・経費精算にも使えるピボットテーブル

ピボットテーブルは経費精算にも使えます。
例えば、出張後に、たまりにたまった請求書を整理する際にも便利です。
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表を作ってはいけない

経費精算のフォームとして、次のような表をよく見かけます。

WS000000

こういった表を作るのはめんどくさいですし、この表を再利用することもできません。

私が考えるExcelの鉄則の1つとして、「表を作らない」というものがあります。

「表計算ソフトなのに???」と思われるかもしれません。

集計表を作るなら、表ではなくデータを作成し、ピボットテーブルで集計します。

データの入力

どっちみち領収書は入力せざるを得ません。
誰かに依頼できるなら、依頼してもかまわないでしょう。

次のようにデータを入力します。

重要なのは


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・1行目に項目名を入れる

・空白の行を作らない

・上と同じデータであっても入力する(例 日付等)

→Ctrl+Dで入力、後からジャンプで入力する方法もあります。

→参考記事[・ピボットテーブルを使った集計 VOl.2 「空白セルを埋める方法」

WS000001

ピボットテーブルの作成(画像・操作方法はExcel2010です。)

データ(どこでもいいです)を選択し、[挿入]タブ→[ピボットテーブル]をクリックします。
WS000002

リストの[金額]を次の画像の位置にドラッグすれば、金額が集計されます。
今回の出張にかかった費用合計は100,370ということです。
WS000003

次に[科目]を次の位置にドラッグすれば、科目別に集計できます。
(科目のつけ方にも楽な方法がありますので、また別の機会に)
WS000004

金額を桁区切り(カンマ区切り)にしたいなら、B列(金額)を選択して、Ctrl+Shift+1を押します。
これで桁区切りになります。
WS000005

あとは集計すべき項目を適当に入れていきましょう。
ピボットテーブルは作りながら考えます。

WS000007

[科目]を次の位置にドラッグします。
なかなか見やすくなりました。
WS000008

ここでピボットテーブルのデザインを変えてみましょう。
[ピボットテーブル]ツール(ピボットテーブルを選択すればリボンに表示されます)→[デザイン]→[レポートのレイアウト]で[表形式で表示]を選びます。

WS000009

次のような表になります。

WS000010

[支払先]の集計は必要ないため、どこか1つを右クリックし、[支払先の小計]をクリックしてチェックボックスを外します。

WS000011

同様に[日付の小計]のチェックボックスも外しておきましょう。

WS000012

これで表が完成します。

WS000013

ピボットテーブルで作成する5つのメリット

ピボットテーブルで作成すると次のようなメリットがあります。

1 フォームを変更できる

この表のフォームが気にいらなければ、自由に項目を入れ替えることができます。
こんなフォームにすることも
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こんなフォームにすることもマウス操作だけで可能です。
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多角的に分析でき、自分のためにもなりますし、上司のめんどくさい要望にも応えることができます(^_^;)
表で作成していると、フォームを変えるのはかなり大変です。

2 入力しやすい順に入力できる

ピボットテーブルの元データはどんな順序でもかまいません。
科目別に領収書を分けて入力してもいいですし、上から順番に入力しても上記の事例と同じ結果になります。
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3 再利用できる

ピボットテーブルは、毎回作る必要はありません。
今回の事例のピボットテーブルを再利用することができます。
元データのシートに新しいデータ(同じ項目)を貼り付ければいいのです。
私は会計データを元データとしてピボットテーブルを使っています。
毎月最新のデータを貼り付ければ自動的に表が完成します。

なお、元データを変更した場合には、更新(ピボットテーブルを右クリックして[更新]又はAlt+F5)が必要です。
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4 データを利用できる

表と異なるのは、元データとピボットテーブルの2つが残ることです。
元データを他の分析に利用したり、加工して会計ソフトにそのまま取り込むことができます。

5 速い

なんといっても集計作業が速くなります。
今回の場合は、元データを自ら作成する事例でしたが、会計データ、販売管理システムのデータが準備されていればあとはマウス操作でピボットテーブルを作るだけです。

今回もサンプルデータがありますので、是非やってみてください。
http://db.tt/6uiqHmFK

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【編集後記】
スケジュールや費用など、いろいろ課題はありますが、
5/20のホノルルトライアスロンにエントリーしました。
来年は30代最後の年なので、さらにチャレンジする年にしたいのです(^_^;)





【著書】

『使える経理帳票―これ一冊でOK! Excel2010/2007/2003』

『そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』





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