Excelで必要な機能は2割。新刊『フリーランスとひとり社長のための 経理をエクセルでトコトン楽にする本』

新刊『フリーランスとひとり社長のための 経理をエクセルでトコトン楽にする本』が発売されました。

フリーランス・ひとり社長が、どうやってExcelを使っていくかを書いた本です。

※自宅にて iPhone 7 Plus

 

使っているExcelの機能は、20年間そうそう変わっていない

 

Excelと出会ったのは、1997年の4月。

はじめての職場、総務省統計局です。

 

「早く帰りたい」という一心で、Excelスキルを独学で覚え、仕事のスピードを上げてきました。

幸い、Excel（と統計プログラム）をガンガン使う部署だったので、より効果的だったわけです。

 

当時覚えたのは、

・関数（IF、VLOOKUPなど）

・ピボットテーブル

・グラフ

・マクロ

など。

 

2000年に統計局を辞め、税理士の道に入り、税理士業務・経理業務でもそのExcelスキルを活かしてきました。

そのときも使っていたのは、

・関数（特にVLOOKUP）

・ピボットテーブル

・グラフ

・マクロ

 

もちろん、ほかのスキルも試し、身につけていますが、主力となるのはこれらのスキルです。

その間、Excelも2000→2002→2003→2007→2010→2013→2016と進化してきましたが、これらのスキルは変わらず使えます。

 

多くの技を使うよりも、使える技をとことん使って、磨いたほうが、仕事上は効果があるものです。

その「使える技」は、やはり

・関数（特にVLOOKUP）

・ピボットテーブル

・グラフ

・マクロ

 

 

私が2010年に出した『そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』も同じ考え方で書いています。

 

 

そして、このたび新刊『フリーランスとひとり社長のための 経理をエクセルでトコトン楽にする本』を書きました。

 

同じく経理をテーマにした本ですが、フリーランス・ひとり社長にしぼり、

・食べていくために必要な数字の管理

・数字の見方

・経理効率化のために必要な考え方

というものを書いています。

 

 

 

Excel新刊の60％以上を基礎スキルにした理由

 

『フリーランスとひとり社長のための 経理をエクセルでトコトン楽にする本』は、296ページです。

前述したスキル、関数・ピボットテーブル・グラフ・マクロはもちろん取り上げています。

その296ページのうち、60％以上は、基礎スキルです。

基礎スキルが大事

1章　フリーランスとひとり社長がエクセルをさわる前に読んでほしいこと

2章　1分でも仕事を早く終わらすためにマスターしておきたい基本操作

3章　効率的な作業を実現するデータを作るテクニック

そして、

4章　エクセルを使った経理業務の合理化のポイント

6章　エクセルのもう１つの使い道　マクロを使った省力化

も基礎的な考え方を書いています。

 

そのため、Excel本でありながら縦書きにしていただきました。

（その関係で、タイトル、文章内は「エクセル」という表現です。ブログでは「Excel」で統一しています）

 

独立後、セミナーやコンサルティングを提供していて感じるのは、やはり基礎的な考え方の差です。

Excelの技の種類ではありません。

関数を300個使えたり、Excelの機能を多く使っていたりしたほうが派手ですが、実際に使えるというと別の話です。

もちろん、私も使っていません。

（私の知らない便利な機能がもっとあるのかもしれませんが）

 

・データとして考える

・手書き時代の名残を捨てる

・見た目にこだわりすぎない

・操作スピードを磨く

・データをきれいに作る

・Excelのしくみ、くせを理解する

といったことが大事なのです。

 

その意味で、

「6章　エクセルのもう１つの使い道　マクロを使った省力化」

を入れました。

実は、編集者さんともさんざん議論したところで、私がどうしても入れたいと懇願して入れた章です。

マクロのほんのさわりですが、これを知っておくとExcelの見方がかわります。

 

経理とは

たとえば、7月のデータと8月のデータが別のファイルにあったら、前月のデータを確認するときに、別のファイルを開かなければいけません。

1年、12か月だったら12個のファイルです。

合計するのも大変でしょう。

これがシートに分かれていても同様です。

ましてや紙で数字を管理していたり、税理士に任せきりにしていては、いつまでたっても数字を理解できません。

できる限り1枚にシートにデータを集め、それを集計、分析できるようにしておくべきなのです。

 

もちろん、すべてをExcelでこなすわけではなく、請求書作成ソフト、会計ソフト、レジデータ、ネットバンクデータなどと組み合わせて使います。

その組み合わせのアイデアにつながるのが、「データ」という考え方なのです。

単に、紙の資料をExcelに清書するだけでは意味がなく、自分の資産としてデータを扱うためのツールとしてExcelをとらえています。

 

フリーランス・ひとり社長は、風が吹けば倒れる、風が吹かなくても倒れるもの。

数字を日々見て、今後のことを考えなければいけません。

私も数字を日々見ており役立てています。

その前提として、日々のお金の動きをデータにする必要があり、それも含めて「経理」なのです。

「経理」とは「経営管理」。

あくせくデータを記録するだけが経理ではありません。

 

「5章　集まったデータを分析して経営に役立てる」では、私がやっている「経理」を書きました。

・売上をグラフでざっくりかつ明確にとらえる

・売上の種類別（書く仕事、話す仕事など）にグラフをつくる

・目標と実績を比較する

・売上の獲得ルートを分析し、営業戦略を練る

・過去のデータの推移をみて、今後の方針をたてる

・Excelデータを会計ソフトに取り込む

・前期と比較する

・決算がどうなるか予測する

・これまでの資金繰り、これからの資金繰りをみる

・一喜一憂せずに中長期的な視点で数字を見る

などといったことを書いています。

 

 

『フリーランスとひとり社長のための 経理をエクセルでトコトン楽にする本』

 

目次はこのようなものです。
地味な話が多いのですが、ぜひじっくり読んでいただければと思います。

世の中、大事なのは地味な話であることが常だと思いますので。

 

 

1章　フリーランスとひとり社長がエクセルをさわる前に読んでほしいこと

1　エクセルは全機能の「2割使えれば」それで充分

2　自分だけが見る表に「外資系っぽい見た目」はいらない

3　エクセルを使うときには電卓とテンキーは使わない

4　関数やマクロよりもピボットテーブルを使いこなせ

5　「なるべく数値を自分で入力しない」しくみを作ろう

6　他のソフトを使ったほうが便利なときは素直にそっちを使う

7　操作スピードをアップをする最強の方法→「道具にこだわる」

8　エクセルの最大の敵は「テキトーに作られている表」

9　習得すべきエクセルのスキルとは？

 

2章　1分でも仕事を早く終わらすためにマスターしておきたい基本操作

1　マウス操作はスピードダウンの元凶

2　タッチタイピングを覚えると操作スピードはアップする

3　マウスの操作を劇的に減らす基本のキー操作

4　［ＯＫ］ボタンと［キャンセル］ボタンはクリック厳禁

5　「ショートカットキー」でマウス操作を劇的に減らす

6　コピーを極めれば作業の効率が格段にアップする

7　大量のデータを扱うときに役立つテクニック

8　「アクセスキー」でリボン選択をキーボードで行う

9　「開く」「閉じる」「保存」のスピードアップを図ろう

10　間違ったデータを入力しない／させないテクニック

11　マウスのほうが速く操作できる機能は素直にマウスで

 

3章　効率的な作業を実現するデータを作るテクニック

1　ブックとシートの使い方で作業の難易度は決まる

2　入力されたデータの量とエクセルファイルの関係

3　作業の無駄をできるだけ省くシートの使い方

4　日付書式の罠

5　日付を効率的に扱うテクニック

6　作業効率が数倍アップするデータの入力のしかた

7　入力済みのデータを整える便利なテクニック

8　きれいなデータを自動的に作るテーブルをマスターしよう

9　データ作成時に陥りやすいトラブルと解決策

 

4章　エクセルを使った経理業務の合理化のポイント

1　経理業務を面倒にしない方法とは

2　分けにくい事業のお金と家計を1枚のシートで管理する

3　売上データはなるべく手間をかけずに入力できる方法を考える

4　領収書・レシートのデータは1枚のシートにまとめよう

5　すべてのデータを1枚にまとめたシートは宝の山

 

5章　集まったデータを分析して経営に役立てる

1　グラフの7割は［Alt］＋［F１］で作る棒グラフで事足りる

2　3期比較の売上グラフを作る

3　分野ごとの売上割合の円グラフを作る

4　条件付き書式でコンパクトなグラフを作る

5　目標と実績の比較グラフを作る

6　関数を使わずに小計を求める

7　売上明細データを年月別・期別に集計する

8　売上明細データから売上の獲得ルートを把握する

9　分析のための会計データをエクセルに取り込む

10　前年対比の損益計算書を作る

11　損益の月次推移表を作る

12　決算予測・決算見込を作る

13　年別推移を見てみよう

14　資金繰り表、資金繰り予測表を作る

15　移動年計表を作る

 

6章　エクセルのもう１つの使い道　マクロを使った省力化

1　マクロの使いどころ

2　マクロを書く下準備

3　マクロファイルの保存方法、開き方

4　マクロを実行する4つの方法

5　ネット上のマクロを自分のファイルに流用する方法

 

 

 

 

 

 

 

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【編集後記】

昨日は、午後に離乳食教室へ参加、夜は、『ひとり税理士のIT仕事術』出版記念セミナー

＆懇親会を開催しました。
来週は名古屋、大阪で開催します。
本が、書店・Amazonに並ぶのはもうちょっとかかりそうですが。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

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離乳食教室

【昨日の娘日記】

離乳食教室へ参加。
テンションが高かったり、ぐずっていたり。
立ってだっこしながら聞いてました。
歯の話も。
6か月ごろに生えるそうで、楽しみです。