タスクを減らす工夫も重要

やるべきこと、やりたいことをリストにするのは重要です。
ただ、やむくもに追加していてはいつまでたってもタスクリストは整理できません。
増え続けるタスクに対応するためにも、あえてタスクを減らす工夫が必要だと思うのです。
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タスクは増えるもの

やりたいこと、やるべきこと、つまりタスクは日々増えていきます。

水道の蛇口をあけたまま、コップに水をそそいでいると、いつかはあふれだしてしまいます。
同じように、タスクもあふれてしまい、本当にやりたいことができなくなるでしょう。

タスクを減らす

そこで、コップの水を減らす、又は水道の蛇口を閉じる、ということが必要になります。

タスクも日々減らすことを考えていけなければ、決して減りません。
毎日膨大な数にタスクリストをこなしていても、ちっとも成果につながらないことになりがちです。
(これは私にも言えることで、もっと工夫が必要です(^_^;))

タスクを減らす工夫

タスクを減らすために次のようなことを考えています。

1 本当に必要かを考える

これまでの習慣でやってきたことが本当に必要かを定期的にチェックします。
・前任者がやっていた
・独立前に働いていたところでやっていた
・前の会社でやっていた
・当然やるべきものと思っていた
・業界では常識のことをやっていた
など、なんとなく続けていることは多いです。

ときには、試しにやめてみることも必要でしょう。

2 お金で解決する

・外注する
・スタッフを採用する
・ソフトを買う
・専門家にアドバイスを受ける
などにより、お金を払って解決できることも多いです。
時間と天秤にかけて、積極的に活用すべきでしょう。
(税理士も(笑))

3 しくみをつくる

たとえば、紙の資料を手入力していた仕事があるとします。
この場合、
・プリントアウトする
・入力する
・すべての数値をチェックする
といったタスクが必要です。

データを加工して自動的にExcelで資料作成すると、
・マクロを実行又はコピーして貼り付ける
・必要な箇所(合計など)だけチェックする

というタスクで済みます。
タスクの数も減りますし、1つのタスクにするかかる時間も減らすことができます。
工夫次第で大幅にタスク量を減らすこともできるでしょう。





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【編集後記】
先日、北オホーツク100kmマラソンにエントリーしました。
8月に北海道で開催されます。
トライアスロンチームのみんなと行くので余計に楽しみです。
トレーニングもしっかりやっていきます。