レシートの整理は、すぐに・ペタッと・重ねて

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経費の証拠となる領収書・レシート。
重要なのですが、手間をかけても意味がありません。ささっと整理しましょう。
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レシートor領収書?

「領収書ください」とお店で頼むのは、時間の無駄です。
今のレシートは、内容がくわしく書かれていますので、領収書よりも証拠能力があります。
(税理士や経理担当者の考え方にもよりますが)

「お品代」という名目の領収書よりもよっぽどレシートの方が信用できるでしょう。

「内容を知られたくない」「こっそり経費にしたいから」という理由で、領収書をもらうケースもあるようですが、やはりそういったせこいことはやめて、堂々と経費にするべきです。

ただ、会社のルールとして領収書をもらうようにしている場合や、レシートに店名、内容がかかれていない場合は領収書をもらいましょう。

たとえば、こういったレシートは、どこで何を買ったのかわかりません。
こういった場合は領収書をもらう必要があるのです。
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また、振込をした場合は、振込履歴と請求書(請求内容がわかるもの、メールなど)が証拠となります。
クレジットカードで払った場合は、クレジットカード利用明細ではなく、レシート又は領収書をもらいましょう。
利用明細だと内容がわかりませんし、代金を受け取ったお店ではなく、カード会社が発行しているものだからです。

「その都度」が楽で効率的!クレジットカード払いの経理・家計簿 | EX-IT

何のためにレシートを保管するのか?

なぜ、レシート(領収書)を保管しなければいけないのでしょうか。
それは、経費の証拠にするためです。
法人も個人事業主も、レシートを保管しておく必要があります。
その期間は、税法では7年(特定の場合は9年。会社法では10年)です。
(実質的には、税務調査では過去3年を調べられます)

スキャンで保存することはできません。
できなくもないのですがコスト、手間から現実的ではありません。
3万円以上のものについては、スキャン保存が不可能で、3万円未満のものも、タイムスタンプというものが必要です。
これが結構高く、3万円を基準にスキャンするしないをわけるのも面倒です。

紙で保存せざるをえません。
ペーパーレスで紙を使わない私も、しぶしぶ紙で保管しています(^^;)
iPhoneのレシート認識アプリ(Zaim、ReceReco)は経理に使えるか | EX-IT

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すぐに!ぺたっと!重ねて!

レシートの保管は丁寧にやる必要はありません。
適当で大丈夫で、月ごとにわけているくらいでいいでしょう。

おすすめはすぐにやること。
レシートの山を見るだけで嫌になると思いますので、日々、又は月々で処理するのが一番楽です。

私は毎朝、
レシートを財布から取り出す

Excelに入力(一般的には会計ソフトへ入力)

領収書ファイルの該当月のシートへのりで貼り付け
という処理をやっています。

貼り付けたものは見返しません。

袋やクリアファイルに保管でもいいのですが、ぱらっと落ちたりするのが嫌ですし、かさばるのも難点です。

私は次のようにレシートを保管し、オススメしています。

レシートを取り出し、

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裏にのりをつけます。
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のりは、強力なテープのり、ドットライナーです。
ベタベタしないですし、しっかり貼り付けることができます。

by カエレバ

 

10数枚の白紙にパンチで穴を開け、ファイリングしたものが経費ファイルです。
1年で1つのファイルを使い、年の初めに作っています。

ファイルには、写真のように、横にした状態で貼り付けましょう。
重ならないように貼ると、かなりの枚数の紙が必要になります。

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少しずらして重ねて貼るくらいでかまいません。
月ごとに紙をわけ、「◯月のレシートはここにある」というのがわかる程度でいいのです。

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貼っていくとこのようになります。
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まとめ

自分で経理をする方は参考にしてください。
レシートの整理、データ入力は、ためるとかえってつらくなります。

自分でデータ入力をその都度(毎日、毎週、毎日)やるのは、法律上義務があるからではありません。
自分のお金の使い方を、再度チェックする貴重な機会でもあるのです。

「これは無駄だったなぁ」
「これは、いい使い方だった」
と日々反省することにより、お金の使い方がうまくなります。
私も日々反省してます(^^;;

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【編集後記】
昨日は野菜Day。
カフェで、朝食にアサイボウル、ランチにサラダボウル、夜は古来種野菜。
古来種野菜は、種、個性を大事に育てた野菜。昨日は、小松菜、かぼちゃ、ほうれん草、里芋を購入。
ほんとおいしいです(^o^) 根っこまで食べれる日本ほうれん草が特に。

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新宿伊勢丹地下で販売されています。「LOVE SEED」のラベルを目印に〜。
http://warmerwarmer.net/

【1日1新】
※詳細は→1日1つは新しいことを体験する「1日1新」

・千駄ヶ谷 Good Morning Cafeにはじめて朝行った
・伊勢丹の地下で、古来種野菜をはじめて購入
・マネーフォワード For Businessを登録・試してみた
・毛嫌いしていた著者の本を読んでみた→もう読まないかなw

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