Gmailの送信日時設定(予約)を使わない理由

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Gmailに、送信日時設定が公式機能として追加されました。
時間管理の観点から私は使いません。

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※自宅にて Pixel 3

 

Gmailの送信日時設定

メールは仕事の連絡手段として便利なものです。
Gmail を使えばパソコンでもスマホでも同じように使えますし、パソコンやスマホを買い換えたときもログインさえすれば使えるようになるので便利です。

Gmail のアドレスだけではなく、独自ドメインのメールアドレスでも使えるので、私は複数のメールアドレスを Gmail で使っています。

この便利な Gmail。
意外とできなかった機能として送信日時設定があります。

送信日時設定とはメールを今送って送信するときに相手先に届く時間を設定できるものです。

パソコンであれば Gmail の送信の右側のアイコンをクリックして[送信日時を設定]を選べば

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ある程度の日時を表示してくれるので、それをクリックするだけです。

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予約したメールは、[予約]というラベルがつき、確認可能です。

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任意の送信日時を選ぶこともできます。

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スマホでは、メール送信画面の右上をタップして[送信日時を設定]をタップして、
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日時を選びましょう。

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この送信日時設定、私は使わない主義です。

 

Gmailの送信日時設定を使わない理由

送信日時設定を使えば、今メールしても、届くのをゴールデンウィーク明けにすることもできます。
深夜にメールを書いて次の日の9時に届くようにすることもできますし、早朝にメールを書いてその日の9時や12時にすることもできます。

また日中にメールして、送信日時を23時、あるいは午前3時にすることもできるでしょう。

 

勤めていた会社で、「(午前)3時に FAX すると、こっちは頑張って働いてるって思われるから、やったほうがいいよ」とか、「あえて23時ぐらいにメールすると、感謝される」と先輩方がおっしゃっていましたが、知らんがなと思ってました。

こんな時間まで仕事してるのかと逆に評価が下がる可能性もあります。

ましてや送信日時設定ができるので、その演出が本当かどうかわかりません。

もちろんこういったことには使いませんが、送信日時設定を使わない理由は、時間管理のためです。

 

早朝の時間や土日祝、夜には、こちらからメールを送らないようにしています。
いつ届くかだけではなく、いつ送るかも気にしていいるわけです。
受信する場合は、スヌーズして、翌営業日にしますので問題ありません。
(Gmail にはスヌーズという機能があり、メールをいったん受信トレイから消してを明日の10時に再表示するというような設定がかんたんにできます。そもそも私は受信トレイに要返信メールしか残らないように設定しています。)

 

送信する場合は、自分がそのメールを書くということに時間を使いますので、その時間を気にしているわけです。
もし送信日時設定を多用してしまうと、早朝の時間や深夜にメールを書くことが増えてしまうでしょう。
多くの場合、仕事ができる時間が増えると仕事は間延びしてしまうものです。
メールを書く時間も間延びてしまう可能性があります。
だからこそ私は送信日時設定を使いません。

今は早朝の時間(4時から5時に起きてから)は、メールせずブログが終わってからメールをするようにしています。
ブログが終わるのはだいたい9時から12時ぐらいの間ですので、それ以降はメールし、その後は仕事を終える17時や18時で終わりです。
「こんばんは」と書くメールは送らないですし、それをスニペットツールにも登録していません。

「!o」で「おはようございます」 スニペットツール(Dash・PhraseExpress)の登録パターン | EX-IT
プライベートのメールはこの限りではありませんが、仕事のメールはこうしています。

また、メールをするといっても夕方にこちらからメールをすることはほとんどなく金曜日の午後にメールを 送りません。
先方から返事が欲しいメールであれば、翌営業日に回したり次の日に回したりします。
(返信はこの限りではありません)

送信日時設定を使えばいつでもメールを送れるのですが、それがいいことかどうか私は疑問なのです。
もちろんこれは私のスタンスでありますので、送信日時設定を使うことを否定するつもりはありません。

そもそも私はメール自体を減らそうとしています。

 

Gmail(メール)の数を減らす工夫

メールは便利ではあるのですが、時間を使うのも事実です。
だからこそ私はメールを減らすことを時間管理の1つと考えています。

メールの数を減らすにはどうするか。
1つは仕事の数を減らす、メールを使う仕事の数を減らすことが大事です。
仕事が20件あればそれだけメールは増えていきまし、仕事が10件であればメールの数は減ります。
私もメールに困っていた時期がありました。
「なんかずっとメールをしてるな」という感じで。

メールをして仕事が終わった気になりますが、時間の記録を見てみるとメールだけで何も生み出していません。
だからこそ仕事を減らすということも考えることができました。
もっと細かくいうとメールが多い仕事を減らすということでもあります。

 

2つ目はメールを使わなくてもいいやり取りを考えること。
これはチャットを使うという意味ではありません。
チャットだと余計にやり取りの時間が増えてしまいます。
Dropbox を使ったデータ共有を使えばメールの添付ファイルのやり取りは減りますし、必要なときに必要なだけ見に行けば済むようになります。
メールの量を量を減らすことができるわけです。

 

3つ目はメールの往復を減らす。
メールは、結構工夫して書いてはいます。
不明瞭だったり、返信すればいいのかどうかわからないメールだったりすれば、メールの往復が無駄に増えてしまうわけです。
その一方でメールコンサルティングという二日間メールし放題というサービスもしています。
ただ、これも平日に返信という風にさせていただいているところです。

時間の使い方・考え方は人それぞれであり、それに合わせたツールの使い方があるかと思います。
私の考え方だと電話やチャットは時間管理上使わないもので、メール送信日時設定も使わないという切り分けです。
便利さでツールを使うというより、時間管理の考え方に合わせてツールを選んでいきましょう。

 



■編集後記

昨日は、関東発上陸のドルビーシネマで、アベンジャーズエンドゲームを観ました。
音と映像がすばらしいドルビーシネマ。
3Dメガネでの映像が特にきれいで、光の表現や立体感は格別です。
映画本編も、意外な展開あり、涙あり(私的にはツボで)で楽しめました。

過去作を見返して、もう1回行こうかと。
ドルビーシネマはさいたま新都心駅にしかないので、往復2時間ですが……。
(2019年秋に丸の内にも導入されるとのことです)
しかも2,700円。まあ、その価値はありますが。
4Dより私は好きです。

 

■昨日の「1日1新」

ドルビーシネマ
アベンジャーズエンドゲーム
MOVIXさいたま

■昨日の娘日記

雨の日は、長靴、傘をつかえるのでお気に入りです。
ただ、小さい傘をさしてだっこして私の傘をさしたいと。
「おっきい傘」と喜んでいますが。

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