55秒の仕事でも確実に短縮できるなら効率化

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ちょっとしたことでも確実に短縮できるなら効率化すべきです。
時間は限られていますし、戻りませんので。

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※呉のホテルにて iPad Pro

 

効率化の短縮効果

 

効率化には、時間・お金がかかることがあります。

その効率化で、どれくらい短縮できるかを考えがちです。

もし、それほど短縮できないのであれば、その効率化にとりかからない、導入しないということもありえます。
効率化にとりくむには、メンタルの壁もありますので、

・めんどくさいなー
・やらなきゃなー
・いつかやりたい

と先延ばしになることもあるでしょう。

 

効果がそれほど見込めないならなおさらです。

 

ただ、私は、たとえ効果が少なくても、確実に短縮できるなら、効率化に踏み込みます。

 

短縮できるのは毎月55秒。ただし確実。

たとえば、

「メールで来たPDFにある請求金額をネットバンクで振り込む」

という仕事が毎月あります。

 

この場合、次のような工程です。

・Gmailにアクセス
・メールを開く(正確にはメールに気づく。10日前後に来る)
・添付のPDFを開く
・請求金額を確認する
・ネットバンクにアクセス
・ネットバンクにログイン
・ネットバンクのお知らせで[次へ]
・ネットバンクで[振込]をクリック
・ネットバンクで登録済み振込先をクリック
・ネットバンクで金額を入力、確認
・ネットバンクで振込パスワードを入力

と、ちょっと急ぎ目にやって、55秒45でした。

クリックする場所を間違える、金額を確認する、二度見するといったことがあれば、さらに時間がかかります。

たった55秒ではあるのですが、今は3秒ほどに縮めています。

 

RPAを使って、こういうことをやっているからです。
RPA UiPathで自動化。メールで受け取った請求書PDFを読み取り、住信SBIネット銀行で振込。 | EX-IT

 

私の場合、タスクバーに登録してあるアイコン(Ui)をクリックし、

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該当のプログラム(ここでは、「請求書PDF振込」)をクリックして、完了です。
(プログラムが動いている間は別のことをやっています)

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最終的に確認してから[確定]するようにしているので、その時間も合わせると全体で10秒ほど。
これでも45秒短縮できますし、プログラムが完璧なら、絶対に間違えようがありません。

 

毎月ある仕事なら、45秒×12を1年で短縮できます。
RPAを使わなくてもExcelを使ったり、Excelマクロを使ったり。
もっと細かい時間だと、ショートカットキーや音声認識を使うことで、ちょっとしたことでも確実に短縮しています。

効率化はこういったものの積み重ねです。

 

 

ちゃちゃっとできることに注意

 

仕事に慣れて来たり、それなりに年を重ねたりすると、ちゃちゃっとできることは増えてきます。
「効率化せんでもいいかな」と思うわけです。

ただし、それが効率化の罠でもあります。

ちゃちゃっとできることでも1分、2分、ときには10分かかっていることもあるわけです。
これを確実に短縮できるなら効率化しておきましょう。

そのためには、ちゃちゃっとを計測することも大事です。

以前の私は、ちゃちゃっとできるから請求書をExcelだけでつくっていました。
ただ、ちゃちゃっとつくっているはずが、意外と28分かかっていたりするわけです。
まずは計測して意外とかかっていることがあれば、それを効率化しましょう。

毎月やっていること、毎日やっていることがまずはターゲットです。

今は、Excelマクロでやっているので、3分ほどで終わります。
確実に。

その次は、本当にちゃちゃっと終わっていることも確実に短縮しましょう。
たとえば、マウスを使ってちゃちゃっと5秒やっていることも、ショートカットキー、タッチ、音声認識なら、1秒で終わる可能性があります。
4秒でも、確実ならやるべきです。
その4秒も貴重な時間ですし、取り戻せません。

秒、分、時間、日、週、月、年、そして一生。
限りある人生を考えるときは、秒から考えて、確実に短縮していきましょう。

 

 

私の場合は、ブログを書く時間を短縮したいところではあるのですが……。
(平均して131分かけていますし)
ただ、確実に短縮できる術はないので、確実なところから効率化しています。
娘と遊ぶ時間や風呂は、短縮できないですし短縮したくないので、効率化しません。
のぼせそうになりますが。

 

 



■編集後記

昨日は、広島へ。
関東地方の雪で飛行機が欠航の可能性がありましたが、なんとか飛んでくれました。
(1つ前の便は欠航)
品川へいったん行きギリギリまで状況をうかがってから空港へ。
もしものときは、新幹線で行くことも考えましたが、新幹線だと5時間……。
飛んでよかったです。

広島から呉に行き、呉に泊まっています。

 

 

■昨日の「1日1新」

広島空港

 

■昨日の娘日記

機内では、しまじろうの絵本をもらって、喜んで読んでいました。
ブログを書こうとしても、私のひざに座りたがり書けませんでしたが。
空港から呉でのバスは、ぐっすり。
ホテル近くのスーパーでは、キティちゃんのベビーカーでご機嫌になり、「水」「アンパンマン」「バナナ!」と的確に指示を出してました。
結局夕食後も、「ヨーグルト」「お外」と、また外出することに。
いよいよ今日は、ワンワンわんだーらんど。喜んでくれるかなぁ。

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