Excelでフォーマットを作るときは紙の時代を忘れよう

Excelでフォーマットを作るときには、紙の時代と切り離して柔軟に考えることをおすすめします。
スクリーンショット 2012 09 14 9 15 07

紙のフォーマットにとらわれない

以前は紙でやっていた仕事を、Excelでやろうとするときには紙の時代を切り離さなければいけません。
たとえば、紙の現金出納帳はこんな感じでした。
スクリーンショット 2012 09 14 8 47 32

これを忠実にExcelで表現することはできます。
ただ、Excelならではの機能、紙にはない特色を活かすには、考え方を切り替えなければいけません。
スクリーンショット 2012 09 14 9 16 14

Excelでフォーマットを作るときに確認すべきこと

Excelは手書きを清書するためのものではありません。
改めて定義するならば、[データ]です。
[データ]は加工できます。
手書きの紙の資料は加工できません。
加工できれば、集計したり、再利用することができます。

データは加工できますので、柔軟なフォーマットにできます。

紙の時代と切り離して考えるために、次のようなことを確認してみましょう。
・ヘッダー、フッターは必要か?
・色は必要か?
・プリントアウトは必要か?
・データとして加工できるか?
・無駄な空白がないか?
・無駄なセルの結合はないか?
・入力が楽になるしくみか?
・入力エラーを減らす工夫があるか?

Excelの現金出納帳

たとえば、現金出納帳ならば、Excelでは次のように作ります。

ヘッダー(タイトル「現金出納帳」)は特に必要ありませんし、プリントアウトしないのであれば罫線もいりません。
入力順も自由にできます。

スクリーンショット 2012 09 14 9 15 07


■スポンサードリンク
------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

■スポンサードリンク


自動的にフォーマットを整えてくれる[テーブル]機能を使っています。
簡単!きれい!ミスが減る! 何かと便利なExcelの[テーブル] » EX-IT

シートやファイルを分ける必要もありませんので、1枚のシートで入力していきます。
こうすると月の繰越の際にも便利です。

さらに、右側に数式で別のフォーマットを作ります。
この部分は、会計ソフトへ取り込むためのものです。
スクリーンショット 2012 09 14 9 16 00

その他
・入力内容から勘定科目を自動的に追加
・勘定科目から消費税区分(課税かそうでないかなど)を追加
・曜日を自動的に表示
・一度入力した「支払先」「摘要」を表示
などといった特色があります。

紙の時代にはなかったものです。
自由に作ってみましょう。

今や紙の時代を知らない世代もいるんでしょうね(^_^;)





■スポンサードリンク
【編集後記】

iPhone5が発表されました。
aUの16GBブラックを買う予定です。
当面のミッションはきっちり予約をすることと買い替えるまでiPhone4Sを割らないようにすることですね(^_^;)




■スポンサードリンク


■ブログEX-ITの購読 →feedlyを使って無料で読む
→Twtterで読む
Facebookで読む

1日1新 Instagram
井ノ上陽一のVALU
■著書
ひとり税理士のIT仕事術―ITに強くなれば、ひとり税理士の真価を発揮できる!!
フリーランスとひとり社長のための 経理をエクセルでトコトン楽にする本
新版 ひとり社長の経理の基本
毎日定時で帰っても給料が上がる時間のつかい方をお金のプロに聞いてみた!
『ひとり税理士の仕事術』
『フリーランスのための一生仕事に困らない本』
『社長!「経理」がわからないと、あなたの会社潰れますよ』
『そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』
■スポンサードリンク