おすすめする領収書整理(レシート整理)の例

領収書(レシート)の整理は手間をかけないようにしましょう。

領収書(レシート)の整理の必要性?

領収書(レシート)は整理しなければいけないのしょうか?

まずはその必要性について考えてみましょう。

領収書(レシート)は、経費の証拠となるものです。
絶対になくしてはいけません。
経費の証拠がない

経費を認められない

利益(売上-経費)が増える

税金が増える

罰金も払わされる

となってしまいます。
経費の証拠が問題となるのは、税務署が実際に見に来たとき=税務調査の場合に限るものです。
税務調査がなければ、ばれる可能性はありません。
といっても、好き放題していいわけではなく、万が一のために、証拠を保管しておかなければいけません。

いいかえれば、保管しておけばいいのです。
整理の必要性はありません。ただ、なくしてはいけないのです。

教科書どおりの領収書整理(レシート整理)

教科書どおりに領収書整理(レシート整理)をやるなら、次のような方法があります。

紙に貼り付ける

EX-IT|

なくさないためには、A4の紙に貼り付けるのが得策です。
領収書の枚数によっては,
・パンチで穴をあけて,綴じる
・クリップで留めておく
・クリアファイルに保管
という方法がありますが,
「なくさないため」には,少々不安があります。

ポロっと,1枚領収書が落ちている
・・・という状況は意外とあるものです。


------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

井ノ上陽一のプロフィール
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紙への貼り方としては,
そのまま,ベッタリ貼る方法と重ねて貼る方法があります。

ベッタリ貼る方法は一見楽なのですが,
領収書の大きさの違いにかえって苦労することがあります。

重ねて貼る方法は,紙のスペースも節約でき,領収書の大きさを考えなくても大丈夫です。

あくまで貼る手間を考慮し,他の方法がやりやすければ,その方法で大丈夫です。

2 何で支払ったかによって分ける

領収書を探す際に,
「現金で支払った・・・」「預金から振り込んだ・・・」「社長が立替えた・・・」
というキーワードで探すことがあります。
何で支払った経費か,つまり支払手段で分けておくと便利です。
領収書整理→会計ソフト入力というパターンの際にも,入力しやすくなります。

3 支払先別に分ける

支払先別に分けるケースもあります。
領収書・請求書の形が同じですので,整理がしやすいです。
ハガキでくる請求書,口座振替明細書をまとめる方法もあります。

4 月別に分ける

領収書は,最低限,月別に分けておきたいものです。
この際に支払月で分けるか発生月で分けるかという問題があります。
例えば,電気代を考えると,
1月分は2月に引き落とされます。
1月(発生月)分のページに貼り付けるか,2月(支払月)分のページに貼り付けるかは,
業務の流れにもよります。
どちらか統一した方法で行っていれば問題ありません。
通常は,会計上のデータと合わせます。
電気代を未払で1月に計上していれば,1月,
支払う2月に計上していれば,2月となります。

5 会計ソフトの入力順は気にしない

領収書は日付順に並べなければいけないか・・・
確かに日付順に整理しておいた方が,検索性は高まります。
しかし,あとから日付が前の領収書をもらうこともあります。(社員の立替え分など)
そのようなイレギュラーな状態が発生する可能性があるのならば,
最初から,日付順に整理することのはやめて,会計ソフトの入力順に整理する方が好ましいです。
領収書をもらった順から整理→入力します。

かちかちの理想の形は、領収書に一連番号を振り,会計データにもその番号を振ることです。
この方法だと,かなり検索性は高まります。
しかし,手間から考えると,なかなか実現は難しいものです。
領収書の整理は,手間がかからない方法で行い,いざというときは,3分以内で領収書を探すことができるという状態であれば問題ありません。

経理業務の流れ,取引量,業種などによってもベストな方法は変わってきます。
自分、お客様ごとに整理方法は異なります。

現実的な領収書整理(レシート整理)の方法

現実的にはどうするか。

ようは、「なくさなければ」&「見つけられれば」いいわけです。
きれいに紙へ貼っても、自分は見ません。

税務署からきかれたときに、すぐ出てくれば問題ないのです。

この「すぐ出てくる」も大事で、もし袋に入れていたらすぐは出てこないでしょう。

となると、紙に貼り付けておいたほうがいいということになります。
重ねて貼れば邪魔になりません。

さらには大前提として、「データ入力してから整理する」というものがあります。
貼り付けてしまうと、それを見ながらデータ入力をするのが大変です。

まめに入力して、貼り付けるのが結局は楽な経理といえます。
まめに入力すれば、数字の状況もわかるので一石二鳥です。
私は、毎朝、前日のレシートを入力するのを絶対的なルールにしています。
ためるとつらいからです。

・レシートをもらう

・レシートを入力する(自分が決めたルールで)

・レシートを整理する(貼り付ける)

・レシートはもう見ない、ダンボールに入れて保管

・保管期間(最低7年間)が終わったら捨てる

という流れを作りましょう。

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