・徹底してペーパーレス化する7つのポイント

独立時に買ったもので、役に立っているものの1つにスキャナー、Scansnapがあります。
これがあったおかげで、生産性はアップし、紙や書類に関するストレスは激減しました。

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【今日のテーマ】

徹底してペーパーレス化する7つのポイント

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ペーパーレス化
スキャナーがあると、なぜ生産性がアップするかというと、紙をなくすことができるからです。
いわゆるペーパーレス化です。
当事務所は紙の書類はほどんどなく、下の画像の中央上あたりの書類立てに入れています。
ファイルは、事務所と会社の領収書、請求書です。
これらは原本で保存する必要があります。
(注)スキャン保存が認める法律がありますが、要件が非常に厳しく、現実的には難しいです。
その他の紙の書類は、一時的にクライアントから預かる資料、契約書類のみです。
紙は、基本的にスキャンして、PCファイルとして保管しています。
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徹底してペーパーレス化する7つのポイント
私はこの3年半やってきたペーパーレスのポイントは次の7つです。
1 紙の置き場所を制限する
当事務所では、共通のキャビネット(かなり小さいです。)、ファイル立て(画像のもの)、一時的にお預かりする書類置き場に紙の置き場所を制限しています。
デスクには引き出しもありません。
決して、デスクに積み上げません。
積み上げてしまうと、つい、そこに紙を置き続けてしまうからです。
紙を探す手間やストレスを避けるためにも、ペーパーレス化を徹底しています。
2 スキャンするものを選別する
ペーパーレス化で、どの書類をスキャンするかは、2つ考え方があります。
・何でもスキャンして、保存しておく
・スキャンする前に保存の必要があるかどうかを判断する
PC上に保存できるデータ量は、飛躍的に増え、ほぼ無制限です。
前者のように何でも保存する方法も、アリだとは思います。
しかし、私は後者の考え方です。
紙を見た瞬間に保存するかどうかを決めています。
ただし、迷ったら、保存するようにしています。
保存すべきかどうかの判断基準は、これまでの経験則です。
保存しても見なければ意味がありません。
例えば、セミナー資料は保存しても見ないことが多いです。
3 「後で読もう」は×
「後で読もう」と思ってスキャンしても、それを見ることは少ない気がします。
紙の状態で見て、保存の必要があるなら、スキャンするようにしています。
4 スキャンした紙は躊躇なく捨てる
スキャンしても、紙をそのまま保存しておいては意味がないと思います。
スキャンした紙は、必ず捨てています。
捨てる場所も2つ準備しており、1つは、機密文書回収ボックス、1つは、大きめのゴミ箱です。
機密文書回収ボックスはクロネコヤマトのサービスを使っています。

http://www.kuronekoyamato.co.jp/recycle/recycle_b.html

また、データのバックアップは必須です。
5 スキャン後のファイルの名称を工夫する
スキャンをして、PC内に保存しても、すぐに参照できるようにしておかなければいけません。
そのため、ファイルの名称は、ルール付けをして検索で探せるようにしています。
私は、フォルダを作らないファイル管理をしていますので、なおさら必須です。
フォルダの多用や階層化は、データが見当たらなくなる原因となってしまいがちです。

・ファイルを探す時間、管理の手間を大幅に減らすノーフォルダのすすめ

6 スキャンする面倒くささを排除する
スキャンするのが面倒くさくなると、「スキャンしようと思っている紙」が次第にたまっていきます。
その面倒くささを排除するためにスキャナーはPCに常時接続し、即スキャンできる体制が好ましいです。
スキャナーは1人1台あってもいいくらいだと思います。
私は自分でスキャンをしていますが、あえて自分でスキャンするのもいいかもしれません。
自分でスキャンする時間がなければ、紙を捨てることを考えます。
私も以前そうでしたが、スキャンしてもらっていると、「これ、スキャンしておいて」と言って、スキャンの必要のない書類までスキャンしてしまう気がします。

7 「紙の方が見やすい」への反論
スキャンという話が出ると、必ず「紙の方が見やすい」という意見が出てきます。
確かに紙で見た方が早く、見やすいともいえます。
紙で見る必要があるときは、スキャンした書類をプリントアウトすれば済みます。
私も昨年の資料を見るときは、プリントアウトすることも多いです。
また、パソコンの画面が1つでは、データを参照しながら作業をすることが難しいことがあります。
こういうときに、もう1つ、ディスプレイを接続するデュアルディスプレイが真価を発揮します。


まとめ
私がペーパレス化を徹底する理由は生産性アップとともに、ストレスの軽減です。
紙が見当たらない、探す時間がかかるというストレスを極力排除したいと思っています。
紙の山を見るだけでも、ストレスを感じますしね。
先日、新しいスキャナーを買ってみました。
ScansnapS1100です。
冒頭の画像のスキャナーと比べると、こんなに小さいです。
このスキャナーのレビューは後日記事にします。
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