なぜ領収書を整理するのか?

「領収書の整理」は,経営者,経理担当者にとって,悩ましい業務です。

よく質問されることでもありますし,当ブログの検索キーワードでも多く見受けられます。

なぜ領収書を整理するのか?を考えてみました。

領収書整理の目的
領収書(レシート,請求書等を含む)を整理する目的は次の2つが挙げられます。
1 紛失を防ぐ
領収書は,ビジネス上の取引の内容を明らかにし,
その証明となるものです。
もし,紛失してしまったら意味がありません。
領収書を紛失しないために整理するのが目的となります。

2 見やすくする
領収書が整理されていなければ,領収書を見る必要がある場合に
探す時間がかかってしまいます。
検索性を高めるためにも整理しておかなければいけません。
ただし,自社(経営者・経理担当者)が領収書を見直す必要がないくらいに
会計ソフトのデータ入力を行っておくのが理想です。
会計ソフトに簡略化して入力していると,領収書を確認する必要が生じ,
かえって非効率な場合があります。

その他に領収書を見るのは誰か?を考えると,
税理士と税務署です。

税理士は会計データのみならず領収書も確認します。
確認もれがないように,整理されていることが好ましいです。
また税理士事務所側が会計データを入力する場合もあり,
その際は税理士事務所側で整理する,又は整理された領収書を入力することになります。

税務署は税務調査の際に領収書を確認します。
「領収書を整理せずに税務署側が見づらくした方がいいのではないか?」という意見もありますが
私の意見は逆です。
整然と整理されていた方が,税務署の担当者の心証もいいですし,
求められた領収書がすぐに見つからないと
経理業務の体制にも疑いがもたれる可能性があります。

以上の理由から見やすく整理する必要があるのです。

領収書整理のデメリット
領収書整理には,
・めんどくさい
・時間がかかる
というデメリットがあります。
これらのデメリットを極力少なくし,上記の目的を達成しなければいけません。


------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

おすすめする領収書整理の方法については,明日取り上げます。

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【編集後記】
今日は終日セミナーです。
セミナーの後は,友人いがじゅんさん の出版記念パーティーに参加します。
セミナー終了後(19:00)に駆けつけるので,若干参加が遅れますが楽しみです

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