会計用語の基礎知識。仕訳帳？試算表？総勘定元帳？

独立後欠かせない経理。
その経理で遭遇する会計用語について、まとめてみました。

※さっきダイソーで買ってきたブログ素材たち　by　Pixel3

 

会計ソフトには、紙の時代の名残がある

経理には会計ソフトは欠かせません。
しかしながらその会計ソフトはわかりやすいものとはいえないものです。
その1つの理由は紙の時代の名残が残っていること。

 

今は見ないもの、または見たことがない用語が使われているので、混乱するのは当然です。
会計ソフトが使いにくい、わかりにくいからといって、自分を必要以上に攻める必要はありません。
そもそもわかりにくいものですので。

今や経理はパソコン、データで処理するものである中、紙の時代の名残があるのは、違和感があって当然であり、税理士である私もそう感じます。

しかしながら会計ソフトとしては、急に変えるわけにはいかないのでしょう。
当初は、データ処理を前提としていた用語を使っていた会計ソフトが、税理士側の要望により従来の用語に変えたということもありました。
（残念なことですが）

こういった用語に慣れるというよりも、自分の頭の中で変換していくしかありません。

 

経理・会計の大まかな流れ

経理の大まかな流れは入力→集計→出力というものです。
現実の取引を入力してそれらを集計して出力します。

入力

取引はたとえばこのように入力します。

経費の場合は、
日付、何に使ったか、金額、何で払ったか、金額、その内容
という構成です。

取引を「何に使ったか」「何で払ったか」という2つの要素で表現します。
入力したデータを次に集計します。

集計

集計は、「消耗品費」「カード」といった項目ごとにまずやります。

紙の時代は、この集計があっているかどうか確かめなければいけません。

会計ソフトだと、この一連のことを瞬時にでき、集計があっているかどうかを確認する必要もないのです。

出力

集計したものを出力します。
ただ、集計した時点のこの表でも確認ができるので、そのまま使われていることがほとんどです。

最終的には、こういった決算書として出力します。
上記の表との違いは、最終的な残高のみ（カード 120,943）が表示されていることです。

会計ソフトでは、入力→集計→出力の、入力を省略したり（連動や取り込み）、集計画面で入力したりすることもできます。

会計用語の解説

経理の流れにそって、会計用語を解説していきます。

仕訳帳

経理データの入力には大きく分けると3つの方法があります。
その1つは、会計ソフト上、仕訳日記帳、仕訳帳という名称のもの。
データと思っていただければ。
こういった画面で取引を入力していきます。

 

入力の効率としては、それほどよくありませんが、私は、ここで入力するのが基本だと思っています。
どんなデータでも画面を切り替えずに入力できますので。

といっても、私は会計ソフトにほぼ入力しません。
入力するとしてもExcelに入力して、それを取り込んでいます。
会計ソフトの操作性は、Excelより数段劣るからです。

今は、預金やカードなど連動できるものは連動して、その他入力するものは、この方法でやっています。

音声認識経理で売上・経費の重みをより感じる方法。Googleアシスタント＆GoogleAppsScript ＆ Googleスプレッドシート

 

伝票

伝票もデータ入力の方法の1つ。

伝票とは、こういったもので入金伝票、出金伝票、振替伝票などといったものがあります。

紙の時代は、これらを使うことが効率化でした。
たとえば、消耗品費　110　現金　110と入れるところを、出金伝票だと、消耗品費　110　だけでよくなります。

会計ソフトだとこんな画面です。
ただ、出金伝票は、基本的に「現金で払ったもの」

カード払いなどには使えません。

また、仕訳形式で入れることができる振替伝票というものもあります。

複数のデータを入れることができ、複合的に入れることもできます。

会計ソフトのfreeeだと、仕訳帳での入力ができず、ちょっと違和感がありますが、振替伝票を使うのが次善の策です。

［取引の登録］でも入力はできます。

出納帳

出納帳も入力方法の1つ。

現金出納帳だとこんな感じです。

この形式で会計ソフトでも入力できます。
私はExcelで入れて、それを取り込みますが。
（その場合、仕訳＝データ形式に変換する必要があります）

これらをまとめて「帳簿」という言い方をし、会計ソフトで使われているのです。

そしてこの帳簿に記入することを記帳といったりします。
「記入」ということは手書きするということ。

だからこそ私は「入力」という言葉を使い、「記帳」や「帳簿」という言葉を使いません。

総勘定元帳、試算表

試算表とは集計結果。
紙の時代は、
・入力（仕訳帳、伝票、出納帳）
↓
・集計（総勘定元帳）
↓
・集計（試算表）
という流れですが、会計ソフト上は、
・入力（仕訳帳、伝票、出納帳）
↓
・集計（総勘定元帳、試算表）
と同時に集計されるイメージです。

それぞれを行き来できます。

総勘定元帳（「元帳」ともいいます）は、こういったもの。

会計ソフトだとこんな感じです。

試算表は、こういったもので、

会計ソフトだとこんな感じです。
デジタルの恩恵で、試算表の該当項目をダブルクリックすると、

総勘定元帳を見ることができます。
総勘定元帳＝明細と思っておくといいでしょう。
データの明細を見て、チェックして、修正します。

freeeだと、明細での修正がやりにくいのが難点です。

 

税務調査では、この総勘定元帳をみていただくことになります。
紙で。

決算書

決算書は、比較的に広まっている言葉かと思います。
試算表の残高のみを集計したもので、最終的につくるものです。
それまでのチェックは試算表が使われています。
私が主に使っているのは（自分もお客様も）、推移表。

紙の時代にはなかったであろう表です。
（つくるのが大変でしょうし）
簿記の試験にも出てきません。

ただ、これが一番見やすいかなと。
月別に比較もできますし、異変があればすぐに気づきますし。

会計ソフトだとこんな感じです。
ダブルクリックすれば明細（元帳）も見ることができます。
ただ、出力するとなるとみづらいので、

Excelにしています。

簿記にも出てこず、紙の時代になかったものが一番便利で最も使っているというのは、おもしろいなぁと。（私がそう思っているだけですが）
そして、「推移」というのは、特に専門用語ではありません。

会計ソフトは紙の時代の名残が「専門用語」として残っているので、わかりにくいものではあります。
経理、税理士以外の方に向けてつくられているわけでもありませんので。

・仕訳帳＝データ
・伝票＝データ
・試算表＝集計
・総勘定元帳、元帳＝明細
と脳内変換して、気にしすぎないようにしましょう。

 

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■編集後記
デスクトップパソコン（自作）用のキーボード探しは続き、今回のは、よかったのですが、EnterキーやDelteキーが遠いのが大きな欠点でした。
ホームポジションから手が離れがちになるので……。
これに慣れるべきかどうか。
ちょっと使ってみます。

■「1日1新」

■娘(3歳3ヶ月）日記

昨日は、「出かけるよ」といっても、「まだ」というので、私ひとりで。
その後、「パパをおいかけるー」と泣いてたらしく。
結局、帰ってきてからまだでかけました。
先日、出会って気になってたユニコーンのぬいぐるみがほしいらしく、手に入れ、「あおちゃん」と名前をつけていました。
ピンクのユニコーンなのですが、目が青いからだそうです。