・税金・会計関係の書類の保存

税金,会計関係の書類は,多岐にわたり,なおかつ,保存の必要があります。
今日は,税金・会計関係の書類の整理についての話です。
領収書・請求書はスキャン保存できるのか
まず,書類として思い浮かぶのが,領収書,請求書関係です。
税法では7年間保存する義務があります。
枚数も多く,保管コストもかかってしまうものです。
これらの領収書,請求書をスキャンして,現物を捨ててもいいか?
というと,法律的には,スキャン保存が認められています。
しかし,その要件は非常に厳しく,現実的にはスキャン保存は難しいものとなっています。
スキャンの精度の高さが求められるのは当然として,
スキャンしたものを改ざんしないような仕組みが必要となります。
さらに受領後にタイムスタンプ(いつスキャンしたか)とシステムで記録しなければいけないといった要件もあります。
以前,メーカーに問い合わせたところ,かなりの金額の投資が必要とのことでした・・・。
領収書,請求書等は,実質的には現物保存となります。
帳簿(会計ソフトのデータ)の保存
税法では同時に帳簿(会計ソフトに入力したものでも可)の保存が求められています。
いわゆる「元帳」というものです。
こちらも電子データでの保存が認められています。(事前の届出が必要)
会計ソフトが対応していれば,比較的容易です。
ほとんどの場合,紙での保存となります。
以前は,過去の取引を参照する際に,この「元帳」を使っていました,今は会計ソフトで過去の取引を参照することが多いです。
私も過去のデータについては,出力した元帳ではなく,会計データを参照します。
必要な部分のみプリントアウトや,Excelなどで加工しています。
実質的に「元帳」は,税務調査時に税務調査官が使用するものという意味合いが強く,
電子データで保存していても,税務調査時には紙で出力しなければいけないケースがあるのも現実です。
なお,顧問税理士が変更となる場合は,会計データの引き渡しが行われることは少なく,この元帳により,過去の取引や残高の内訳などを把握することとなります。
決算書,確定申告書の保存
決算書や確定申告書は,紙で保存していることがほどんどです。
紙で税務署に提出した場合,その申告書に税務署の受領印が押されています。
正式な控としては,その受領印が押されたものしか認められません。
そのため,必ず紙での保存が必要とされるという事情があります。
税理士事務所側も同様に受領印のある控を保管していることが多いです。
インターネットで税務署に提出した場合,いわゆるe-Taxの場合は,提出を受け付けた旨の通知(インターネット経由でシステムから取得)とともに保存します。
当事務所の場合,e-Taxで申告していますが,紙で出力した控もお渡しするようにしており,ご要望がある場合は,PDFデータも提供しています。
事務所控はPDFのみです。
捨ててもよいか判断がつかない書類の保存
税理士と契約している場合でも,税務署からの書類関係は会社側に郵送で届きます。
e-Taxでの提出の場合は,一部の書類は送付されなくなりますが,それでも不要なものは多いです。
これらの不要な書類は捨ててもよいかどうかの判断がつかないものもありますので,結構,整理の妨げとなっています。
捨てても良さそうだけど,念のために保存しているものは意外と多いと思います。
クライアント先へ訪問した際に,それらの書類を見せていただき,不要なものは捨て,必要なものは保管しておいてもらうようにしています。
クライアント側で保存しておいていただくものはほとんどないのが現状です。
税務署以外から来る書類(金融機関,その他役所など)を含めて,まとめて処理しています。
紙の書類は整理しないとあっという間に増えていきます。
整理というより,取捨選択して捨てることが重要となります。
そういえば,整理整頓は,整理(無駄なものを捨てる)と整頓(正しい場所に置く)といいますね。
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【編集後記】
今日は,午前,午後,夜と3件打ち合わせを入れていました。
3件目は事務所で打ち合わせなので,先ほど帰ってきたところです。
2件目の打ち合わせの場所である表参道で仕入れたベーグルをかじっています。




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