・ファイルを探す時間、管理の手間を大幅に減らすノーフォルダのすすめ

PCのファイル管理にはフォルダを使っていません。
必要最低限のもの(ソフトが参照するフォルダ、他人と共有するフォルダなど)しかフォルダがありません。
2009年1月からフォルダを使わないようにして、約3年になりますが、非常に快適です。
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ノーフォルダの効果

フォルダを使わない「ノーフォルダ」にした効果は次の3つです。

1 フォルダの階層に悩まなくてよくなった

フォルダの階層が深すぎると
フォルダをクリックしつづけてファイルを探さなくてよくなりました。

フォルダがあると、こんなことが起こりがちです。
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クリックしたあげく、目的のファイルが見つからないことも多いでしょう。
ノーフォルダならこんなこともなくなります。

2 ファイル名をきちんと付けるようになった

ノーフォルダだとファイル名をきちんと付けなければいけません。

例えば、フォルダがある場合は、「A社データ」→「2011年」→「11」→「請求書」に[請求書]というファイルを置くことになります。
B社についても、「B社データ」→「2011年」→「11」→「請求書」に[請求書]というファイルを置きます。
一見、[請求書]というファイルが2つ存在することになりますが、フォルダが異なるためPC上は判別できます。
これをノーフォルダにすると、[請求書]というファイルが同じフォルダに存在することになってしまいます。
それぞれにきちんと名前を付ける必要があるのです。
例えば、「A社2011年11月請求書」「B社2011年11月請求書」と付けることになるでしょう。

ファイル名は検索の際も重要です。
ノーフォルダの場合、ファイルは検索で探します。
WindowsXPの検索機能は、それほどではありませんが、Windwos7やMacにはすぐれた検索機能があります。
Windows7なら、スタートメニューの下の検索窓はエクスプローラーで検索できます。
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Macなら右上のspotlightで検索できます。
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検索するということは、検索されやすいように名前を付けることが必要となります。
検索の解きに困るため、同じような名前のファイルや「A社請求書のコピー」「A社請求書(2)」など紛らわしい名前のファイルを付けないようになります。

3 ファイルをむやみに増やさなくなった

フォルダがあると、ファイルを増やしても一見分かりません。
ノーフォルダだと同じフォルダの中でファイルを一覧表示することができますので、無駄なファイルが増えても見つけやすいです。
「あれ、どっちが本物だっけ?」ということもなくなります。

検索の精度を高めるためにもファイル数は少ない方が好ましいです。

特にExcelファイルはシートで管理できるため、むやみに増やすべきものではありません。
可能であれば1シートにデータを集めた方が加工しやすくなります。

請求書を月別に分ける必要があるのか?
請求書を顧客別に分ける必要があるのか?
を考えるべきでしょう。

ちなみに、私は全ての請求データを1枚のシートにまとめており、必要な部分のみ請求書のフォームで出力するマクロを作っています。
ここまではやりすぎでしょうが(^_^;)

ノーフォルダを実践するには

今日からでもノーフォルダは実践できます。
とはいえ、「過去のファイルはどうする??」という疑問もあるでしょう。
ファイル名を一括でリネームするソフトもありますが、もっと簡単に実践する方法もあります。

それは
・ファイルを入れるフォルダを作る
・使ったファイルをそのフォルダに入れて名前を変更する
というものです。

私自身も最初はこうやりました。
使わないファイルは別に整理ししなくてもいいわけです。
これから使うファイルを徐々に移動させていけば十分でしょう。

やってみて不便だったら、また元に戻せばいいので、是非気軽にはじめてみてください。
ノーフォルダはファイルを探す手間、ファイル管理の時間を大幅に減らしてくれます。

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【編集後記】
昨日は「Xmas駅伝in夢の島」に参加しました。
トライアスロンチームの仲間と4人で5kmずつを走る大会です。
狙っていた仮装大賞を取ることができました!
トライアスロンチームなので、走りも本格派です(^_^;)





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『使える経理帳票―これ一冊でOK! Excel2010/2007/2003』

『そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』





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