・月次決算の7つのステップ

2010年4月2日

昨日の記事でとりあげた月次決算。
私が実際に行っている月次決算のステップを7つ挙げてみました。

1　レシート・領収書は毎日入力
レシートや領収書はいったん財布に入れますが，翌朝には必ず財布から出します。
財布から出した後は，会計ソフトに入力し，クリアファイルへ。
その際に，事務所，会社，家計の3区分に分けています。

今回気づいたのが，ここでクリアファイルに入れるだけだと後で整理するときにかえって手間がかかるということ。
今月から，この段階でA4の紙に貼り付けるように改善します。

2　銀行は月1回入力
銀行は月に1回入力します。
ダウンロード→会計ソフトに取込を実現するのが理想的ですが・・。
銀行の残高は必要があれば，月初にコントロールをします。
会計ソフトと銀行の残高が一致していることが確認できれば完了です。

3　未払の金額を入力
例えば3月の経費だけど4月に支払うもの，月末が土日のために翌月に引き落としがずれ込むものを入力します。
毎月の損益を正確に把握するためです。
ただし，金額が小さいものは入力していません。支払ったときに経費にします。（決算月の場合は入力します。）

4　売上は月初に入力
その月の売上は月初に入力しています。
さらにそのデータを元に請求書を作成，郵送します。
事務所，会社ともに請求書は毎月5日に作成し，ニュースレターとともに郵送していましたが，今月から2日発送に変えました。

5　月次決算の内容を確認
できあがった決算書が正しく入力されているかを確認します。
数字に異常値があればここで原因と突き止め，修正します。

6　Excelで資料を作成
確認が完了すると，Excelへデータをエクスポートします。
あらかじめ作成してあるExcelファイルへ貼り付け，次の事項を確認します。
・前年同月との比較
・計画の進捗度合い
・今後の予測

私の場合，事務所と会社がありますので，それらを合算して全体の業績を把握する必要があります。
Excelでは双方の業績を合算して見ることができるようにしています。

7　意志決定
上記6の資料を見ながら，意志決定を行います。
例えば次のようなものです。
・○○費は前年同期と比較して多すぎるので減らすべき
・○○費は予算まで余裕があるのでもっと使っていい
・売上が前年より上がっているから，この調子でいこう，又は下がっているから改善しなければいけない

月に1回，現状を確認して，その先どうするかの意志決定を行うのが月次決算の目的です。
決して過去を振り返るためではないと思っています。

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【編集後記】
カムタジアスタジオという動画作成ソフト，かなり便利です。
ようやく試用版で使ってみました。
PCの画面を動画で記録し，編集もでき，吹き出しなどもつけることができます。

早速，クライアント2社から会計ソフト，Excelの質問があったので，動画を作りメールで送信。
いろんな用途に使えそうです。