Excelで作るマスターデータのすすめ

Excelでファイルを作る際に、顧客のマスターデータがあると非常に便利です。
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マスターとは

この場合の[マスター]とは、次のような意味になります。

・多く複合語の形で用い、元になるもの、基本となるもの、の意を表す。「―テープ」
・コンピューターなどで、基本または中心となる装置。主装置
(デジタル大辞泉より)

システムではよくみかける用語です。
これをExcel上でも作ります。

顧客や商品をリストにするのです。
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マスターデータを作る

マスターデータを作るときの注意点は次の3つです。

 

(1)1枚のシートに

Excelファイルの1枚のシートに作ります。
情報が分散していては×です。

(2)最新データにする

常に最新データにします。
1枚のシートにまとめていれば、そのシートさえ変更すればいいので楽です。

(3)Vlookup関数でExcelファイル同士の連携

Excelファイル間の連携はVLOOKUP関数で行います。
VLOOKUP関数は明日から数記事にわたって特集する予定です。

私はExcelファイル間の連携(数式で別のファイルを参照する)をおすすめしていません。
処理や管理が複雑になるからです。
唯一例外なのは、このマスターを使った連携です。

マスターがあれば、そのデータを使って、請求書、領収書、宛名、送付状などを作ることができます。
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マスターがあると

マスターがあると次のようなメリットがあります。

情報を整理できる

マスターを作っておくと、情報を1つに集約し、整理できます。
しかもデジタルデータです。
紙のファイルをひっくり返して探す必要もありません。
Excelなら、フィルターや検索で必要な情報を抽出することも簡単です。

マスター自体を分析することもできるでしょう。

例えば、紹介、HPなどどういった経緯でご契約いただいたかの分析、来店回数などで分析できます。

 

一から仕事しなくていい

一から住所や名称を入力しなくてもよくなります。
毎回、手作業で直していると大変です。

 

タスク管理にも使える

マスターをタスク管理にも使いことができます。
税理士業務で言えば、決算月というデータで大まかな業務量を確認できます。
また、所得税の確定申告時のチェックリストにも使っています。

 

通常のシステムだと、当然のように「顧客マスター」、「商品マスター」などがあります。
これをExcel上でも作ってみましょう。

 





【編集後記】
昨日はチームのみんなと大井埠頭でバイク練習。40kmを走りました。
みんなと比較するとまだまだ遅いです・・・・・・。