タスク管理は、「居酒屋」方式ではなく、「コース料理」方式

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タスク管理は、次から次へ追加するのではなく、朝、きっちり計画することをおすすめしています。

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※日光の宿にて Pixel 3

 

タスクが減らない、仕事が終わらない理由

 

いつまでたってもタスクが減らない

仕事が終わらない
仕事に追われて続けている

などといった状況は卒業しました。

 

独立当初、試行錯誤していたときは、やはりこういうことが多く、疲れていたこともあります。
こういったことが起こる理由の1つは、

タスクを次から次へ追加している

からではないでしょうか。

タスクをこなしていっても、追加して増やしていけば、減りません。
居酒屋(コース料理以外)で、飲み物や食べ物を次から次に追加していたら、いつまでも飲んだり食べたりできますし、テーブルの上にはいつまでも飲み物や食べ物があります。
それと同じで、追加していたら減らないわけです。

(体重も)

 

タスクの追加をやめなければタスクは減りません。

 

タスク管理のルール

 

私の現在のタスク管理のルールはこのようなものです。

1 計画

タスク管理のExcel(自家製。タスク管理セミナーまたは個別コンサルティングでのみ提供しています)で、朝計画します。
毎朝必ずやることです。
やることと見積時間を入れ、それらのタスクをすべて終わらせたら何時になるかも計算しています。

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今日は、セミナーを開催し、そのセミナーが終わるのが17時なので、終了時刻が17時になるようにしました。
もちろん、余裕をもって計画しています。

計画しないとこの終了時刻が20時、21時、ときには翌朝4時になるように考えてしまうものです。
1日にできることは意外と少ないということに気づかなければいけません。
今日だと、5時すぎに起きて(ちょっと遅れました)、13時からセミナー準備、開催なので、それまでの8時間が自分の時間です。
そこまでに、
・タスクの計画
・経理
・データ整理
・Evernote整理
・メルマガ
・ブログ(いまここ)
・保育園送り
・24日のセミナー準備
・税理士業(償却資産申告書チェック、提出)
・確定申告データ整理、RPA研究
・セミナー要望ページ改善
・ランチ
・プール(寒いけどなんとか)
といったことしかできないわけです。

タスクを減らしたいのはやまやまなのですが、「できることは限られている」ことを自分に刷り込むことは欠かせません。
タスクが減らない理由の1つは、タスクが多すぎることです。

 

2 実行

計画したタスクを日中は実行するだけです。

思いついたタスクはメモし、その日は実行しません。

Evernote→Excelの2Daysタスク管理の流れ。タスク管理は2日でやる。 | EX-IT

この「実行しない」というのが、「タスクを追加しない」ということになります。
もちろん、急な仕事はあるにはあるのですが、原則・ルールを決めているかどうかは大きな違いです。
独立後、邪魔な上司がいない中、最も気を付けなければいけないのは、自分。
自分が思いついて次から次へ行動していたら、タスクは減りません。

これはトレーニングが必要で、

・思いついたことをやらない
・今日やらなきゃいけないことを思いつかなくなる
までには、時間がかかります。

(私はかかりました)

見積時間を含めた計画の精度が肝なのです。
また、計画した以上、自分のキャパ以上に仕事をとらないことも欠かせません。

計画しないから、それ以上に仕事、タスクをこなそうとしてしまいがちです。

居酒屋でつい飲みすぎ、食べすぎてしまうかのように。

 

居酒屋方式ではなく、コース料理方式

 

以上の考え方だと、タスク管理は、居酒屋方式ではなく、コース料理方式でやることになります。

 

あらかじめメニューが決まっているがごとく、タスクを計画し、それを少しずつかつ確実にこなしていくわけです。
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余裕をもってゆっくり楽しむコース料理のように、ゆっくり楽しみ、トラブルや急な案件に対応できるような、余裕もあります。

自分のタスク管理の場合、何を出すか=何をやるかを決めるのも自分です。
・自分のおなかの具合=自分のキャパシティ
・食べたいもの=やりたいタスク
・苦手な食材を入れない=苦手なタスクを入れない
を考えて計画できます。

(苦手なタスクを入れないというのは、仕事の入り口から考えなければいけません。)

朝、タスクをきっちり計画するのは、おすすめです。
タスクを追加しないということと合わせて、やってみましょう。

 



■編集後記

昨日は、こもって執筆。
だいぶ進みました。

 

■昨日の「1日1新」

家族で手巻き寿司

■昨日の娘日記

昨日の夕食は、手巻き寿司。
しらすやツナ・コーンの手巻きずしをぱくぱく食べていて、予想通り、娘は大喜びでした。

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