会計ソフトでExcelデータをインポートする場合のエラーパターンと対処方法

Excelから会計データへのインポート(取込)ができると、楽で効率的です。
しかし、正しい形式でインポートしないとエラーがでてしまいます。
弥生会計を例にインポートエラーに対応する方法をまとめてみました。
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会計ソフトのルールをきっちり守る

各会計ソフトでは、インポートのルールが決められています。
これをちょっとでも守らないとエラーが出てしまいます。

例えば、弥生会計で、[取引日付]のルールは次のとおりです。
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これ以外の書式、平成25年7月1日、H25.7.1などではエラーが出てしまいます。
日付を数値で表した[41456]でも当然エラーとなります。
値のみ貼付をした場合に起こりがちなエラーです。

このルールは、ヘルプに載っていますので、ルールを守っているか、必須項目が空欄になっていないかきっちり確認しましょう。
会計ソフト側では、Excelからのインポートに詳しくない方も多いので(推奨していないのでしょうが)、自ら学ぶ必要があります。

エラーのパターン

インポートが出るパターンとしては、次のようなものがあります。

・必須項目が空欄

必須である項目(借方科目や貸方科目)が空欄の場合です。

・設定されていない科目がある

会計ソフト側で設定されていない科目があるとエラーが出ます。
弥生会計は、取込時に科目を作ったり、従来の科目に変換できます。

・会計期間外

取り込む対象の会計期間(例えば、平成25年4月1日から平成26年3月31日)でない日付のデータがあるとエラーが出ます。

・日付の形式エラー

日付の形式が正しくないとエラーができます。

・数値に「,」(カンマ)がついている

インポートする場合は、ExcelをCSV(カンマ区切りのデータ)やテキスト(カンマ区切り)などで保存します。
カンマで区切るため、数値が「10,000」という形式だと、その「,」で区切られてしまうのです。
この場合、エラーになります。

Excelでカンマを消しておきましょう。
Ctrl+Shift+^で消せます。

・1行目に項目名がある(ない)

会計ソフトによって、1行目に項目名(日付、借方科目など)が必要なものとそうでないものがあります。
十分注意しましょう。
JDLは特殊で、データの開始と終了、双方に特定の行が必要です。
めんどくさいので、マクロでくっつけています。

・ファイルを開きっぱなし

取り込もうとするファイルをExcelで開きっぱなしにしていると、「使用中」というエラーがでます。
必ず閉じましょう。
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・数式のコピーし忘れ

取り込もうとするデータをExcelで加工するときに数式で作ることがあります。
この数式が最後のデータまでコピーできてないと、エラーが出ます。
ダブルクリックコピーをするときに要注意です。

※上記のようなエラーを回避するために私はマクロを使っています。

どうしてもエラーが出るときの対処方法

会計ソフト側のエラーを読み、上記のようなことをチェックしてもエラーができるときは、取り込もうとするデータを1行だけ取り込んでみましょう。
それでもエラーがでるときは、根本からおかしいということになります。
うまく取り込めたデータを確認してみてください。

1行のみ取り込めれば、特定のデータがエラーになっているということのなので、当たりをつけやすくなります。

弥生会計のようにエクスポート、インポートの形式が同じタイプなら、エクスポートしたデータを加工して取り込んでみるのもいいでしょう。

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【編集後記】
昨日、銀座でランチミーティング。
オフィスから4Km弱なので、ランで(^_^;)
一応、タオルと着替え持参です。
入れる店が限られるのが難点ですけどね。