時間に追われた直後こそタスク管理を反省・改善するチャンス

この2週間ほど、タスク管理がやや破綻しました。
こういったときは原因を徹底的に追及し、今後に活かさないといけません。
ブログ上で反省します。
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時間がないのは自分に原因

タスク管理が破綻する、つまり時間に追われることになったのは、久しぶりです。
前回は今年の1月末。書籍の締切、マラソン、仕事が重なったときでした。
このときも反省し、今後の方針を切り替えました。

時間がない状態は、少なからず自分に責任があります。
自分の行動、判断、スケジュールの入れ方、タスクの順番、仕事のとり方、日ごろの行動など、必ず原因があるはずです。

・台風で予定が延期となった(新規の面談)
・トライアスロンで4日間予定を入れていた。
・セミナーを2本入れていた。
・新しいMacが発売された(^_^;)
・税務ソフトを新しくした
・13日の週は、頭痛と発熱、29日〜30日は、胃痛(食あたり?)に悩まされた
などなどありますが、他に原因を求めても、根本的な解決になりません。

今回も反省しました。

今後への反省点

事前にできる仕事もあった。

10/13〜10/31までにやった仕事で、もっと事前に整理、準備できた仕事もありました。
この期間に、幸い新規の仕事を2件いただいたという事情もありますが、「急な仕事が入った」というのは理由になりません。
無理なら受けなければいいわけですしね。

こういう急な、かつ、やりたい仕事の依頼をうけたときのために、日々のタスク管理を徹底していたつもりでしたが、まだまだ甘かったかなと。

とはいえ、過度な「前倒し」は好きではありません。負担もかかるからです。
仕事の流れを根本的に見直すべきでしょう。
あくまで自然な流れ、力を必要以上にいれない状態で、いい成果を出さなければいけないと思っています。

これはトライアスロンでも一緒なんです。
無理にがんばってタイムをあげようとすると、負担もかかります。
自然な感じでタイムを出すというが大事です。

早速今日、改善点を洗い出します。
やらないことリストへ追加すべきことも数個ありますね。

普段やらない仕事のやり方・臨時で仕事を頼む体制づくり

今回いただいた仕事で、特別に、「データ入力」を受けました。
ひたすらデータをExcelに入力する仕事です。

普段は受けません。大変ですし、スキルが上がらないし、嫌いだからです(^_^;)
それ以前で効率化して、ひたすら入力というのをなくすような工夫をしています。
人を雇ってませんので、こういった人海戦術が必要な仕事は弱いのです。

今回は、やりたい仕事でしたし、お手伝いしたいと思う方でしたので受けましたが、初動が遅れました。

普段やらない仕事とはいえ、いざ来たときの対処法、誰に頼むか(平日に頼めるかどうか)、いくらで頼むか、そしていくらで受けるかなど、放置していた部分が多すぎたのです。

結局は臨時で来てもらい、やっていただいたのですが、この辺の流れ(方針は変えないにしても)をもう少し考えておかなければいけません。

新規の仕事のチェックリスト

新規の仕事(税理士業)をうけたときのチェックリストを作っているのですが、まだまだ甘かったです。
そうそうあることではないので(^_^;)、作り込みが甘くなるのはしかたがないのですが、もうちょっとスムーズにいくようにしておくべきでしょう。
これも今日とりかかります。

トライアスロン、Mac?

トライアスロン(特に27日)やMac購入、税務ソフト入れ替えなどをやめれば、もっと時間をつくれたかもしれませんが、後悔はしていません。
やりたいこと、やると決めたことは、時間に追われていてもやるべきだからです。
変に我慢しても効率が落ちます。このバランスは難しいものです。
(だからだめなのかもしれませんが(^_^;))

そのかわり、トレーニングの時間やプライベートの予定は思い切って削りました。
(スーパーダンガンロンパは地道にすすめてました)

やっておいてよかったと思うこと

反面、やっておいてよかったと思うこともあります。

仕事を受ける基準

仕事を受けるかどうかの基準は、やらないことリストにも書き、徐々に明確になっています。
こういう基準があると、ピンチのときにも役立つのです。

ペースは守る

せっぱつまっても、「早朝起きて、ご飯を3食食べて、夜は寝る」というペースは守りました。
(体調は崩しましたが、別の理由でしょう。。)
ここで、徹夜したり、ご飯を抜いたりしても、反動が来るだけでしょう。
時間がなくても、これらを守ることが大事です。

もちろん、ポモドーロやタスク管理は続けていました。

「忙しい」NG

こういうときでも、「忙しい」という語は使いませんし、思い浮かべないようにしています。
精神的に意外と効き目があるのです。
その期間は、負けを認めないというか、あくまで勝利を目指してポジティブな状態でいるようにし、終わってから今回のように反省すればいいと思っています。

禁句の他、やらないことリストも、ピンチ時に非常に役立ちます。

タスクを書き出す

ピンチのときは、必ずやるべきタスクを書き出します。
日々、やっていることを、もうちょっと集中してやる感じです。
何をやるべきか、何を切り捨てるべきかがわかります。

習慣は大事に

習慣は大事にしました。やむをえずトレーニングは休みましたが、レースが3週連続続いた、体調が万全ではなかった理由もあります。

その他の習慣、朝のタスクやメルマガ、ブログは休まず続けています。
(ブログは夜更新もありましたが。。。)
ピンチのときにこと、この「必ずやるタスク、習慣」がはげみになるのです。
これらをやめたら、タスク管理がもっと崩壊すると思います。

習慣で1日1〜2時間を使う、固定されていると、それを踏まえて仕事をやりますので、かえって効率が上がります。
もちろん、本当にダメなときはブログ更新の時間も仕事に使うかもしれませんが、そこまでになるときは、仕事の受け方が悪いということでしょうね。

スキルを磨いておく

今回、集中した2件の決算・税務申告は、会計ソフトを使わずにExcelでやりました。
今年から本格的に導入して、日々研究していたおかげもあって、スムーズに仕事が進んだのです。
もちろん、マクロも大活躍でした。
1年分のデータが、月別に12個のファイル、さらに日別にシートでわかれているケース(全部で365枚のシート)でしたが、マクロを書いて、集計すると一瞬で終わります。
これを知らなかったらまずかったでしょうね。
人海戦術をとらざるをえなかったでしょう。

チェックリスト

前述したように新規契約のチェックリストはまだまだ改善が必要ですが、仕事上のチェックリスト(決算、申告)は、かなり磨き上げてきました。
これが、時間がないときにかなり役立ちます。
チェックリストがなかったらもっと時間がかかったでしょうし、ミスも起きたに違いありません。

土日と夜の使い方

日頃から土日と夜は、やる仕事を制限し、執筆やセミナー、将来につながる仕事をするようにしています。
完全な休みにしているわけではありませんが、いざというときに使えるようにしているのです。

今回、そのいざというときでしたので、26日の土曜日を躊躇しつつも使いました。
(3年ぶりくらいです)
最初からめいっぱいタスクやスケジュールを入れていては、新しい仕事、やりたい仕事も断らなければいけません。
いざというときに使える必殺技を隠し持っておくことは大事です。
もっと、この必殺技を使うような状態にならないといけないかもしれませんけどね。

ーーーまとめーーー
時間がないとき、ピンチのときにこそ、日頃の行動のジャッジが明確になります。
そのまま続けていいのか、改善しなければいけないのかがわかりやすくチャンスなのです。

特に私のようにフリーだと、仕事の受け方で、その後のタスク管理や時間の使い方が変わってきます。
そこまで考えないといつまでたっても時間はつくれないでしょう。

ぜひ、反省点、よかった点を書き出してもみてください。





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【編集後記】
今日はiPad Airの発売日。16Gbを買う予定です。
miniも気になりますが、私の使い方だとAirの方があいます。
(両方買って比較したい気持ちもありますが(^_^;))