勘定科目設定のポイント

昨日,とあるクライアントで会計ソフトの設定を行いました。
会計ソフトを設定する際のポイントの1つは,
どういう勘定科目を使うか?
ということです。

勘定科目とは?
決算書(貸借対照表や損益計算書)で取引の内容を示す科目です。
例えば,経費なら,
タクシー代,電車代,バス代などは,「交通費(旅費交通費)」
水道代,ガス代,電気代などは,「水道光熱費」
になります。
勘定科目の設定基準
この勘定科目について,よく誤解があるのは,
『法律で決められている,又は税務署でこうしなければいけないという基準がある』
という考え方です。
ある程度のセオリーはありますが,
会社や個人事業主で,好きなように決めることができます。
日々の経理や経営管理上は,細かい勘定科目で処理をし,
外部(税務署,金融機関等)には,それらの勘定科目をまとめることも可能です。
前述の例だと,
通常の経理では,
タクシー代
電車代
バス代
とそれぞれの勘定科目で処理し,
決算書にはまとめて,「交通費」と表示します。
勘定科目設定のポイント
実際にどういった勘定科目を使うか?については,次の3つのポイントがあります。
1 経営上,増減をチェックしたい科目は独立させる
例えば,
交通費という勘定科目は,
前述のもののほか,通勤定期代も含まれます。
通勤定期代と営業上の交通費を分けてチェックしたい場合,
「通勤交通費」,「営業交通費」と独立した科目にすることがあります。
2 関連する項目をまとめる
例えば,
会社で車を持っている場合,
車にかかる経費は,
保険料,税金,ガソリン代,駐車場代,リース料と
複数の項目,つまり勘定科目に分かれます。
車関係にどのくらいかかっているかという視点で見るならば,
まとめて「車両費」という勘定科目で処理をすることもあります。
同じような考え方で,
私自身は,会計,税務関係のシステムや費用については,
独立した1つの勘定科目にまとめています。
3 基準を決めたら,毎回同じ基準で処理する
決算書の数字は前年や推移で比較することが重要です。
先月は,この科目,今月は,この科目というように基準が変わってしまっては,
正しい比較ができません。
そのため,毎回,同じ基準で処理をすることが必要となります。
もちろん,変更の必要がある場合は,それ以降の処理方法を変えざるをえません。
その場合の比較は,Excel等を利用して,行うことになります。
(比較の対象となる前年の数値は変えられないため)
その他の方法
勘定科目自体を変更する方法のほか,
同じく会計ソフトの補助科目やExcelでの集計を使うことができます。
特にExcelを使うと,支払先や,細かい内容での集計,比較が可能です。
実際には,
上記の勘定科目の設定とこれらの方法を使い分けています。
数字を見るのは,経営者です。
勘定科目の設定は
税理士事務所主導ではなく,
経営者自身が分かりやすい項目にすべきです。
ただし,不明な項目を何でも「雑費」にするのはおすすめしません。
会計ソフトに入力することが目的ではなく,
入力の結果,完成した数字を見て,意志決定を行うのが目的だからです。
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