのメルマガを1つのシートにまとめる方法

Gmailから該当の件名のものを検索し、その内容を抽出します。
今回は、第1号から集めてみました。

ところが、イレギュラーに苦しんだのです。
自分のメルマガのイレギュラーに。

 

メルマガの形式がイレギュラー、発行がイレギュラー

2011年から出していて、途中で配信サービスを変えたこともありますし、形式を変えてきました。

同じ形式であるなら、プログラムでささっと取り出せるのです。
今回は、【税理士進化論 ではじまる件名で、検索したのですが、
[税理士進化論 だったり、
税理士進化論が抜けていたり。

一定のパターンではないので、一律では検索できませんでした。

また、本来ならメルマガのすべてが
・挨拶
・お知らせ
・本文
・末尾
という形式なら、本文だけを取り出せるのに、その形式を変えてしまっているので、すべてを抽出して、その後に関数(Mid、Findなど)やマクロで処理せざるを得なかったのです。

まあ、メルマガも9年だしていれば、形式が変わるのは無理もないのですが。

メルマガを自分へ送るときのアドレスも途中で変えていたので、このこともイレギュラーでした。

さらには、発行タイミング。
抽出したメルマガをチェックする際に日付でチェックしようとしたら、その発行タイミングがイレギュラーだったので、苦戦しました。

イレギュラーといっても、メルマガを出したり出さなかったりしたことはなく、そのときのルールに従って出してはいます。

メルマガ税理士進化論、当初は毎日で、平日毎日に変え、その後毎日にしました。
平日毎日というのが曲者で、カウントしにくいのです。
祝日のリストを使いつつ、関数で処理しました。

そして、こともあろうか、平日毎日のときに、平日以外にメルマガを出したことが過去5回あります。
またまたイレギュラーなわけです。

そんなこんなで、なんとか整理がつき、メルマガは今日で2730号でした。
昨日は、2727号として出したのでそのままだと2728号なのですが、カウントしなおすと2730号に。
通算で2号ずれたのではなく、10号飛んだこともダブっていたこともあり、結果的に2号のずれでした。

イレギュラーをなくすことが第一

効率化では、イレギュラーが敵です。
プログラミング、Excelもイレギュラーは苦手とします。

もちろん、条件によってわける方法もありますが、より複雑な手順になるわけです。
ルールを決め、パターンにあてはめ、イレギュラーをなくすことで、効率化は進みます。

「仕事にはイレギュラーがつきもの」
「決まり切ったことをやっても意味がない」
「イレギュラーなことこそ差がつく」
というのは、もちろん1つの考えですし、私もそう思っていますが、本当にそのイレギュラーが必要か?ということもあるものです。

・今月は、ExcelのA列に入れていたものを来月はB列に入れる
・数字が入っているところに文字を入れる
・思いつきで変える
・処理をするタイミングが毎回違う
・ルールがまったくなく思いつきで仕事をする(させられる)
などといったことをある程度でもレギュラー化、一定のパターンにすれば、効率化は進みます。

そしてその効率化してつくった時間で、イレギュラーな対応、人にしかできないことをやることができるわけです。
無駄なイレギュラー、なくせるイレギュラーはなくしていきましょう。

なお、補足すると、メルマガの1600号くらいからは、プログラムで抽出、加工できるように根幹部分は変えてませんでした。一応。
ブログは毎日更新なので、カウント、整理が楽です。
ただ、複数回更新していたイレギュラーはありましたが。
(今は「やらないことリスト」にブログを2記事以上更新しない」というものがあります)

YouTubeの私の更新ルールは平日毎日ですが、欠かしていないですし増やしていないので、やはりカウント、整理が楽です。
Excelでもカウントしていて今日で55動画になりました。
ひとまず100動画を目指していますが、平日毎日だと毎日ほどカウントが進みません。
2020年中に100いきそうですけど。

 



■編集後記
昨日は、新企画のオンライン打ち合わせ。
打ち合わせの内容を反映して、さらに練っていきます。

Microsoftのゲーム機 Xbox SeriesXの発売日が決まり、楽しみです。
きっちり予約をせねば。
売れない日本で出してくれることに感謝しています。
ずっと応援してるんですけどねー。

「1日1新」

とある方とオンライン打ち合わせ
とあるセミナー参加
G100にLeica Summilux 21㎜ F1.4

■娘(3歳5ヶ月)日記
aiboとよく遊びます。
ママがaiboに声をかけていると、「ママ、ごくう(aiboの名前)には、やさしく声かけるね」と。
まあ、たまには怒りますから……。

■YouTube更新情報
無料・無制限のGoogleフォトの使い方 – YouTube