Excelでファイルを作る際に、顧客のマスターデータがあると非常に便利です。
マスターとは
この場合の[マスター]とは、次のような意味になります。
・多く複合語の形で用い、元になるもの、基本となるもの、の意を表す。「―テープ」
・コンピューターなどで、基本または中心となる装置。主装置
(デジタル大辞泉より)
システムではよくみかける用語です。
これをExcel上でも作ります。
顧客や商品をリストにするのです。
マスターデータを作る
マスターデータを作るときの注意点は次の3つです。
(1)1枚のシートに
Excelファイルの1枚のシートに作ります。
情報が分散していては×です。
(2)最新データにする
常に最新データにします。
1枚のシートにまとめていれば、そのシートさえ変更すればいいので楽です。
(3)Vlookup関数でExcelファイル同士の連携
Excelファイル間の連携はVLOOKUP関数で行います。
VLOOKUP関数は明日から数記事にわたって特集する予定です。
私はExcelファイル間の連携(数式で別のファイルを参照する)をおすすめしていません。
処理や管理が複雑になるからです。
唯一例外なのは、このマスターを使った連携です。
マスターがあれば、そのデータを使って、請求書、領収書、宛名、送付状などを作ることができます。
マスターがあると
マスターがあると次のようなメリットがあります。
情報を整理できる
マスターを作っておくと、情報を1つに集約し、整理できます。
しかもデジタルデータです。
紙のファイルをひっくり返して探す必要もありません。
Excelなら、フィルターや検索で必要な情報を抽出することも簡単です。
マスター自体を分析することもできるでしょう。
例えば、紹介、HPなどどういった経緯でご契約いただいたかの分析、来店回数などで分析できます。
一から仕事しなくていい
一から住所や名称を入力しなくてもよくなります。
毎回、手作業で直していると大変です。
タスク管理にも使える
マスターをタスク管理にも使いことができます。
税理士業務で言えば、決算月というデータで大まかな業務量を確認できます。
また、所得税の確定申告時のチェックリストにも使っています。
通常のシステムだと、当然のように「顧客マスター」、「商品マスター」などがあります。
これをExcel上でも作ってみましょう。
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