年に1回だけやるタスクも意外と多いです。
「年1回だから」と思って甘く見ていると、予想以上に手間がかかってしまいます。
年1タスクもタスク管理の対象となりますが、少しだけ方法を変えています。

 

年1タスクは要注意

年1回だけやるタスクは要注意です。
1年に1回だけだからと、なんの戦略もなしでとりかかると、思った以上に時間がかかります。
何よりも「1年前だから忘れている」ことも多いでしょう。

税理士の業務でも、決算、税務申告、年末調整など年1回のタスクは多く、それぞれがそれなりのボリュームです。
年1タスクこそ、しっかりとタスク管理すべきものだと考えています。

 

 

年1タスクをタスク管理に入れてない理由

私はタスク管理ソフト（Excelで自作）に、やると決めたタスクを必ず入れるようにしています。

他の多くのタスク管理ソフトと同様に、繰り返しやるタスクは、自動的に繰り返されるように設定できます。
設定できるのは、毎日やるタスク、毎週やるタスク、毎月やるタスクです。

Facebookグループ（過去に開催したタスク管理塾への参加者限定）で、昨日、「年1タスクの設定」について話題にあがっていました。
よくよく考えると、私が作ったタスク管理ソフトには［毎年やるタスク］を自動的に繰り返す設定自体がありません。

その理由は次の3つです。
1　タスク管理は基本的に3か月後くらいまでにやることを視野に入れている
2　1年たつと仕事のやり方、スキルも上がっている（はず）ので、やるタスクも変わってくる
3　1年後の仕事が100％確定しているわけではない

最も大きな理由は、1ですね。
おおまかな年間計画はたてていますが、そんなに先のことまでは考えていません。
今だと、せいぜい12月の業務くらいまでを視野に入れているくらいです。

 

 

タスクリスト・マニュアル・チェックリスト

では、年1タスクへの対策はどうしているかというと、次の3つのものを使っています。

1　タスクリスト

やるべきタスクのリストを一覧にしています。
税理士だと複数の会社の決算を行いますのが、お客様ごとにやるべきことは異なります。
基本のリストを作っておいて、そのお客様でやるべきタスクとお客様名を組み合わせて、随時タスク管理ソフトへの追加しています。

 

2　マニュアル

自分のためのマニュアルを作るようにしています。
マニュアルといっても、やっていることを逐一記録し、編集しているだけです。
これで1年前のことを思い出せます。

 

3　チェックリスト

タスクの完了をチェックするリストも併用しています。

年1タスクに限らず上記の3つは使っているのですが、うまくこの3つを融合したしくみが作れないか考え中です。

タスク管理塾のFacebookグループでは、いろんなことが話題にあがったり、私から情報提供を行ったりしています。
セミナーのフォローも兼ねています。
次回は10/4の開催です。→10/4（木）タスク管理塾 残席4名

 

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【編集後記】

8月の同窓会がきっかけで、こっち（東京）でも集まることになりました。
同窓会参加者プラスFacebookなどで連絡がとれたメンバーが集まります。
久しぶりに会える友人も多いので楽しみです(^^)