ペーパーレス実現のためにやめたこと

ペーパーレスとは、紙を使わないこと、紙を使うのをやめることです。
このペーパーレスを実現するためにやめたことがあります。

※ペーパーレスで原稿チェック　by　Sony α7SⅢ+24-70mmF2.8Ⅱ

プリントアウトをやめたからペーパーレスができた

独立した2007年からペーパーレスは考えていました。
とはいえ、紙が主体の税理士業がメイン。
・プリンター
・キャビネット
・フラットファイル
・はんこ（控の印鑑）
・封筒
などはありました。

ただ、それでも多少なりとも抵抗し、
・複合機
・会社名（税理士事務所名）のはんこ
は使っていません。

その代わり、当時出たばかりのスキャナー（スキャンスナップ）を買いました。
紙はスキャンしてデータにしていたのです。

しかしながら、本気でペーパーレスをすると考えると、甘かったなと。
時代が時代という言い訳は抜きにして。

その後、ペーパーレスが進んだのは、プリンターをやめたからです。

とはいえ、
1　プリントアウトをやめる
2　プリンターをやめる
という段階はありました。

まずはプリントアウトをやめたのです。
紙だと確認しづらい、紙だとミスが見つからない、紙だと……という言い訳をなくすためにプリントアウトしないようにしたのです。
その代わり、デュアルディスプレイを独立時から使い、画面上で確認するようにしていました。

そして、大きな転機となったのは、iPadの登場。
タブレットでチェック、手書きするということができるようになりました。
そのタイミングで、私はプリンターをやめています。

プリンター自体を仕事から消したのです。
どうしてものときは、コンビニやキンコーズがありますので。

荒療治ではありますが、プリンターがあるとプリントアウトしてしまうという方はなくすのも手です。
（電源コードを抜いてしまうのもいいかと）

 

フォルダをやめたからペーパーレスができた

ペーパーレスでは、データを管理しなければいけません。
データが見当たらない→紙のほうが楽となってしまうと、ペーパーレスはできません。

データ管理で、私がやめたのはフォルダ。
基本的には、2つのフォルダしか使いません。

1つは、Dropbox。
クラウドにデータを保存するサービスと連動するフォルダです。
その中に「0INBOX」という仮のフォルダをつくっています。
お客様と共有するフォルダはつくっていますが、自分で運用するフォルダは、基本的にこの2つです。
（例外としてKindle関係のフォルダやブログ素材のフォルダなどはあります）

フォルダをやめるとデータ管理が楽になります。
クリックして探すということなくなりますので。
データには、検索できるような名前をつけて、使うときには検索しています。

原稿なら「原稿」が必ずついているのです。

検索できるのはデータのメリット。
紙には到底できません。

データ（ファイル）を検索するようになると、フォルダが必要なくなります。
一方で、フォルダを使わないようにすると、検索できるような名前をつけざるを得ません。
・フォルダを使わない
・検索する
はデータ管理、ペーパーレス実現する秘訣です。

 

スキャンをやめたからペーパーレスができた

ペーパーレスでは、紙をスキャンしてデータ化します。
ただこれは、ペーパーレスのステップの1つにすぎません。

紙をスキャンするのも手間がかかります。
データで受け取るのが理想です。

・紙をスキャンする時間がない→紙のままで使おう
・紙に手書きしたほうが早い
・紙を受け取るのに時間や手間がかかる
ということになると、ペーパーレスは遠のいてしまいます。

紙ではなくデータで受け取るようにしましょう。
データなら受け取る必要もなくなります。
共有しておけばいいのです。

やりとり自体もなくなるので、効率は上がります。

経理のレシート、領収書もスキャンしていません。
データで受け取ることができるものはデータで受取、紙で受け取ったときは紙をみて入力してデータにしています。
スキャンの手間、スキャン後のチェックの手間があるからです。
そのかわりその都度（翌朝にやるようにしています）入力する必要があります。

私はスキャナーを使っていません。
スキャンすること自体がほとんどないからです。
あるとしても1枚をスキャンする程度なので、スマホで十分できます。

スキャンが多い場合、それをデータで受け取ることはできないかを考えましょう。
お客様にも関わっていることです。

スキャンを減らしてこそペーパーレス化。
減らしていきましょう。

本気でペーパーレスを目指すなら、プリントアウト、フォルダ、スキャンをやめてみていただければ。
 

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■編集後記
昨日は、原稿提出、自分の確定申告など。
家族で草スキーや整体、所用も。
世の中は休みなので、それなりに混んでいました。

■1日1新→Kindle『1日1新』
そりを持って久峰公園グラススキー場へ
ハクバ　レンズフィルター

■娘(5歳）日記→Kindle『娘日記』・ Kindle『娘日記Ⅱ』
実家のそりを持ってグラススキー場へ。
スピードがあまり出ないので、パパやママがひっぱりつつ。
アスレチックでは、怖がりながらも、上のほうに登っていました。
怖い部分は「だれか手伝って！」と強気で言いながら。