旅先・出張先・帰省先でも、遜色なく仕事して通常営業する工夫

12/8の青島太平洋マラソンの前後、12/5〜12/11まで、実家宮崎にいて、通常営業しています。
外出先・出張先でも遜色なく仕事をするために工夫していることをまとめてみました。
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旅先・出張先・帰省先でできないこと

旅先、出張先、帰省先では、できないことをまず挙げてみます。
・郵便物の受け取り(直接送ってもらえばできなくもないですが)
・オフィス(事務所)への電話をとること
・FAXの送受信(できないこともありません)
・実際に会う打ち合わせ
・書類を使った仕事

書類を使った仕事は、できなくもありませんが、リスクが高すぎます。
今の時期でいえば、年末調整という仕事がありますが、こちらではやっていません。

できないことも多いため、事前・事後のスケジューリングを綿密に立てておく必要があります。

ただ、郵便、固定電話、FAXなどは日頃から使わないようにしています。
メール、携帯で代用できるからです。

スタッフを雇っていれば、できることは増えますが、そのためだけにスタッフを雇うのは得策ではないでしょう。

遜色なく仕事をするのに必要なもの

上記の「できないこと」以外は、普段と遜色なく仕事をしています。
通常、ガーっと仕事をして、完全に休む、スタッフに任せてゆっくり休むのも1つの方法でしょうが、私は日々、パターン化・平準化して仕事をするのが好みです。
年末年始でも、仕事のパターンは守ります。

今回もマラソンの翌日であろうが、4時から5時に起き、朝のルーティン(会計、タスク管理、情報整理、PC整理、メルマガ、ブログ)をやり、通常営業しています。夜更かしをすることも寝坊することもありません。

帰省先で通常営業するには、多少の工夫が必要です。


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------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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○ノートPC

私の仕事はPCメインですので、ノートPCは欠かせません。
遜色のない仕事をするために、小さくて軽量なものよりも、多少大きくてもパワーがあるものを選んでいます。
今のメインPCは2.0kg、15インチのMacBookPro Retinaです。
Retinaというモデルは液晶がきれい、かつ、細かく表示できるため、より多くの情報を表示できます。

金曜日は、歩いてスタバに移動中、河川敷でちょっと仕事。
マクロを書き上げて、メールを送るなんてこともやっています。
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○ネット回線

ノートPCをネットにつなぐ回線が必要です。
実家は有線LANのため、いつも出張先にもっていく小型の無線LANルーターを使っています。

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LANケーブルと、電源をつなげば、無線LANが使えるようになり、iPhoneやiPadも当然つなげます。

1つあると便利です。
私のPCは有線LANケーブルをつなぐ端子がないため、重宝します。

移動中やスタバでは、au Wi-Fi、iPhone 5sのテザリング、Wi-Fiルーターなどを使います。

○データ共有

データ共有はDropboxでやっています。
自分のデータはもちろんお客様との共有をやっていますので、普段と変わらない仕事ができるのです。

○iPhone

iPhoneでスケジュール、メールなどを管理しておけば、どこでも連絡ができます。

○紙を使わない仕事をメインに

「紙の資料をみながら、入力する」という仕事は原則としてやっていません。
こういった仕事があると場所にとらわれてしまいます。
過去の資料やデータを見る際にも紙に頼っていると、外では仕事できません。

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スキャンしてデータ化しておくという工夫も必要です。

また、普段からプリントアウトもほとんどしませんので(書類の最終チェックくらいです)、外出先でも困りません。
いざとなれば実家のプリンターやセブンイレブンのネットプリントを使えます。

○タスク管理、スケジュール管理

とはいえ、前述のとおり、できないこともありますので、徹底したタスク管理、スケジュール管理が欠かせません。

日頃からテストしておく

旅、出張、帰省で、急に仕事をしようと思っても、なかなかできません。
もし、場所にとらわれない仕事をしたいなら、日頃からテスト、トレーニングしておく必要があります。

・ネット回線はどうするか
・画面の小さいPCで遜色のない仕事ができるか
・いつものマウスがなくても仕事できるか
・自分のPCはどのくらい電池がもつか
・データ共有はどうするか
・外でしかできない仕事が多くないか
などをテストしておくといいでしょう。





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【編集後記】
昨日の夜は、宮崎の会社の経理の方々と会食。
東京の講演で知り合ったのがきっかけです。
経理・総務担当者の方の視点や課題、そして楽しい話を聞くことができ、おいしい料理も楽しめました。
著書やブログも読んでいただいていてありがたいです。

そのメンバーに、高校の同級生がいたのはびっくりでした(^^)




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