Excel・Googleスプレッドシートのピボットテーブルで日程別参加者数の集計

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会の参加者を日程別に集計するときにもピボットテーブルが便利です。

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※メルマガオフ会会場にて iPhone X

会合の日程別参加者数の集計

会合(ランチ会、飲み会、セミナー、勉強会など)を複数日程で開催するとき、その日程別の参加者数を集計する必要があります。

今回、メルマガのオフ会を、
・8/25(土)の昼(子連れOK、うちの娘も参加)

・8/27(月)の夜

・8/29(水)の昼

に開催することにしました。

「集計しといて!」という方もいないので、私が集計して、手配してということもやります。
全体の流れとしては、
・企画
・申込フォームをつくる
・告知
・申込締め切り
・場所確保、予約

・場所の案内通知メールを送る
・当日の準備
という感じです。

このように日程別に集計し、かつ、これを当日の確認にも使います。
(名前は架空のものです)

この集計には、Excelのピボットテーブルを使うと便利です。

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データを準備することが前提

ピボットテーブルで集計するのは、大前提があります。
それはデータを準備すること。

ネットで申し込んでいただければ、申し込みと同時に、そのデータを準備できます。

紙、電話、メール、FAXなどでの申し込みだと、私がそれを見て入力しなければいけません。
申込の範囲を広げるならそうする必要もあるのでしょうが、入力は苦手ですし、流れとして美しくないので、やらない主義です。
フォームにてお申込みいただくことをお願いしております。

フォームとは、こういったものです。

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今回は、毎日のメルマガ配信に使っている「オートビズ」 でフォームをつくりました。
これは有料です。
(メルマガを送るなら月2,700円~)

メルマガ配信、セミナー運営に便利! Webサービス「オートビズ」 | EX-IT

Googleフォームでの申し込み受付

無料なら、Googleフォームがあります。

過去記事にも書いていますが、ちょいちょい変わるので、今(記事執筆現在)のバージョンでやり方をまとめてみました。

Googleフォームにアクセスし(Googleのアカウントが必要です)、

https://docs.google.com/forms/u/0/

[新しいフォームを作成]を選びます。

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タイトルを入力し、このように、入力項目をつくっていきましょう。
「お名前(姓)」は、「記述式」(1行)という種類を選びます。
「必須」にもチェックを入れておきましょう。

なお、「段落式」は複数行で、問い合わせ内容やメッセージを入力していただく場合に使います。

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「お名前(名)」も同様です。

「参加日程」は、「ラジオボタン」という種類でつくります。
「チェックボックス」は複数選択でき、「ラジオボタン」はどれか1つ選択できるものです。

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連絡用のメールアドレスの欄をつくりましょう。
[メールアドレスの収集設定を有効にする]をクリックすると、メールアドレスチェックもしてくれます。

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右上の目玉のようなアイコンをクリックすると、

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完成したフォームを見ることができます。
このページのリンクを告知しましょう。

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編集ページへ戻り、[回答]タブをクリックし、緑色のアイコンをクリックすると、

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回答結果をスプレッドシート(Google版の無料Excel)に申し込み内容(氏名、日程、メールアドレス)をまとめることができます。

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こんな感じです。

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ピボットテーブルで日程別参加者数集計

集めたデータをピボットテーブルで集計しましょう。
上記のうち、Googleフォーム→GoogleスプレッドシートにしたデータをExcelに貼り付ければ、慣れているExcelで集計できますし、そのままGoogleスプレッドシートでもピボットテーブル集計はできます。

Excelピボットテーブルで集計

Excelのデータのいずれかのセルを選択し、Ctrl+T→Enter(CtrlとTを同時押しし、その後Enter)で、

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テーブルをつくります。
この色がついたデータがテーブルです。

テーブルにしておくとピボットテーブルをつくる際にミスがなくなります。

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テーブルを選択した状態で、リボン(上部のメニュー)の[テーブルツール]→[デザイン]の[ピボットテーブルで集計]をクリックしましょう。

ショートカットキーはAlt→N→V→Enterで長いので、こっちのほうが速いです。
私は、クリックアクセスツールバーに設定し、Alt→1でピボットテーブルをつくれるようにしています。

Excelのショートカットキーをさらにショートカット | クイックアクセスツールバーの活用 | EX-IT

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このボックスが出てきたら、Enterキー(OK)で、

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空白のピボットテーブルができあがります。
先ほどのデータの項目(氏名、日程)が右側のボックスにあるので、チェックしてみましょう。

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このように、氏名と日程で、Excelが判断して表をつくってくれます。
これでは何もわからないので手を加えましょう。

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右側のボックスで、「日程」をドラッグして、「日程」「氏名」の順にすると、このように表がかわります。

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さらに、日程別の数を集計したいので、右側のボックスから「氏名」を「値」へドラッグしましょう。
これで日程別の個数が集計されます。
見栄えは、いまいちですが、目的は達成されているので、これで十分でしょう。
効率化は名より実です。
(上司がいると怒られるかもしれませんけどね)

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Googleスプレッドシートでピボットテーブル集計

スプレッドシードでもピボットテーブル集計できます。

[データ]→[ピボットテーブル]を選び、

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Excelと同様に、空白のピボットテーブルができあがります。
右側のボックスで設定するのですが、Googleスプレッドシートは、AI(っぽい)機能があり、「候補」として、「こういう集計したいんじゃないの?」と表示してくれるのです。

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クリックするとここまでつくってくれます。

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足りない分は、「行」で「お名前(姓)」を選べば、

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目的のデータをつくることができます。
Googleスプレッドシートだと、スマホでも見やすく、現地でも使いやすいのがメリットです。

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もし候補が出てこない場合は、「行」に「参加日程」「お名前(姓)」、「値」に「お名前(姓)」を設定しましょう。

ピボットテーブル、こういった使い道もできますので、ぜひこの手順でやってみていただければ。

 


【編集後記】

昨日は、WordPressブログ入門セミナーを開催しました。
昨日のブログ執筆はボリュームもあり時間がかかり、なんとかセミナー前に。
セミナーと懇親会のあとだと、なかなか書けませんので。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

目黒の会議室

【昨日の娘日記】

「~ね」とよくいいます。
「おいしーね」「いないね」「ないね」「おっきいね」など。
ちょっとずつ増えていってます。

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