Excelでは「外資系っぽい見た目」も大事だけど「手間をかけず表を作ること」も大事

Excelの見た目も大事ですが、その表をどう作るかが大事ですし、仕事上は問題になっているはずです。

その表を誰が作るのか？

Excelで表の見た目は大事です。
自分でチェックするため、人に見せるため、見た目がいいにこしたことはありません。

こっちよりも、

こっちがいいはずです。

ただ、「その見た目を整える暇がない」というケースも多いではないでしょうか。

誰かやってくれる人がいれば別ですが、自分で表を作るのであれば、そこに時間をかけていては、そもそもいい資料はできません。

データ→表という流れが最も効率的

表を効率よく作るには、表を直接作ってはいけません。
「表を作る」というのは実は手間がかかることなのです。

たとえば、この表を作るなら、店舗別・商品別に金額を集計しなければいけません。
集計して、数字を入力して・・・という作業を繰り返す必要があります。
店舗、商品が増えるとその分だけ手間とミスの確率が増えるわけです。

Excelでは表を直接作りません。
では、何を作るかというと、データです。

こういったデータを準備しておけば、表を簡単に作れますし、データのまま使うこともできます。

データを選択して、Ctrl＋T（CtrlキーとTを同時に押す）でテーブルになり、

Alt→N→V→Enter（Alt、N、V、Enterを順番に1つずつ押す）でピボットテーブルができますので、

右側のボックスで、項目をマウスで動かし、組みあわせてみましょう。
あとは体裁を整えるだけです。
ピボットテーブルを選択し、リボンの[デザイン]から選ぶと、一括してデザインを変えることができます。

※テーブルにするのは必須ではありませんが、テーブルにしておくとメリットが多いので、この方法をオススメしています。

Excelでデータをどのように準備するか

データを準備しさえすれば、表を作ることはピボットテーブルで簡単にできます。
となると、どんなデータを、どのように準備するかが重要です。

どんなデータを準備するか

次のようなデータを準備しましょう。
・1つのシートに入れる
・同じ項目は同じ列に入れる
たとえばこういったデータはNGです。
売上という金額が別の列に入っています。

・データの途中に空白行を入れない
・集計したい項目を入れる

どのようにデータを準備するか

データを準備する方法には次のようなものがあります。

1　自分で入力する
2　誰かに入力してもらう
3　システムから持ってくる（CSVデータ、Excel、テキスト、コピー）

可能な限り、3の方法でデータを準備すべきです。
システムからダウンロードできるのが一番ですが、PC内で見えているデータはコピーしてExcelに貼り付ければそのまま使えることがあります。
世の中のシステムは、Excelへの連携が考えられているものとそうでないものがあるので、注意しましょう。

高額な売上管理システムでも、受注→納品→請求までできるのに、そのデータをExcelで活用できないものもあり、一方で、「Excelになればいいよね」というくらいに、使いにくいレイアウトでダウンロードせざるを得ないものもあります（会計ソフトはほとんどこれです）。

Excelの効率化において、私はこのデータの準備、3の方法に全力を注いでいます。
Excel活用ができるシステム、サービスを優先的に使うのはそのためです。
預金であれば、ネットバンクにすればこの流れを使えます。

表作成を効率化できてこそ、見た目を考える余力もうまれますので、データを持ってこれないか、流用できないかをとことん考えてみましょう。
（もちろん、ピボットテーブルも忘れずに）

サンプルはこちらです。
EX-ITサンプル　データ→ピボット

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【編集後記】

昨日の午後から福岡経由で長崎・五島に来ています。
2年ぶりの五島、楽しみです。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

五島カンパーナホテル
福岡経由で五島