力づくのExcelをやめるには。打たない・繰り返さない・使わない。

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Excelは便利なソフトであり、力づくでなんでもできてしまいます。
だからこそ気を付けなければいけません。

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※上野動物園のゴリラ。「力」のイメージで。 iPhone XS

Excelが手軽な理由とその危険性

Excelは手軽です。
いまやどのPCにも入っていますし、PCを使って仕事をするなら、だいたいの方が使ったことがあるでしょう。

仕事でも使いやすいものです。
なんとなく入力していけば仕事が進みます。
高額なシステムに比べれば、非常に安く、ときにはPCを買ったときからついていることもあり、値段上の負担が少ないにも気軽な点です。

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ただ、その一方で危険性もあります。
気軽に使えるがあまり、Excelに頼ってしまうのです。
力を入れすぎて、力づくで仕事をこなそうとしてしまいます。

・毎日、Excelにひたすら入力している(これが別のシステム、会計ソフトなどである場合も)
・夜遅くまでExcelをさわっている

・Excelを使っていて体が疲れる、目が疲れる

といったことがあれば、力づくでやっている可能性は高いです。

 

力づくのExcelはやめていきましょう。

こういった仕事は、プログラミングやAIに代替されうるものです。
だいたいされなくても、安くなります。

力づくのExcelをやめるには

力づくのExcelをやめるために次のようなことを意識してみましょう。

打たない

Excelには極力入力しない=打たないようにすべきです。
文章を書くならまだしも、Excelにひたすら入力すること自体が、力を無駄に使ってしまいます。
・その打っているデータを、どこかから持ってこれないか
・ダウンロードできないか
・そういったしくみに変更できないか(連動できる、データがとれるシステムに変える)
といったことも考えましょう。

データさえあれば、打たなくても済みます。

例外として、現金で使った経費は、どうしても打たなければいけません。
ただ、1人分であれば、5分もあれば済む話です。
毎日やれば負担がありませんが、ためてしまうと、「力づく」になってしまいます。

 

 

繰り返さない

Excelで同じ操作を繰り返さないようにしましょう。
コピーして、貼り付けて、コピーして貼り付けて・・・ということをやるのは力をかけすぎです。
毎日、毎月、繰り返すようなことがあるなら、他の解決策を考えましょう。

使わない

Excelを力づくで使うくらいなら、使わないほうがいい場合も多いです。
他のソフトを使えばもっと楽になる可能性があります。

請求書もExcelの通常の機能でつくると力づくになるので、ソフトやサービスを使ったほうが楽です。

ここでネックになるのがお金。
手軽なExcelですめば、たしかにそれ以上お金はかかりません。
しかし、力づくでExcelを使って、時間を失うよりは、少しのお金を払ったり、多少の労力をかけて新しいスキルを身につけたほうがいいでしょう。

私はExcelのことは大好きですが、大好きなゆえに、無理な使い方をしないようにしています。
もし、他に解決策があれば、そちらを使い、ExcelはExcelが得意とする分野でとことん使う主義です。

それでもExcelでできることはまだまだあります。

 

 

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力づくでやらないために知っておきたいExcelスキル

Excel以外の選択肢を検討する前に、Excelで力づくでやらなくてもすむようなスキルは身につけておきましょう。
次の3つがおすすめです。
それぞれ、当ブログで、カテゴリーとしてまとめています。

VLOOKUP関数

データを探して連動してくれる関数。
これがあれば、入力はぐっと減ります。
プリントアウトしてその紙を見ながら打つと、力づくになってしまいますが、ソフトから出してきたデータに連動して数式を入れておけば、毎月どころか一生その数字を打つことはありません。

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Excel VLOOKUP入門 アーカイブ | EX-IT

ピボットテーブル

データを集計する機能。

こういった売上データから店舗別のデータを拾い出して集計していたら、力づくです。
並べ替えてSUMで足して・・とやっていたら、疲れ果ててしまうでしょう。

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ピボットテーブルを使えば、3秒とはいきませんが、10秒ほどで集計できます。

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Excelピボットテーブル入門 アーカイブ | EX-IT

マクロ

プログラムを書いて、Excelを動かすマクロ。
Excelが苦手な、1つのシートを複数のシートにわける、複数のシートを1つのシートにまとめるといったことができます。

これがあれば、他のソフトがいらなくなることも。
(もちろん、さじ加減は大事ですが)

こういった売上データを、

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プログラムを実行すれば、

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いくらでも請求書をつくってくれます。

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前述のとおり、Excelだけの機能でやると大変です。

「力づく」でできないことはありませんが。

Excelマクロ・VBA入門 アーカイブ | EX-IT

PCも力仕事と考えて、力をできるだけ使わないようにしましょう。
私は細身で、娘以上のものは持ち上げられないくらいなので、力を使わないように、使わないようにしています。

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■編集後記

昨日は、終日原稿チェックと講演の準備。
原稿は、だいぶ整理できてきました。

■昨日の1日1新
※詳細は→「1日1新」
娘にメロン
コワーキングスペースから5㎞ラン

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■昨日の娘日記
ベーグルが好きな娘に買って帰ろうと昨日マルイチベーグル(ベーグルがおいしい)までラン。
・・・なんと月・火は休みでした。
かわりにメロンやはまぐりを。
メロンは夜食べて、喜んでいました。
フルーツや海鮮が大好きです。

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