タスクの順番が大事なとき・大事ではないとき

タスク=をお願しますりたいことを、どういう順番でやるか。
基本はどの順番でもいいのですが、その順番が重要なときもあります。

R0000390※順番大事なカップ麺 RICHO GRⅢ

タスクの順番は、原則として考えない

「タスクの順番をどう決めているんですか」と聞かれることがよくあります。
その答えは「基本的にタスクの順番は考えない」というものです。

朝その日にやるべきタスクを決めて、それぞれの時間を見積もって、今日中(だいたい15時から16時)に終わるように計画しています。
その順番はそれほど考えていません。

Evernote→Excelの2Daysタスク管理の流れ。タスク管理は2日でやる。 | EX-IT

11時から12時にやるタスクを並べて、その1時間の中で終わるようにしていれば、どの順番でやるかは自由です。
3分のタスクが20個ある場合もあるでしょうし、20分が3つ、30分が2つ、20分、10分、4分、5分、8分……とある場合もあります。
私の場合、どれからやっても構いません。

食卓に、おかずとご飯と、お茶などを並べてどれから食べてもいいというようなイメージでいます。
食事の場合はちょっとずつ食べるのがいいとかいわれていますけども、タスクの場合は1つずつ食べるイメージです。
ご飯を食べ終わったら、ハンバーグを食べ終わったら、味噌汁みたいな感じにしています。

必ず1つずつ終わらせるというのも、タスク管理の大事なところです。

どのタスクをやるか、そのときの状況や気分によって、こっちを先にやりたいとか後回しでいいやとかがあるので、タスクの順番を考えていません。
ちょっと眠くなってきたなーと思ったら、すぐ終わるタスクをやったり、集中力があるなと感じたら、手応えがあるタスクをやったりしています。
ランチの時間までや、次の予定までの時間は、「あと何分という限られた時間でタスクをこなす」というモチベーションになり、集中力が高まるので、そのときに負荷のかかるタスクをすることも多いです。

また、タスクの順番まで考えると、めんどくさく手間がかかるので、順番を考えていません。

たとえば、今日だと、こういったタスクがあり、これらの順番は自由です。

・税務顧問のお客様の会計データチェック
・給与データ取込 RPA の改善
・補助推移表エクスポート RPA の改善
・とある契約の確認
・セミナー(IT仕事術の予定)の企画
・セミナー告知ページ作成
・セミナーの会場を予約
・友人へメール
・Kindle 本執筆
・JALカードのサイト確認
・とあるものの処分
・妻に、とあることをお願いする
・とある手続き
・昨日の個別コンサルティングのフォローメール
・アポの調整のメール
・仕事の依頼メール
・セミナー要望の日程調整メール
・個別コンサルティングの日程調整メール
・ 新セミナー(強みづくりセミナー)のマインドマップ作成

タスクの順番が大事なときもある

タスクの順番が大事なときもあります。
順番を守ったほうが効率はいいものです。

たとえば、カップ麺をつくるときのタスクを考えてみると、
・カップ麺を開ける
・かやくなどを入れる
・ポットにお湯を入れる
・お湯を沸かす
・カップ麺にお湯を入れる
・Google Home でタイマーをセットする
といったものがあります。

こういうとき、効率的な順番というのは、
・ポットにお湯を入れる
・お湯を沸かす
・カップ麺を開ける
・かやくなどを入れる
・カップ麺にお湯を入れる
・ Google Home でタイマーをセットするでしょう。

まず、お湯を沸かして、そのお湯を沸かしている間にカップ麺を開けてかやくをセットすれば、お湯が沸くまでの時間を有効に使えます。
カップ麺を開けて後にお湯を沸かすと、お湯を沸かしている間、待たなければいけません。
もちろん、その間に別のことをするということもできますが。

こういった場合は、タスクの順番というのは大事かなと。

たとえばメールして、メールの返信を受け取ってから仕事が進むという場合は、メールの返信の順番が先になります。
(ただ、この場合も、「メールの返信があったら」という条件付きでタスクを入れません。すぐの返信を求めたくないからです。それくらいのタスク管理を心がけています)

決算書、税金の計算をするときは、消費税をまずチェックして消費税の金額を固めてから他のことをやったほうが効率はよくなります。
(消費税の金額で利益が変わるので)

そういった順番が大事なところは、多少なりともありますので、そこだけは順番を守り、それ以外は自由というスタンスです。

この順番が大事なところというのを見極める、順番を過度に気にしないというのが、タスク管理がうまくいく秘訣の1つといえます。

 

タスクの順番を決めているもの

私はタスクの順番を決めているのは、上記に挙げたタスクの前にやるものです。

・朝のタスク
・メルマガ
・ブログ

という順番は決めています。

朝のタスクは、経理、データ整理、Evernote整理、タスク管理など。
この中での順番は、自由だったりします。

これらの朝のタスク、いわば整理整頓を最初にやっておかないと、その後の効率が悪くなるので、朝一番にやることにしているわけです。

その次に、メルマガ、ブログを書きます。
書くことから1日をスタートすると仕事の効率がよくなるからです。
書くことも、ある意味頭の中が整理整頓され、コンディションを整える役割もがあります。

「毎日やると決めたことを今日もできた」という達成感にもつながり、その達成感は1日を過ごす上で絶大な効果があるものです。
「自分が決めたことをやる」たったそれだけのことなのですが。

朝のタスクとメルマガの間、メルマガとブログの間に、お腹がすいたら食事したりすることもありますが、基本的には、この順番です。
ブログは書ききれずに、その後に持ち越すこともありますが。

メルマガをブログよりも先にしているのは、メルマガの場合は8時半に配信するという自分のルールがあるからです。
ブログと違って写真や図を入れないので、書く時間が短いというのも、その理由ではあります。
それでも15分から40分ほどかかる場合もありますが。

タスク管理がうまくいかないなぁという方は、その順番を見直してみたり、逆に順番を気にしないようにしたりしてみましょう。

ある意味、自由な順番にタスクをこなせるようにタスク管理をしています。
今日と明日、明後日という順番でさえも。
絶対にこの順番で、絶対にこの日に、絶対に〇時までに……というのはつらいものですので。

また、気分によって順番を変えたいというのも、人を雇わない理由の1つです。
雇われない理由でもありますが。

 



■編集後記

昨日は個別コンサルティング。
ブログ、マーケティング関係でした。

「1日1新」

とあること

■娘(2歳)日記

セミの鳴き声を珍しがり、セミ自体を見たがるのですが、見えるところにはなかなかいなくて。
先日、ようやく見ることができました。