なかなかクラウド化しない弥生会計をDropboxで勝手にクラウド化する方法

クラウド化が期待される弥生会計。
ずっと私は、勝手にクラウド化しています。
Dropbox 弥生

弥生会計をクラウド化する方法

弥生会計は基本的に複数ユーザーでのデータ共有ができません。
1人でも複数のPCでデータ共有できると、会社で入力、ノートPCに入った弥生で入力するといったこともできるのです。

クラウド(ネット上でソフトを動かし、データを共有できる)全盛の時代、なかなか会計ソフトのクラウド化はすすんでいません。
まあ、古い業界ですからね。。

私は、独立したときから弥生会計を使っており、複数のPCを使い、お客様ともデータ共有をするために、Dropboxで弥生会計を勝手にクラウド化しています。

Dropboxの無料の範囲(2GB)なら無料でお手軽にクラウド化できるのです。

その手順を解説します。
①今まで使っていた弥生会計のデータは、「弥生会計○○データフォルダ」というところにあります。
「弥生会計」で検索して、まずはこの場所を探しましょう。
スクリーンショット 2013 12 06 6 19 28

②このデータをDropboxに移します。
弥生会計でデータを開いていない状態でやりましょう。

自分だけで使うときはこのままでもいいのですが、共有する場合は、共有フォルダを作ってください。
スクリーンショット 2013 12 06 6 20 36

③弥生会計を立ち上げると、こういったメッセージが出ます。
データを移動させたので当然です。ひるまないようにしましょう。
スクリーンショット 2013 12 06 6 21 07


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④該当のデータを開きます。
スクリーンショット 2013 12 06 6 21 14

弥生会計14だとこういった画面になりますので、[参照先の設定]→[フォルダの追加]で、スクリーンショット 2013 12 06 6 21 25

Dropboxを追加してください。
スクリーンショット 2013 12 06 6 21 41

表示されたファイルを開けば、元通りファイルを扱えるようになります。
このときに[弥生会計14]にチェックを入れないと、表示されません。
スクリーンショット 2013 12 06 6 22 56

これで設定は終わりです。

MacにWindowsをのせている場合

私もそうなのですが、MacにWindowsを乗せている場合は、Mac側にのみDropboxを入れます。
そして、そのDropboxに弥生会計データを移し、同様に設定すれば大丈夫です。

弥生会計は前述のように、Windowsのハードディスクにデータを保存します。
「Dropboxにデータがあるから安心!」と思っていると、PCがこわれたり買いかえたりするとき、ハードディスク内の弥生会計のデータは消えてしまうので注意しましょう。

Dropboxだとバックアップ、履歴の復元もできるので非常に便利です。

運用上の注意点

「勝手にクラウド弥生会計」では、運用上次のような注意点があります。

ライセンスは必要

それぞれのPCで弥生会計のライセンスは必要です。
また、バージョンが違う弥生会計では、共有できません。
その場合は、データをCSVに変換して送る→取り込む といった処理が必要です。

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同時編集はできない

Dropboxの特性と同様に、同時編集はできません。
会計ソフトの同時編集はそもそもナンセンスです。
そのために高いネットワーク対応会計ソフトを買う必要はありません。

データを入力するから、人手がかかるわけで、Excel・マクロを活用して効率化すれば、何万データあっても作業量はかわらないのです。
(チェックの手間はありますけどね)

分業してデータを入力する場合も、Excelで預金出納帳や現金出納帳、経費を入力して、取り込むようにすれば同時編集の必要はありません。

データの競合に注意

Dropboxの特性上、データを同時に開くと、競合してしまいます。

スクリーンショット 2013 12 06 6 34 43

もう1つデータができてしまうのです。
こうなった場合は、古い方を削除します。

社内であれば、それほど問題ないでしょうが、お客様との間では注意が必要です。

私は、お客様がソフトを触らない早朝又は事前に確認してから編集するようにしています。
これはDropboxの特性上しかたがないことなのです。

「勝手にクラウド弥生会計」を導入するのは、自己責任でお願いします。
弥生も保証外でしょうからね。
その他、Dropboxについても理解しておく必要がありますので、こちらの記事一覧を参考にしてください。

■データ共有・バックアップにDropbox

Macで弥生会計は使えるか? | EX-IT

弥生会計をさらに使いやすくする3つのテクニック | EX-IT





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【編集後記】
昨日から宮崎に帰省しています。
日曜日のフルマラソンも兼ねてです。




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