ITによる経理業務効率化ネタ20[新聞経理講座の講師をつとめました]

9/13(金)の一般社団法人日本新聞協会様からの依頼で、第61回新聞経理講座の講師を務めてきました。
その中で、ITによる業務効率化について話したことをまとめてみます。
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講演の内容

一般社団法人日本新聞協会は、全国の新聞・通信・放送社が加盟されているそうです。
今回の講演は、毎年9月に行われている新聞経理講座の一部でした。

参加されるのは、規模の大きい新聞社から地方の新聞社まで対象がさまざまです。
講演内容には苦労しましたが、「できるだけお金をかけずにできる効率化の具体例、考え方」というポイントに絞りました。
・経理業務効率化8つのポイント
・効率業務効率化の具体例
1 IT活用
2 しくみ化、組織としての効率化
3 個のスキルアップ
・Excelの活用

このうち、IT活用とExcelについて簡単にとりあげます。

ITを使った経理業務効率化の具体例

具体例としてあげたのは次の20個です。
関連記事があるものはあわせてご紹介します。

1 PC

メインのPCによって効率はかなり違います。
起動に時間がかかる、ファイルを開くのに時間がかかる、というのは時間の無駄です。

今回ご紹介した事例で最もお金がかかるもので社内の交渉も必要でしょうが、今は値段も下がってきていますし、10万円程度のものでも十分使えます。
来年4月以降はWindowsXPのサポートが終了します。サポートがないということはセキュリティ面でのケアもなくなるということです。これを理由に買い替えをすすめることもできるでしょう。
http://www.microsoft.com/ja-jp/windows/lifecycle/xp_eos.aspx

・遅いPCは買い替えよう! | EX-IT

2 デュアルディスプレイ

PCにもう1つディスプレイを接続して使うデュアルディスプレイ。
複数のソフトを使う経理業務には欠かせません。
後述するペーパーレスを実現するには、PDFを画面でみることができるこのデュアルディスプレイが欠かせないのです。
最近はディスプレイの値段も下がり、たとえば、24型ワイドでも16,000円ちょっとで変えます。
自腹で買って会社に持っていってもいいくらいです。
(以前、セミナーでそう話したら実際に自腹で買った方が数名いらっしゃいます)


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------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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昔作った動画があるので貼っておきます。


私はAppleのCinemaDisplayの27インチを使っています。

デュアルディスプレイのすすめ【その1 なぜ2つのディスプレイを使うのか 

・ペーパーレス化に必要なデュアルディスプレイ | EX-IT

3 マウス

ショートカットキーを使うとともに、やはりマウスを使う場面はあります。
マウスによって操作性はかなり変わってきますので、ぜひいろいろ試していただきたいです。
縦スクロールを速くできるマウスなら、Facebookやサイトを見る場合でも、効率が違います。
Macなら付属のトラックパッド、WindowsならロジクールのトラックボールM570がおすすめです。

※新型(評判悪し)がでて、若干値段が上がっていますが、それでも5,000円弱です。

4 スキャナー

高額な複合機を買わなくても卓上におけるタイプが便利です。
私はScansnapのS510を6年使っています。
新型だと、安い分、複数枚の読み込みができないのです。
今ならこれでしょうね。

5 機密文書リサイクルサービス

スキャンした後の紙の処理をスムーズにできるどうかがポイントです。
シュレッダーだと、人手もかかりますし、めんどくさいです。
紙が詰まるストレスもあります。

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私はずっとクロネコヤマトの機密文書リサイクルサービスを利用しています。
箱も持ってきてくれますし、回収後に溶解処理してもらえるサービスです。
1箱1,800円で利用できます。
http://www.kuronekoyamato.co.jp/recycle/recycle_b.html

6 ネットバンク

ネットバンクを使えば、入金確認、振込処理、納税などの手間を減らせます。
ペイジー対応の料金(償却資産税、労働保険料(2,3期)など)の振込も可能です。

ネットバンクのデータをExcelで加工して会計ソフトに取り込むこともできます。
手数料がかかる点、外に行く用事がなくなる(笑)というデメリットはありますが、検討すべきでしょう。

7 登記ねっと

登記簿謄本をネットで手続きして、郵送してもらえるサービスです。
謄本なら誰でもすぐに使えるようになります。
印鑑証明は別途手続きが必要です。

謄本をネットで請求して郵送してもらうサービス「かんたん証明書請求 

8 eFax

Faxをメールで送受信できるサービスです。
迷惑FAXのストレスも格段に減ります。
http://www.efax.co.jp/
私はFAX自体をもう使っていません。

9 e-Tax

納税だけなら、会社側の手続きだけでネット上でできます。
源泉所得税、法人税、消費税などの納税が可能です。

ネットで法人税、消費税、所得税を納付する方法 | EX-IT

9人以下限定の裏メニュー[住民税年2回納付]を活用しよう | EX-IT

Excelで源泉所得税の納付書を作るよりもネット納付をやった方が楽 | EX-IT

10 freee

freeeは、ネット上で使える会計ソフトです。
法人だと月1,980円の低コストで使えます。
また、ネットバンクのデータを自動で取りこめるのも特徴です。

会社に導入するかどうかという問題だけではなく、こういう時代が来ているということを知っていただくために紹介しました。
http://www.freee.co.jp/

11 misoca

ネットで手続きして請求書を郵送できるサービスです。
郵送まで効率化できる点が魅力でしょう。

ネット上で請求書を作成・発送できるmisoca。いいと思った点8つと気に 

misoca×Excelで請求書を一括作成する方法 | EX-IT

12 Gmail

Gmailのメリットはネット上でどこからでもアクセスできる他、迷惑メール対策が優れていることでしょう。
PC買い替えやPC故障の際でもネットに接続すれば元通り使えます。
設定すれば会社のアドレスを使って送受信することも可能です。
(通常だと、○○○@gmail.comというアドレス)

■ストレスフリーなGmail活用術

13 スマートフォン

経理業務に使えるというより、むしろ邪魔になることも多いでしょう。
アイデアやタスク(思いつき)をメモできるのが便利です。
仕事上のことをプライベートで思いついても、即メモすれば忘れることができます。
後述するEvernoteを使えば、メモしたものを会社で見ることができます。
自分にメールするよりも楽でストレスがありません。

会社のメールをどこでも確認できるのもポイントでしょう。
(ただし、常にメールが来てしまうので、ルールづけは必要です)

iPhoneアプリで最も使用頻度が高い「Fastever」の魅力 | EX-IT

一度やったことに時間をかけないためのメモ | EX-IT

・ITツールを使ったメモの3つのメリット | EX-IT

14 タブレット

タブレットでは効率化は難しいです。
PCではないとできないことも多いですし、外出先からPCに接続できるリモートコントロールも使いやすいとはいえません。
資料の閲覧、チェックには使えます。

iPadかノートパソコンか? どちらか1台ならノートパソコン

15 Skype

Skypeはインターネット回線を使った電話です。
離れている拠点でも、無料で通話できます。
1対1ならばビデオ通話やPCの画面をみせながらの通話も可能です。
(有料プランなら10人まで)
実際、お客様では大阪支店との会議に使ってらっしゃいます。

16 Googleハングアウト

Googleが提供するビデオ通話サービスです。
こちらは10人まで無料でビデオ通話できます。

17 Webゆうびん

ネットで手続きして郵便を送ることができるサービスです。

海外からでも郵送手続きができる≪Webゆうびん≫ | EX-IT

18 Dropbox

データを共有できるサービスです。
バックアップの機能もありますので、PC買い替えやPC故障のときにも助かります。

19 Evernote

情報整理ができるソフトです。
スマホ、複数PC間で共有することも簡単にできます。

20 winshot

PCの画面の一部を画像として保存したり、コピーして貼り付けたりすることできる無料ソフトです。
Windows7だと付属ソフトのSniping toolでできます。
資料を作るときに便利です。

・自分で作った図や表をブログにアップする方法 | EX-IT

Excelを使った経理業務効率化

Excelに関しては15分くらいでポイントをお話し、デモをしたくらいです。
もっと話したかったんですけどね。。
ポイントは3つです。それぞれ関連記事を参考にしていただければ幸いです。

・VLOOKUP

預金データを会計ソフトに取り込む方法(基礎編) | EX-IT

・ピボットテーブル

・マクロ





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【編集後記】
今シーズン、トライアスロン遠征があと3つあります。
交通手段、宿泊を考えて予約するのが楽しい反面、めんどくさいです^_^;
こういうときのために旅行会社があるんでしょうけどね。
来月の沖縄ー伊是名島の大会は、宿泊場所がないらしく、ホームステイです。
(宿泊場所が選手分ないのも不思議ですが。。。)




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