IT効率化は割り切り次第

IT効率化には、割り切りも大事です。
国立国会図書館から学ぶこともあります。

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※国立国会図書館にて Pixel 3

 

国立国会図書館のIT

国立国会図書館(東京館)は、国内のすべての出版物を集め、保管する図書館です。
それだけの出版物を利用するために徹底したIT化が実現しています。

・入館には、登録が必要で、カードで出入り
・蔵書は貸出禁止、自分で探したり取り出すことはできず、端末で検索して申請。そのときにもカードをカードリーダーにかざす
・申請後、その本の準備ができたかどうかは、自分で端末を使って確認
・図書館内の端末だけではなく、自分のPCやスマホでも申請可能(申請は館内のみ)。検索システムも使いやすい。
※私の名前で検索してみたところ。
著書13冊、そして執筆した記事もすべて出てきます。
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・コピーもできるが自分でやるのではなく、端末で申請書をつくり、プリンターにカードをかざすとプリントアウトされ、その後コピーを依頼。依頼時にもカードを読み取る。
・ネットで検索して該当箇所のコピー、取り寄せも依頼できる
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などといったシステムが導入されているのです。

すべての方が例外なく、このシステムに沿って端末を操作している姿は、理想のIT社会でした。
通常だと、例外が多かったり、システムも利用できるという程度のことが多いものです。

もちろん、システムの使い方を教えてくださる方はいて、丁寧に教えてくれますが、例外なく導入し運用している点はすばらしいなと。
こういうシステムを使わない、使いたくないという方は利用しないでしょう。
この割り切り(と考えているかどうかわかりませんが)がすばらしいです。

IT効率化を実現するには、割り切りも欠かせません。
「国会図書館だからできる」と思われるかもしれませんが、個人でもこの意識は欠かせないものです。

独立後、ひとりで仕事をしているなら、自分の意識を変えれば内部の意思統一はできます。
抵抗勢力はいないわけですから。
あとは、外向けの割り切りだけです。

 

 

IT効率化ができている理由

 

私がIT効率化を実現しているのは、割り切りがあるからです。
あらゆる方に対応することを考えるとIT効率化はなしえないからです。

たとえば、手書きの資料をいただくとしたら、効率化はできません。
それを入力してデジタルにしなければいけないからです。
読めない字があったり、合計が間違っていたりしたら、そこで仕事は止まってしまいます。
ましてやデータ入力は苦手ですし。

その他
・電話を使わない(かけない、かかってこない)
・FAXを使わない
・紙を使わない
・現金を使わない
・チャットを使わない
といった割り切りがあるので、全体の効率化ができているわけです。
(チャット=いつでも対応というのはやっていません)

ただ、その中でも選択肢はつくっています。

・連絡は、メール、Facebook、Twtiiterでもいい(LINEは仕事に使わない主義)
・紙の資料をスキャン、カメラで撮って送っていただくのは問題なし
・支払方法は、カード決済と振込
・Skype、zoomを使うこともある
・メニューとしてメールで相談できるプランも準備
・WindowsでもMacでもiPhoneでもAndroidでも対応可能
・会計ソフトはどんなものでも対応可能(Excelデータにして使うので)
・メールだけではなくDropboxやGoogleドライブなどの共有も利用
といったものをやっているつもりです。
デジタルにあれば、OKということにしています。
(FAXはネットFAXもありますが、美しくないので……)

IT効率化に、ある程度の割り切り、徹底は必要です。

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IT効率化の割り切り

 

ただ、割り切りは、
・電話を使いたい、電話で申し込みたい
・FAXを使いたい、FAXで申し込みたい
・紙を使いたい、手書きでやりたい
・現金で払いたい
・チャットを常に使いたい
という仕事を失います。

仕事を失うということは、つまり売上を失うことになるわけです。

その失う売上の額にもよるでしょうし、そのときの財政状況にもよるでしょうが、割り切りがないと、真の効率化はなしえません。
中途半端になってしまいます。
ちょっとずつ割り切っていきましょう。

この割り切りは、利用側としても大事で、私は電話のみ・FAXのみの申込ならもうやりません。
現金のみの店も極力さけています。

IT効率化は、自分だけのためではありません。
自分だけが楽をするものではなく、お客様と自分の総量の効率化です。
ただ、双方の方向性が一致していなければ、それはなしえません。

自分がIT効率化を実現したいなら、IT効率化を実現したい方と仕事をする必要があります。
電話がはやい、FAXがはやい、現金がいいという方向性もあるのでしょうし(かつ大多数でしょう)。
どんな方向性でも効率化できるのがベストなのでしょうが、なかなかそうもいかないでしょう。

その意味でもIT効率化では、割り切りは欠かせないわけです。
ただし、そのフォローは徹底してやらなければいけません。
方向性が同じならフォローもやりやすいはずです。
そして、その割り切り=方向性を事前に示しておくこともやっておきましょう。
自分の方向性が定まってなければ合う・合わないもありませんので。

 

 




■編集後記

昨日は、家族3人で美容院へ。
娘も切ってもらいました。

 

■昨日の「1日1新」

田町の公園
田町 タリーズ
Switch フィットボクシング

 

■昨日の娘日記
朝は、友人羅王が来ていて、意識しつつも警戒。
帰るときは、「ばいばーい」と言ってましたが、帰った後は、「こわかったー」と。

美容院の後は、妻と別れて2人で田町へ。
途中で寝たのでタリーズで休憩し、眼科、公園、スーパーに寄って帰りました。
公園では、おもしろい遊び場があり、大喜びでした。
眼科は、目をかゆがるので、念のため。目薬を出してもらっただけです。