資料送付方法の変遷 (郵便→FAX→メール→共有)

資料を送付する方法は、大きく分けると4つあります。
それぞれよい点、悪い点がありますが、現在は<共有>をメインに使っています。

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4つの送付方法の比較

1 郵送

郵送が最も初期の方法で,今でも使われています。宅急便もこれに準じたものです。

資料をプリントアウト

折り曲げる(折り曲げない場合もあり)、封筒を準備して、して、のり付けして、

封筒を準備(宛名・差出人)

資料を入れる

重さに応じて切手を貼る

投函又は回収してもらう

やはり手間がかかりますし、なんと言っても日数がかかってしまうのが難点でしょう。
速達という手もありますが、コストがかかってしまいます。

記事でご紹介したように、インターネットを利用するサービスもあります。

海外からでも郵送手続きができる≪Webゆうびん≫ | EX-IT

2 FAX

次に出てきたのがFAXです。
同じく資料をプリントアウト

Faxにセット

宛先指定、送信

郵送よりは手軽で、ほぼリアルタイムに送ることができます。
ただ、こちら側もプリントアウトする必要があり、送信先には紙で届いてしまいます。
今はインターネットを利用したサービスもあります。
一時期、私も使っていました。
資料をプリントアウトすることなく送受信できます。

3 メール

メールは、資料を添付して送ることができ、リアルタイムに届きます。
プリントアウトの必要はもちろんありません。
添付し忘れに注意すれば、こんなに便利なものはないでしょう。

紙の資料も、スキャン又は写真で撮って送れば、問題ありません。

ただし、資料を何度かやりとりする際には、やや面倒なことになりがちです。

資料(ファイル)をAからBへ送るとします。
Bがそのファイルを編集して、Aへ送り返した場合、Aはそのファイルをきちんと保存しなくてはいけません。
保存し忘れたり、その後、Bがファイルを再度編集してしまったりすると、どれが本物のファイルか分からなくなります。

結構これがストレスになるときがあります。

4 データの共有

データをインターネットで共有すると、Aが編集した結果は、Bが見るファイルにも反映されます。
(AとBが同時に編集することはできないのですが、<同時に>編集することはあまりありません。)

メールのやりとりと比べるとぐっと楽になるでしょう。

データ共有には、2GBまで無料で使えるDropboxを使っています。

・Dropboxの具体的な使い方その1 複数のPCでの「同期」とは | EX-IT

運用方法

当事務所では、おおむね
郵送 5%
FAX 0%
メール 20%
データ共有 75%
くらいの割合で使っています。

Excelファイルのように加工するものは、Dropboxで共有しています。
通常はお客様が使い、私がときどきメンテナンスするケースも多いです。

さらっと見ていただくような資料はメールで送ります。

郵送は請求書くらいです。
請求書もメールで送ることもできますが、郵送で統一しています。
このお客様は郵送、このお客様はメール、とわけるのは好ましくないからです。
その分、請求書作成にマクロを使用したり、差出人(当事務所)が印刷された窓付き封筒を使ったりして工夫しています。

セキュリティ

「データ共有はセキュリティ的にどうなのか?」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。
私はメールの方が危険性は高いと思っています。
また、郵送でもFAXでも、100%安全というわけではありません。

どの方法を使うにしても、セキュリティへの対処は必要となります。
FAXを使い始めたとき、「FAXはセキュリティが心配」、メールを使い始めたとき、「メールはセキュリティが心配」と言われてきましたが、次第に普通に使うようになりました。

ひょっとすろと、「郵送はセキュリティが心配だから、直接持って行く」と言っていた時代もあったかもしれませんね(^_^;)

税理士としては、税務署や役所がメール対応してくれると非常にありがたいです。
e-TaxやeLtaxで効率化がずいぶん進んできましたけどね。





【編集後記】

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ホノルルからさきほど帰国しました。
フライト時間は8時間超です。
みっちりタスクをこなすことができました(^_^)