おすすめする領収書整理の例

前回は,なぜ領収書を整理するのか?について書きました。
大きな目的は,
1 紛失を防ぐ
2 見やすくする
の2つです。

前回の記事に続き,領収書整理についての記事です。
1 紙に貼り付ける
 目的の1つ「紛失を防ぐ」を満たすためには,
A4の紙に貼り付けるのが得策です。
領収書の枚数によっては,
・パンチで穴をあけて,綴じる
・クリップで留めておく
・クリアファイルに保管
という方法がありますが,
「紛失を防ぐ」には,少々不安があります。

ポロっと,1枚領収書が落ちている
・・・という状況は意外とあるものです。
紙への貼り方としては,
そのまま,ベッタリ貼る方法と重ねて貼る方法があります。
ベッタリ貼る方法は一見楽なのですが,
領収書の大きさの違いにかえって苦労することがあります。
重ねて貼る方法は,紙のスペースも節約でき,領収書の大きさを考えなくても大丈夫です。
当事務所の領収書の1ページです。
下から,水道,ガス,電気,ヤマト運輸の領収書が貼ってあります。
ヤマト運輸の分は,A4に合わせて折りたたんでいます。
これだと,上からめくればそれぞれの領収書を確認することができます。

EX-IT|
あくまで貼る手間を考慮し,他の方法がやりやすければ,その方法で大丈夫です。

2 何で支払ったかによって分ける
領収書を探す際に,
「現金で支払った・・・」「預金から振り込んだ・・・」「社長が立替えた・・・」
というキーワードで探すことがあります。
何で支払った経費か,つまり支払手段で分けておくと便利です。
領収書整理→会計ソフト入力というパターンの際にも,入力しやすくなります。
3 支払先別に分ける
支払先別に分けるケースもあります。
領収書・請求書の形が同じですので,整理がしやすいです。
ハガキでくる請求書,口座振替明細書をまとめる方法もあります。
4 月別に分ける
領収書は,最低限,月別に分けておきたいものです。
この際に支払月で分けるか発生月で分けるかという問題があります。
例えば,電気代を考えると,
1月分は2月に引き落とされます。
1月(発生月)分のページに貼り付けるか,2月(支払月)分のページに貼り付けるかは,
業務の流れにもよります。
どちらか統一した方法で行っていれば問題ありません。
通常は,会計上のデータと合わせます。
電気代を未払で1月に計上していれば,1月,
支払う2月に計上していれば,2月となります。
5 ファイルは1種類に
取引量にもよりますが,領収書ファイルは1種類にしておきたいものです。
前述の支払手段別,支払先別,月別に分ける場合を除きます。
だいたいはファイルに貼り付けているけど,何枚かはクリアファイルに・・・
という状況は避けましょう。
6 会計ソフトの入力順
領収書は日付順に並べなければいけないか・・・
確かに日付順に整理しておいた方が,検索性は高まります。
しかし,あとから日付が前の領収書をもらうこともあります。(社員の立替え分など)
そのようなイレギュラーな状態が発生する可能性があるのならば,
最初から,日付順に整理することのはやめて,会計ソフトの入力順に整理する方が好ましいです。
領収書をもらった順から整理→入力します。

7 理想型
理想は,領収書に一連番号を振り,会計データにもその番号を振ることです。
この方法だと,かなり検索性は高まります。
しかし,業務の手間から考えると,なかなか実現は難しいものです。
領収書の整理は,手間がかからない方法で行い,いざというときは,3分以内で領収書を探すことができるという状態であれば問題ありません。

経理業務の流れ,取引量,業種などによってもベストな方法は変わってきます。
自分、お客様ごとに整理方法は異なります。

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