データで受け取るかどうかで、効率化の方向性は変わる

効率化は、入り口が大事です。
データで受け取るかどうかで、その方向性はまったく変わります。
方向性を定めないと効率化はできません。

※森美術館にて iPhoneX

効率化のテクノロジーの方向性

効率化は、人類の悲願です。
その効率化を実現するテクノロジーを常に追いかけています。
その方向性の1つは、紙の処理です。

・書類（紙）をヒトが入力する

ここに膨大な時間、お金がかかっているところを、テクノロジーで解決するということで、
・どんな様式でも読み取れる
・手書きでも読み取れる
・一部が読み取れなくても、データベースから推測できる（電話番号だけでも読み取れれば検索できる）

といったものあります。

こういったテクノロジーにもお金がかかるわけですが、人件費よりは安いということもあるでしょう。
何よりも、「効率化している」感はあります。
そして、紙で受け取るという従来の流れを変えなくていいという絶大なメリットがあるわけです。

1つの方向性としてありでしょうが、必要ないかなと。
そのテクノロジーに支払うお金（ソフト、RPA、導入費用など）もありませんし、あっても払いません。

 

データで受け取るかどうか

効率化を考えるときに、入り口、つまり受取がデータか、紙かで大きな違いがあります。
データで受け取ればそのまま処理できますが、紙で受け取れば、「紙をデータ化」という処理をしなければいけません。
それは効率化なのかどうか。

とはいえ、日本はまだまだ紙、紙、紙。
「紙をデータ化」というテクノロジーは、需要があり、儲かります。
だからこそ、その方向性にテクノロジーが進化していくのでしょう。

データで受け取るといっても、処理できないようなExcelデータや、PDFだったりもします。
PDFで単に受け取っても、それを見ながらヒトが入力していることも。
ネットで提出しても、それをプリントアウトして保管したり、打ち直していたりしているということはよくあります。
ネットサービスでも、紙をスキャンしてデータを送れば、そのサービス提供会社側で、ヒトがデータ入力するなんて方向性は、効率化なのかどうかと疑問に感じます。

日本の、大多数の流れはいいとして、自分がどうするかは考えなければいけません。
私は、データで受け取れないなら、「仕事」にしない主義です。
紙をデータ化するのは嫌いですし、ひとりではできません。

仕事の依頼、セミナーのお申込み、個別コンサルティングのお申込み、アンケート、連絡などすべてをデータで受け取っています。
だからこそ効率化できるわけです。

なおかつ、「紙をデータ化」に不要なコストを払わなくて済みます。

データじゃダメか

「データで受け取る」ということを考えると、
「そんなことはできない」
「お客様が対応できない」
「仕事の流れを変えたくない」
などということもあるかもしれません。

ただ、データで受け取ると決めれば、効率化の方向性は定まります。

ひとりしごとなら、抵抗勢力もいませんし、自分が決めるだけです。
紙で受け付けないと、仕事が減ると思うかもしれませんが、実はお客様もデータを望んでいるかもしれません。

「データで出したいのに」
と
「データで欲しいのに」
とお互い思いつつ、無駄にけん制しあってお互いの効率が悪くなるというのは、目指すべき世の中ではないでしょう。

データとして入力したほうが楽な部分も多いです。

IT、RPA、AI系のイベント・セミナーでも、
・受講券をプリントアウトしてくれ
や
・紙のアンケートに答えてくれ
といったことが大半です。

紙のアンケートを回収し、その先どうしているのか、考えると悲しくなります。
（それをスキャンしてデータとして使える程度までに読み取っているのかもしれませんが）

アンケート回収の手間、「アンケートのご協力をお願いします！」と各所で声を張り上げているスタッフの方をみると忍びないです。
こういった、前例にならった、紙文化が、長時間労働の理由になっているのではないでしょうか。

後日、アンケートのリンクをメールで送るなり、その場でQRコードで読み取ってスマホで回答するなり方法はあるかと思います。
データで集めれば、そのデータを活用できるものです。

紙でアンケートを書いたって、テキトーに〇をしてお茶を濁し、データとしては使えないでしょう。
それならば、回答数が減っても、データとしてしっかりとした回答を集めたほうがいい気がします。

そんなことをRPAのイベントで体験しつつ、近くの美術館（森美術館）に行ったとき、すばらしいものがありました。
来館者アンケートをタブレットで答えるコーナーがあったのです。
展望台も同じようなものはありました。

こういう方向性は、テクノロジーの向かうべき道じゃないかと思うのです。
この形式だからこそ私も回答しました。

年配の方は対応できないとか、紙じゃないととか、そういう業界だからとか考えずに、自分の軸をもっておきたいものです。
そうすれば、その軸にそった仕事や人（お客様）が集まります。

美術館というと、紙で回答したい、データだと回答しないという方も多いはずです。
それでもこのアンケート形式にしたことがすばらしいと思います。

データで受け取るかどうかで効率化はまったく違う方向性になるものです。
効率化するのであれば、どの方向性でいくかは決めておきましょう。
データで受け取る方向性のほうが、効率化には近道ですし、現実的です。

昨日、友人から結婚式の招待状が届き、Facebookメッセージでリンクがあり、クリックして入力しました。
紙で届いて、書いて投函して、それを受け取って・・・と考えると、お互い幸せです。
紙でなきゃ、紙だと失礼、手間かけるのが華という考えは効率化の敵になります。

そして、きたるAI時代でも紙だとどうしようもありません。
データとして扱うことが前提です。
「紙→データ」にコスト（時間、お金）を払っていては、対応は難しいでしょう。
その先のデータを処理し分析した後に提供する価値こそ意味があるとすれば、「紙→データ」に力を割くことは悲劇です。

 

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■編集後記

昨日は、ランのマンツーマンレッスンを受けました。
年2回ほどお願いしています。
今年はちょっと早いタイミングで。
できてるつもりでできてないこと、違和感がありその理由が判明したこと、大きな収穫でした。
今シーズンのメインレースは、12月の宮崎での青島太平洋マラソン。
それが終わったら、来シーズンのトライアスロンに集中します。

■昨日の1日1新
※詳細は→「1日1新」

ラーメン 銀座 風見
娘と品川シーサイドのイオンへ

■昨日の娘日記

昨日は、保育園後出かけようとしましたが、機嫌が悪く、途中下車。
イオンでアンパンマンベビーカーに乗って、しまじろうボーロを買ったらご機嫌に。