経費のダブり(重複)チェックにExcelピボットテーブル

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経費がダブっていないかをチェックをするために、Excelのピボットテーブルを使うこともできます。

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経費がダブる(重複する)可能性

経理をするときに、会計ソフトに入れた経費がダブる(重複する)可能性があります。
カードで払ったときに受け取ったレシートで入れて、さらにカードの利用明細書で入れてしまうとダブってしまうでしょう。
もちろんカードを事業用につくり、その使った金額と払った金額を合わせていれば、ダブることはないのですが、なかなかそうもいかないのが現実です。
そうしない場合は、経費がダブらないか重複しないかというチェックはしなければいけません。

その他、次のような場合に経費がダブる可能性はあるでしょう。
・会計ソフトに入れるタイミングによって、前に入れていたのにまた入れてしまう
・会計ソフトにExcelデータを取り込むときにダブってしまう
・クラウド会計ソフトで連動しているのに、入力・取込してしまいダブってしまう

会計ソフトで重複チェックの機能があるものもありますが、こういったときのチェックにExcelのピボットテーブルを使うと便利です。

経費の ダブり をチェックするExcelピボットテーブル

会計ソフトからExcelに仕訳データを出します。Screenshot_3

このデータをテーブルにしましょう。
Ctrl+ Tを押した後に Enter キーです。Screenshot_4
弥生会計からエクスポートした場合は、データの見出しが付いていませんので、Excelで1行挿入して、必要なものだけ見出しをつけておきましょう。

テーブルを選択してリボンの[ピボットテーブルで集計]を選び、Enterキーを押すと。

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ピボットテーブルができます。
ここで右側のピボットテーブルのフィールドの項目名をクリックして、表をつくっていくのがピボットテーブルです。

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経費の ダブりをチェックする方法の1つは、金額が同じもの並べてチェックするものです。
ピボットテーブルの右のフィールドで、項目の「金額」にチェックを入れると、右下の「値と」いうところに金額が入ります。

通常であれば金額を集計するのでこれでいいのですが、今回の場合は金額を集計するのではなく、金額ごとにデータを集計しますので、マウスでドラッグして「行」に入れてみてください。

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するとこういったデータになります。
金額が20円のデータ金額が30円のデータをそれぞれ集めて表示させるわけです。

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項目から 「摘要」(内容)を「行」にドラッグします。
続けて「借方」「日付」をドラッグしましょう 。

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それぞれの小計が表示されてしまう場合は、ピボットテーブルをクリックして、リボンの[デザイン】から[小計]→[小計を表示しない]をクリックすると小計を消すことができます。

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さらにはピボットテーブルをクリックして、[デザイン]→[レポートのレイアウト]の[表形式で表示]を選びましょう。

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Excelのバージョンによっては、月で合計して表示されてしまいますので、月のデータ(任意のもの)を右クリックして[グループ解除]で日付に戻します 。

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これでチェック表は、完成です。
たとえば20円だと、6月13日、27日、8月4日に使っているということがわかり、これらはダブっていないということになります。

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サンプルデータでは49,200円というものがダブって入っています。

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26,000円のホテルもダブって入っていました。
ダブったものは、会計ソフトのデータを消します。
このようにチェックしてみましょう。

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経費がダブらないようにする 工夫

経費は、もちろんダブらないようにするというのが原則です。
経費がダブらないようにするには次のような工夫をしてみましょう。

カードの利用明細書で入れるかレシートで入れるかを決めておくべきです。
同じ日付で同じもので同じような書類があると混乱してしまいます。
どちらかで入れるかというのを決めておき、必要ないものは、その場なり自宅に戻ってから捨てるようにしておくとダブりません。
私は店頭でカードを使って払った場合には、レシートで翌朝経理するようにしています。
Suicaと利用票とレシートも同じような話で、Suicaの利用票は、その場で捨てることができればその場で、そうでない場合は翌朝経理のときに捨てています。

QRコード決済のときも、ダブりがちですので気をつけましょう。

また、記憶が明らかなうちにその都度経理するというのはダブらない秘訣です。
記憶が曖昧だと、「これ入れたっけ?」とダブってしまいます。
経費がダブることもあれば、もれることもあるでしょう。

そして、もしダブっていたことに決算が終わってから気付いた場合、原則はその前の決算の税務申告を修正します。
(実質的には金額にもよりますが)
経費がダブっている、つまり経費が多いということは、利益が本来より少なくなり税金の払いが少ないということになり、税務署としては由々しき事態です。

それ以前に、自分の利益が正しく把握できないので、経費のダブりがないかはチェックしておきましょう。



■編集後記

昨日は、いとこと再会。
もともと大阪、今は東京に住んでいるのですが、なかなか会う機会がなく。
元気にやっているようです。
仕事の悩みはいろいろとあるようですが。
まさかのマーベル話で盛り上がりました。

 

「1日1新」

いとことひさびさに会う
ブギーボード

 

■娘(2歳)日記

Youtubeでおもちゃの動画を見ては、「欲しいー」というので、よくない傾向です……。
架空のものと思ってもらわねば……

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