3つのスッキリ!効率的な経理処理の方法

会社(個人事業含む)の経理は非常にめんどくさいものです。
できるだけ効率にやるにはいくつかの方法があります。
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経理処理に時間・手間をかけてはいけない

どんな方法でやろうと、経理処理に時間・手間をかけてはいけません。

1円にもならないからです。

必要最低限のことをやるようにしましょう。

自社で、自分で経理処理をする場合、最低限やるべきことには、次の2つがあります。
・領収書(レシート)を保管する
・データ入力する(現金出納帳などの書類に記入する)

この2つをやっておけば十分です。

さらに
・整理する
という過程がありますが、特別に時間をかける必要はありません。

会社としては、「一度データ入力したら領収書はもう見ない」というのが理想です。
いちいち、領収書を確認するのは時間もかかります。
内容がわかる程度にデータ入力しておけば、領収書まで戻らなくても、データを確認すればすみます(ただし、過度に時間をかける必要はありません)。

「領収書の保管場所がばらばら」、「どこに何があるかわからない」ということがなければ、大丈夫です。

3つのスッキリ!私の場合の経理処理フロー

めんどくさがりやの私の場合、次のように経理処理をしています。
ビジネス、プライベート含めて全部自分でやっています。

①領収書・レシートを財布から出す
②データ入力(Excelファイル)する
③現金残高があっているか確認
④領収書・レシートをファイル(A4用紙をファイリングしただけのもの)に貼り付ける
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貼り付けるときは、この強力なのりを使っています。
さっと貼ることができ、べたべたしないので便利です。

「貼る方がめんどくさいでしょ!」と思われるかもしれませんが、領収書・レシートがばらばらになっている状態を見るのがストレスですし、もしなくなったり見当たらなくなったら余計にめんどくさくなるので、私はあえてここにはちょっとした手間をかけています。

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これで、もう領収書ファイルを見返すことはありません。

いろいろ試しましたが、毎日やる方が楽です。
記憶も新しいですからね。
「レシートを整理して財布がきれいになりスッキリする」

「経理処理をやってスッキリする」

「何にお金を使っているかがほぼリアルタイムにわかってスッキリする」

という3つのスッキリ感があります。

確定申告前にも、あわてなくても済みます。
(私は、1月に提出済みです)

その他の経理処理パターン

私の方法がベストではなく、別の経理処理方法もあります。

1 袋にわけておいて、まとめて入力

袋にわけておいて、後から入力するパターンです。
袋は封筒でも透明のクリアホルダー、クリアファイルでもかまいません。

入力はしないため、日々の手間はずっと少なくなります。

打ち合わせ、消耗品、書籍など項目別に袋を作っておけば自動的に整理できます。
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項目別に入力すれば早いという特徴もあります。

ただし、次のようなデメリットも考えられます。

・入力する量によっては、まとめて入力するのは大変であり、つらい場合もあります。
・日々、いくら使っているかを把握できません。
・後日入力するときに「これ、なんだったっけ?」と内容がわからない場合もあるでしょう。

2 入力して貼らずに袋で保管

その都度入力して、保管は袋で行うというパターンもあります。
きちんとデータ入力されていれば、どうせ見ないのですから、保管方法はなんでもいいのです。
(次に見るのは、税理士か、税務調査時の税務署です)

これは好みの問題でしょうね。
私は袋にがさっと入った状態をあまり好みません。
領収書・レシートがポロッと落ちてきてしまう可能性もあります。

そのため、貼り付けを選んでいます。

パンチで穴をあけて、ファイリングしても大丈夫です。
(小さな領収書は、別途用紙に貼り付けるなどの処理が必要となりますが)

ーーーまとめーーー
経理処理で最低限やることは、
・領収書(レシート)を保管する
・データ入力する(現金出納帳などの書類に記入する)

必要以上に時間をかけない





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【編集後記】
昨日は午後に打ち合わせの後、トライアスロンチームの仲間と会食。
トライアスロンについても話しましたが、メインは、ビジネスの話。
いろんなヒントをいただきました(^^)