・データを共有できるDropboxとは?

2010年10月10日

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データをＷｅｂ上に保存できるDropbox。
質問を受けることが多い、このツールについて、その魅力をまとめてみました。

無料で2GB
無料で2GBまでのデータを入れることができます。
写真・動画を入れなければ、2GBは、十分なデータ量です。
使用するには
使用するには、こちらのサイトで登録が必要です。
https://www.dropbox.com/referrals/NTI5NzkxNzk5
※こちらのリンクから登録すると、登録者、私の双方にボーナスで250MBの容量が増えます。
メールアドレス、パスワードを登録後、ソフトをPC上にダウンロード、インストールします。
インストールすると、マイドキュメントのようにフォルダが作成されますので、そのフォルダにデータを入れるます。
すると同じデータがWeb上にも保存できます。
PCとWebで同じデータを共有し、PC上で変更や追加、削除をすると、Web上のデータも同様に変更、追加、削除されます。これを同期といいます。
同期
この同期をうまく利用すると、非常に便利です。
別のPC（「PC2」とします。）でDropboxのサイトにログインします。このときのログインは、最初に使用したメールアドレスとパスワードです。
最初のPC（「PC1」とします。）と同様に、Dropboxのソフトをダウンロード、インストールします。
すると、PC2のデータが、PC1及びWebのデータと同期し、結果、PC１とPC2のDropboxフォルダ、Webが同じデータとなります。
Web上のDropbox（青）を介して、PC1とPC2のデータを共有します。
Web上にデータがあるようなイメージですが、そうではありません。
黄色い○がデータで、このデータ量が1GBだとすると、Web、PC1、PC2それぞれに1GBの容量を使うことになります。
インターネットにつないでなくても、PC1、PC2で黄色い○のデータを見ることができます。
次にインターネットにつないだときに、データが同期されます。

便利なのは、PC1がもし壊れた場合でも、新しいPC3を買ってくれば、すぐに黄色い○のデータを共有することができることです。
万が一のバックアップの用途にも使うことができます。
基本的には、自宅と会社、デスクトップPCとノートPCといった使い方になるでしょう。
友人・知人とデータを共有できる
自分のPC同士ではなく、友人・知人のPCともデータを共有できます。
その場合は、共有するフォルダを作成し、そのフォルダだけ共有できますので、すべてを共有しなくても大丈夫です。

同時にファイルを開くことができるか？
例えば、PC１とPC2で同時にファイルを開くことは可能です。
その場合、同じデータがコピーされて、2つになってしまいます。
運用上は、同じデータを同時に開かないようにする、又は編集しないという工夫が必要です。
履歴が保存されている
Web上のDropboxには、30日以内に変更した履歴が残っています。
30日以内であれば、過去のデータに戻すことができるのです。
共有のスピード
PC１で変更すると、どのくらいの時間でPC2に反映されるかというと、そのスピードはかなり速いです。
データ量にもよりますが、ほぼ一瞬で同期します。
セキュリティ
Web上にデータを置くと、セキュリティはどうなのか？とう問題があります。
当然、100％安全というわけではありません。これはファイルをメールで送る場合も同様のリスクです。
Faxも送り先を間違えれば危険ですしね。
そのリスクを個々で判断して運用すべきでしょう。
このDropboxはiPhoneやiPadでも使うことができます。これについては次回以降に。
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