「現金」は経理で最大の難関。「現金を下ろして払った」と「振り込んだ」は明確にわけよう

経理で最も難しいものの1つが、「現金」です。
この現金に関する経理をきっちりやらないと、余計にわからなくなってきます。
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現金をなくせ!というけれど・・・

経理を効率化するためには、「現金をなくすべき」「キャッシュレスにすべき」とよくいわれますが、なかなかそうもいきません。
私自身、ビジネスをし、経理をやっていますので、よくわかります。
(もちろん、現金を極力使わない方が経理は楽になります)

現金を使わざるを得ないときもありますし、現金で払った方が早い場合も多いです。
経理で効率化というと、会計ソフトの入力だけのようなイメージもありますが、支払いをスムーズにやることも全体的な効率化になります。

私は、
・毎朝、100円玉3枚(300円)だけ残して、残りはコインカウンターへ。コインカウンターは月に1回程度ATMで入金。
・現金で払うときは、細かい小銭を出さない。レジの人を待たせない
・レシートは必ずもらう(家計、ビジネス両方)
といったことをやっています。

「現金を下ろして払った」と「振り込んだ」を明確に分ける

経理上、「現金」で気をつけるべきことがあります。
これをやらないと、「現金」が合わなくなることが多いです。

預金から現金10,000円を下ろして、セミナー代を払ったとします。
この場合、
セミナー代(研修費でも可) 10,000 / 預金 10,000
と入力するのが間違いです。

正しくは、
現金 10,000 / 預金 10,000
セミナー代 10,000 / 現金 10,000
です。

「現金を下ろした」と「現金でセミナー代を払った」という2つの取引だからです。

「結局一緒だからいいじゃん」とこれをやっていると思わぬところでミスが起きます。


------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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たとえば、預金の履歴には、
ATM 10,000(出金)
と記録され、これを
セミナー代 10,000 / 預金 10,000
と入力し、
手元の領収書でも
セミナー代 10,000 / 現金 10,000
と入力してしまって、二重に処理してしまいがちです。

セミナー代 10,000 / 預金 10,000
という処理は、「セミナー代を振り込んだ」ということを意味し、預金履歴にも、
カブシガイシャタイムコンサルティング 10,000(出金)
と残ります。

現金を下ろして当日に払えば、これでもいいかもしれませんが、次の日に払ったり、10,000円下ろして9,800円払ったりした場合に、現金が合わない可能性が高いです。

・現金できっちり毎日合わせる
・預金履歴で「ATM」とあったら、「現金を下ろした」又は「入金した」と処理する
という基本を守りましょう。

「現金」を経理で使わない方法

『ひとり社長の経理の基本』でも書いたとおり、フリーランス、ひとり社長の場合、中途半端に「現金」を経理で使うなら、いっそ使わない方がいいです。

前述の例で、会社の預金から下ろした場合はこう処理します。

役員借入金(※) 10,000/ 預金 10,000
※個人事業主の場合は、「事業主借」又は「事業主貸」(どっちでも結局同じなので、「事業主借」でかまいません)以下同じ

セミナー代 10,000/ 役員借入金 10,000

こうすれば、下ろしたタイミングと、払ったタイミングがずれようとも、下ろした金額と支払った金額が違っていても問題ありません。
ATMで下ろした場合、預けた場合は、すべて「役員借入金」として処理すればシンプルです。

個人の預金から下ろした場合は、こう処理します。

セミナー代 10,000/ 役員借入金 10,000

「預金から下ろした」という取引は、事業には関係ないので、出てきません。

私も、個人事業主(税理士事務所)、法人では「現金」を使っていません。
自分でやるとしてもめんどくさいからです。
事業用と家計用の財布を分けるなんてできません(^^;)
経理のアドバイスを受けるときは、その人がどうやっているか?を聞いてみましょう。

ただ、私の場合は、Excelで特殊な処理をし、家計とビジネスを一緒に管理し、手元の現金をきっちり毎日あわせています。
昨日の取引は、こんな感じです。
今朝処理しました。
「c」は法人の経費、無印はプライベートです。
法人の経費の場合、ポイントや現金は、最終的に「役員借入金」で処理します。

コインが368円あったので、コインカウンターにいれ、
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残高は33,300円となり、
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実際の財布の中身も33,300円になっています。
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究極的には、こうやって家計もビジネスも同時に管理した方が楽です。
ただ、今の会計ソフトやシステムではこういうことができません。
現状では、現金勘定を使わない方法が得策でしょう。
(このExcelは販売しておりません。個別コンサルティングのお客様にのみ提供しています)





【編集後記】

昨日、トライアスロンデビューを控える方と食事をしました。
来月デビューするそうです。
繰り返し話したのは、「やむくもに自己流で練習せずに、基礎を習うこと」
スイム、バイク、ランも、基礎が大事で、今でもレッスンに通っています。

これはトライアスロンに限らずすべての学びにいえることでしょうけどね。

【1日1新】
※詳細は→「1日1新」

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