・私のルーチンタスクを晒してみます

毎朝必ずやるタスクがあります。いわゆるルーチンタスクです。
出張時もセミナーがあるときもトライアスロンやマラソンの大会があるときも、欠かさずやるようにしています。
このルーチンタスクを晒してみました。
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晒すきっかけ

「科学系メーカー研究職です」というブログで、「私のルーチンタスクを晒してみます」という記事がありました。
その中にこんな一文が。

他の人のルーチンを見ると、「こんな工夫をしてあるのか!」とか「これはいい習慣だなぁ」と参考になるんですよね。

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なるほど〜と思い、自分で整理しつつ晒してみることにしました。
以前も書いたことがありますが、ちょっと変えています。

私のルーチンタスク

ルーチンタスクは大きく分けると「朝のタスク」、「掃除」、「メルマガ」、「ブログ更新」の4つです。

自家製のExcelタスク管理システムで管理しています。
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1 朝のタスク 目標17分

細かいタスクがありますので、別途一覧にしています。
すべてを終えて17分というのが目標です。
今日は15分でした。
朝のタスクには次のようなものがあります。
・メール、Twitter、Facebookをチェック
夜早めに寝て、朝早めにおきる生活ですので、起きたらメール、Twitter、Facebookをチェックします。
返信等は別途通常のタスク内で行うようにしています。

・PCのINBOXの整理
新たに作ったファイルやダウンロードしたファイル、メールに添付されたファイル、ブログ用の画像キャプチャーなどはPCのINBOXというフォルダに入れることにしています。
これを翌日に必ず空にするようにしています。
INBOXフォルダは、あくまで仮の置き場所です。
作成と整理という段階を分けるようにしています。
ファイルを作って、整理して・・・・・・とやっていると時間もかかりますし、適確な判断ができないからです。

・EvernoteのINBOX整理
Evernoteには、自分の気づきやメモを中心に入れています。
ここにもINBOX(仮の置き場)がありますので、整理しします。
捨てるものは捨て、分類するもの、加筆するものは処理します。
タスクになるべきものはタスク管理システムに入力します。
ここでは入力するだけです。

・お金関係の記録
レシートを財布から出し、自家製Excel会計ソフト(未完成)に入力します。
家計、税理士事務所、法人の3つに分けつつ入力しています。
家計のレシートは捨て、税理士事務所、法人のレシート類はファイルにそれぞれ貼り付けています。


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・起床、就寝、運動の記録
起床、就寝、運動をExcelに記録します。

・10文字日記
昨日にタイトルをつけるとしたら・・・・・・というコンセプトで、10文字以内で日記のような記録をつけています。

・「やらないことリスト」を見る
約200の「やらないことリスト」にさっと目を通します。
このリストはEvernoteに保存しています。

・タスク管理
Evertnoteから転記したもの、思いついたものを追加しながらタスク管理をします。
それぞれのタスクにかかる時間を見積もり、タスクをやる時間帯を決め、1日の流れを把握します。

ここまでが朝のタスクです。

2 掃除 目標5分

主にデスク周りを掃除します。
PCを拭いたり、ゴミを捨てたり。
バックの中を掃除したり、郵便物を処理することもあります。
とりあえず5分やればいいことにしています(^_^;)

3 メルマガ発行 目標17分

毎日、発行しているメルマガ「税理士進化論」を書き、配信します。
だいたい時間内に終わることができていますが、ときには30分以上かかることも。

4 ブログ更新 目標37分

目標時間はなかなか達成できていません。理想の時間です(^_^;)
最近の実績は、99分、129分、132分、44分、28分、54分・・・・・・という感じです。
平均すると82分でした(T_T)

※今日の記事は51分です。

レースのときは朝の出発が早く、更新できないこともあります。
特別な事情がないときは朝更新しています。

心がけていること

ルーチンタスクでは、次のようなことを心がけています。

○単純作業でエンジンをかける

最初に単純作業系を入れているのは、エンジンをかけるためです。
「朝のタスク」は順不同で、気が向いたものからやっています。
物事をきっちり終わらせるというのは、メンタル的にも非常にいい効果があります。
朝、細かいタスクをこなすことで気分的にもいい状態で仕事に取りかかることができる気がします。

○何よりも優先する

以上のタスクが全部終わってから、仕事にとりかかります。
どんなに気になることがあっても、他の仕事を入れることはありません。
これを絶対的なルールにしておかないと、つい気になることをやってしまうからです。

○時間管理のバロメーターにする

これらのルーチンタスクをやっている時間がない、ルーチンタスクをやめて時間を捻出しなければ間に合わないという事態を起こさないようにしています。
例えば、今日のスケジュールに関する準備が終わっていないと、ルーチンをやっている場合ではないわけです。
時間だけではなく、気持ちもそっちに行ってしまいます。
朝寝坊も厳禁ですね。

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【編集後記】
水曜日ぐらいには、フルマラソンのダメージも抜けていた感じでしたが、大事をとって休養にしていました。
昨日は軽くテニスを。
今日はスケジュール的に走れないので、明後日からランのトレーニングを再開します。





【著書】

『使える経理帳票―これ一冊でOK! Excel2010/2007/2003』

『そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』





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