Excelでファイルを作る際に、顧客のマスターデータがあると非常に便利です。
マスターとは
この場合の［マスター］とは、次のような意味になります。
・多く複合語の形で用い、元になるもの、基本となるもの、の意を表す。「―テープ」
・コンピューターなどで、基本または中心となる装置。主装置
（デジタル大辞泉より）
システムではよくみかける用語です。
これをExcel上でも作ります。
顧客や商品をリストにするのです。
マスターデータを作る
マスターデータを作るときの注意点は次の3つです。
(1)1枚のシートに
Excelファイルの1枚のシートに作ります。
情報が分散していては×です。
(2)最新データにする
常に最新データにします。
1枚のシートにまとめていれば、そのシートさえ変更すればいいので楽です。
(3)Vlookup関数でExcelファイル同士の連携
Excelファイル間の連携はVLOOKUP関数で行います。
VLOOKUP関数は明日から数記事にわたって特集する予定です。
私はExcelファイル間の連携（数式で別のファイルを参照する）をおすすめしていません。
処理や管理が複雑になるからです。
唯一例外なのは、このマスターを使った連携です。
マスターがあれば、そのデータを使って、請求書、領収書、宛名、送付状などを作ることができます。
マスターがあると
マスターがあると次のようなメリットがあります。
情報を整理できる
マスターを作っておくと、情報を1つに集約し、整理できます。
しかもデジタルデータです。
紙のファイルをひっくり返して探す必要もありません。
Excelなら、フィルターや検索で必要な情報を抽出することも簡単です。
マスター自体を分析することもできるでしょう。
例えば、紹介、HPなどどういった経緯でご契約いただいたかの分析、来店回数などで分析できます。
一から仕事しなくていい
一から住所や名称を入力しなくてもよくなります。
毎回、手作業で直していると大変です。
タスク管理にも使える
マスターをタスク管理にも使いことができます。
税理士業務で言えば、決算月というデータで大まかな業務量を確認できます。
また、所得税の確定申告時のチェックリストにも使っています。
通常のシステムだと、当然のように「顧客マスター」、「商品マスター」などがあります。
これをExcel上でも作ってみましょう。
【編集後記】
昨日はチームのみんなと大井埠頭でバイク練習。40kmを走りました。
みんなと比較するとまだまだ遅いです･･････。