チェックリストは自分で作らないと意味がないーExcelチェックリストをダウンロードできますー

当ブログでもよく検索されているチェックリスト。
このチェックリストの効果を十分に発揮するには、【自分で作る】ことが欠かせません。

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他人のチェックリストは効果が薄い

チェックリストというと、あらかじめ作成されたものを使うことが多いです。
プロ、専門家が作ったもの、上司が作ったもの、みんなが使うように会社で作ったチェックリストなどがあるでしょう。

これらのチェックリストが役に立っているかというと必ずしもそうではありません。

・チェックポイントが多すぎる
・チェック自体が作業になりうる
・他人からいわれたチェックはめんどくさい
などといったことが起こりがちです。

チェックリストを作ることに長けている人はそうそういません。

自分で作って、改善していく

チェックリストをもっとも効果的に活用するには、【自分で作る】ことが欠かせません。
人によってチェックすべきポイント、注意すべきポイントは違うからです。
実際にチェックする人の目でチェックリストを作らないと、意味がないでしょう。

さらには、チェックの際に気づいたこと、「これもチェックした方がいいなぁ」という点を反映させ、改善していくことが重要です。

私のチェックリスト活用を劇的に変えてくれた本、『アナタはなぜチェックリストを使わないのか?』にも、

”どんなに単純なチェックリストでも、何度も改訂して洗練していく必要がある。”

と書いてあります。

Excelで作るなら

改訂することを前提にするなら、チェックリストをPCで作ると便利です。
追加、削除、編集が楽だからです。

私は、ExcelのチェックリストとEvernoteを活用したチェックリストを使っています。
税理士業のチェックリストは、項目が少し多くなるため、Excelのチェックリストをプリントアウトして使い、その他のチェックリスト(出張、セミナー開催、トライアスロンなど)は、手元に持って準備するために、片手で操作できるiPhoneを使っています。

1997 繰り返し業務に効く!EvernoteーiPhone<Checkever>を使ったチェックリスト活用法 | EX-IT

Excelで作るなら次のようなフォーマットを作っています。
(このフォーマット自体も改善しています)

A列には、「〜の場合」「〜のとき」などの大見出しを入れます。
ここに書いたケースに該当しない場合は、大見出しをチェックして、各項目はチェックしなくていいわけです。
ケースごとに項目を分けておいた方が、チェックのもれがなくなり、効率は上がります。
作業的なチェックも少なくなります。
このケース分けには結構こだわっていて、よく改善している部分です。

Excelチェックリスト1

B列には、チェックボックスが表示されます。
プリントアウト用ですので、四角い枠がつくだけです。
Excelではクリックしても「✓」は入りません。Excelでチェックするなら、「1」など適当な数値を入れても大丈夫です。
C列に項目の見出しを入れれば、自動的にチェックボックスが作成されるように設定しています。

Excelチェックリスト2

Excel上でチェックボックスを作ることもできます。

チェックボックス[開発]タブ→[挿入]→[フォームコントロール]の[チェックボックス]をクリックすると、作れます。
([開発]タブが表示されていない方は、Alt、T、Oで、Excelのオプションを設定し、Excel2010以降の方は、[リボンのユーザー設定]で[開発]にチェック、2007の方は[基本設定]で、[[開発]タブをリボンに表示する]にチェックを入れてください。)

Excel フォーム チェックボックス

こちらもサンプルを作りましたので、試してみてください。
クリックするとチェックがつきます。
チェックボックスをコピーするときは、A列のセルをコピーしてください。
すべてのチェックをクリアするには、[クリア]ボタンをクリックします。

Excelチェックボックス

ーーーまとめーーー
「チェックリストがうまくつかえない」「手間ばかり増える」という方は、ぜひ自分で作ってみてください。
個人が徹底的に磨き上げたチェックリストを融合すると、理想のチェックリストができます。
他人のチェックリストを見て、自分のチェックリストに反映させるだけでも、大きな効果があります。

サンプルはこちらからダウンロードできます。
(Excel2007以降に対応)

EX-ITサンプル Excelチェックリスト.xlsx
http://db.tt/zOtIhtoD

EX-ITサンプル Excelチェックボックス.xlsm(マクロファイルです。マクロを有効にしてください)
http://db.tt/NVjdJruD

こちらの本も是非読んでみてください





【編集後記】

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昨日は、10kmマラソンの予定を雨と寒さのためキャンセルしました。
友人2人(うち1人はデビューレース)と一緒に出場する予定で、楽しみにしていたのですが、しかたありません(^^;)