ExcelでSUMを使って小計を出してはいけない。ピボットテーブルを使おう

ExcelでSUM関数を使って小計を出してはいけません。
もっと楽で、かんたんな方法があるからです。
集計するならピボットテーブルを使いましょう。EX IT SS 5
※Excelで作成→Keynote貼り付け、スクリーンショット

SUMで小計をするデメリット

たとえば、こういった項目と金額のデータがあり、項目別に集計したいとします。
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交際費は、この2つだからSUMで足して
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会議費は、この部分をSUMで足して・・・
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とやってしまうと、手間と時間がかかります。
ミスの可能性も高いです。

また、項目ごとにソート(並べ替えをしないと、この方法はできません。
さらには、項目が途中で増えた場合には、また数式を見直す必要があります。
ミスの可能性はますます高まるでしょう。

SUMで小計するのはおすすめしません。

ピボットテーブルを使うメリット

こういった場合には、ピボットテーブルを使いましょう。

このように、項目別の表をかんたんにミスなく作れます。
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また、データを項目でソートしていなくても問題ありません。
空白行を入れず、連続したデータであれば、ミスなく集計してくれます。
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------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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使わない手はありません。

ピボットテーブルの作り方

ピボットテーブルを作ってみましょう。

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データからピボットテーブルを作る

まずは、データを[テーブル]にします。
([テーブル]を使わなくてもピボットテーブルを作ることはできませんが、ミスをより少なくするためにテーブルを作ってからピボットテーブルを作ることをオススメしています。)

データのいずれかのセルを選択し、Ctrl+Tを押すと、次のようなボックスが表示されるので、Enterキーを押しましょう。
EX IT SS 11

こういったテーブルができます。
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テーブルのいずれかのセルを選択して、[挿入]→[ピボットテーブル]をクリックしてください。
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ボックスが出てくるので、Enterキーを押します。
ショートカットキーなら、Alt→N→V→Enterです。(Altを押してNを押してVを押してEnterを押す)

この画面がピボットテーブルです。
右側のボックスで、[項目]と[金額]をクリックしてチェックを入れましょう。
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これで集計されます。
桁区切り(カンマ区切り)にするなら、B列(金額)をクリックして、Ctrl+Shift+1を押してみてください。
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データを追加、削除、修正したとき

もし、データを追加、削除、修正したときは、ピボットテーブルを選択してAlt+F5(または右クリックして[更新])をする必要があります。

EX IT SS 16

SUMで項目ごとに小計を出すよりかんたんです。
ぜひ身につけてみていただければ。

サンプルは、noteで販売しています。
EX-ITサンプル 小計とピボットテーブルの比較





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【編集後記】

昨日は、レスパス(月額9,800円でジム・レッスンへ通い放題。近日記事にする予定)で、e-stretchへ。
ストレッチしてもらえるサービスです。
「鍛えてるんですか?」「筋トレどのくらいやってるんですか?」といつものごとくいわれ・・。
あまりにも体が硬いので、「ストレッチ嫌いですか?」とも・・・。

ストレッチやっていてこの硬さなんです。。。

でも、かなりほぐれました。
レスパスでは1ヶ月3回までいけるので、また行くつもりです。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

スタバ KDDI大手町ビル店
夜の代々木公園ラン
e-stretch




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井ノ上陽一のVALU
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